Bevor Coop die Auswahl des geeigneten Tools traf, wurden die Bedürfnisse insbesondere im Verkaufsbereich intensiv analysiert. Auf Grundlage dieser Bedarfsanalyse prüfte Coop verschiedene Tools auf dem Markt und entschied sich letztlich für Beekeeper.
In einem zweiten Schritt klärte ein Projektteam, aus den Bereichen Kommunikation, IT und HR sowie einer Beraterin von Beekeeper, die spezifischen Anforderungen aller Führungskräfte. Dabei lag der Fokus insbesondere auf den Wünschen nach eigenen Streams, Chat-Gruppen und weiteren Funktionen.
Die zahlreichen Einzelgespräche mit den Führungskräften führten dazu, dass diese von Anfang an eng in den Prozess eingebunden waren. Dies stärkte die Akzeptanz der Beekeeper-App und stellte einen wichtigen Erfolgsfaktor dar.
Entwicklung der Konzepte auf der Basis von konkreten Erfahrungen
Das Projektteam entschied sich für einen Pilotansatz. Das Credo lautete: „Wir erstellen das Konzept nicht zu Beginn,
sondern sammeln zuerst Erfahrungen.“ „Wir mussten das
Instrument ja erstmal kennenlernen“, erklärt Irniger Furtwängler.
Ein halbes Jahr lang wurden verschiedene Ansätze ausprobiert, zunächst mit einer Verkaufsgruppe von etwa 300 Personen und anschließend mit einer Verkaufsregion von über 10.000 Personen. Eine wichtige Sparringpartnerin während dieser Zeit war die Projektmanagerin von Beekeeper, die Coop regelmäßig beriet, Feedback zu den Ideen gab und unterstützte, die gewünschten Prozesse in der Plattform umzusetzen.
Auf Grundlage dieser Erfahrungen wurde das Onboarding-Konzept mit einem Top-Down-Ansatz entwickelt. Die Einführung beginnt bei der Geschäftsleitung und setzt sich schrittweise – stets im Rahmen von Sitzungen oder Stehungen – bis zur letzten Organisationseinheit fort. Dieser Prozess verlief flächendeckend, gruppenweit einheitlich und strukturiert, begleitet von Kommunikationstools wie Präsentationen, Videos und Faltblättern.
Nach der Testphase war es für Coop entscheidend, ein durchdachtes Kommunikationskonzept zu formulieren. Coop ist ein großes Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Tochterunternehmen.
Das Team benötigte Klarheit darüber, welcher Kanal für welche Informationen an welche Zielgruppe geeignet ist. Wichtig waren und sind für Coop auch heute noch: Verständlichkeit, Relevanz und Authentizität.
Die Coop-Gruppe mit Detailhandel, Logistik und Produktion in der Schweiz wird durch die App myCoop (Custom-App) abgedeckt, die sich an rund 50.000 Mitarbeitende richtet. Die Firmen Bell, Transgourmet und Coop Pronto erhalten ihre eigenen Tenants: myBell, myTransgourmet und myPronto.
Alle Apps verfügen über einen Stream, der sich jeweils an alle Mitarbeitenden richtet. Hier stehen insbesondere Beiträge im Mittelpunkt, die die Identifikation mit der Unternehmensgruppe stärken.
Ein weiterer Stream fördert die Community der einzelnen Unternehmensbereiche. Es sind rund 80 Streams der einzelnen Verkaufsregionen sowie der Verkaufskanäle, darunter Interdiscount, Christ, Jumbo, die Warenhäuser und viele weitere. Zudem gibt es Streams für die verschiedenen Produktionsbetriebe und den Logistikbereich.
Ein dritter Stream richtet sich ausschließlich an Mitarbeitende in der Administration. Hier stehen Informationen für die tägliche Arbeit im Büro im Fokus. Diese Informationen waren vor der Einführung der App auf dem Intranet verfügbar.
