Datensichere und digitale Kommunikation für Helden des Alltags

Das Deutsche Rote Kreuz Erfurt beschäftigt 240 Mitarbeitende im Rettungsdienst, in Kitas und anderen Sozialbereichen. Hinzu kommen über 400 Ehrenamtliche – all diese Personen zuverlässig zu erreichen, war in der Vergangenheit für das DRK beinahe unmöglich.

Dabei kann effiziente interne Kommunikation gerade in Notfallsituationen lebensrettend sein, etwa wenn Einsatzkräfte schnell Verstärkung brauchen. Als die Corona-Pandemie die Situation weiter verschärfte, schaute sich das DRK Erfurt nach einer zeitgemäßen Lösung um und fand sie in der Mitarbeiter-App von Beekeeper.

Herausforderungen

Das DRK suchte eine datenschutzkonforme Lösung, die Prozesse und interne Kommunikation erleichtern sowie sicherer machen sollte.

Vor der Einführung von Beekeeper kommunizierte das DRK Erfurt intern über Aushänge, E-Mails und WhatsApp. Das war nicht nur unpraktisch, sondern auch riskant: Neue Mitarbeitende wurden erst erreicht, wenn sie ihre private Handynummer geteilt hatten, ältere Mitarbeitende hingegen wollten sie mitunter nicht teilen und waren deshalb von den Informationen in den WhatsApp-Gruppen ausgeschlossen – von den Problemen mit Datensicherheit und Datenschutz ganz zu schweigen.

Die meisten Beschäftigten beim DRK Erfurt arbeiten ohne festen Schreibtisch direkt am Menschen. Die zahlreichen Aufgaben im Bereich Dokumentation, die zudem oft vertrauliche personenbezogene Daten beinhalten, wurden deshalb bisher auf Papier erledigt. Diese Prozesse sollten vereinfacht und Fehlerpotenzial ausgeräumt werden.

Ziele

  • Datenschutzkonforme Kommunikationsmöglichkeit für die Mitarbeitenden untereinander, auch ohne eigenen PC
  • Reduktion von Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden
  • Vereinfachte interne Prozesse
  • Etablierung als attraktiver und moderner Arbeitgebender in der Region

Lösungen

  • Datenschutzkonformes Kommunikationstool, das allen Mitarbeitenden ab Tag eins und ohne Telefonnummer zur Verfügung steht
  • Einfache Bearbeitung von Formularen und Zugriff auf digitale Dokumentenbibliothek
  • Automatisierte Workflows mit Feedback-Möglichkeit
  • Moderne, digitale Zusammenarbeit signalisiert hohe Professionalität des DRK Erfurt als potenzieller Arbeitgebender
Daniel Ressel, DRK Erfurt
„Wir waren erst skeptisch aufgrund der Altersstruktur unseres Teams. Aber alle Testnutzer kamen mit der App gut zurecht – auch ältere Kolleg:innen.” Daniel Ressel, Abteilungsleiter des Rettungsdienstes DRK Erfurt

Zur Einführung von Beekeeper hat zunächst eine Pilotgruppe aus Rettungsdienst und Fahrdienst die App im Alltag getestet. Beekeeper hat den Rollout mit einer Projektgruppe begleitet und die Mitarbeitenden geschult.

Dokumentenbibliothek

Die Einsatzkräfte waren begeistert, und inzwischen nutzt das DRK Erfurt Beekeeper in sämtlichen Bereichen der internen Kommunikation. Eine digitale Dokumentenbibliothek steht den Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung und enthält Unterlagen wie Bedienungsanleitungen, Gefahrenschutzverzeichnisse und Unfallverhütungsvorschriften. So kann jede Einsatzkraft jederzeit auf dem eigenen Smartphone auf die aktuelle Version der Dokumente zugreifen, die gerade benötigt werden.

Von Krankmeldung über Schichttausch bis zur Kommunikation mit allen Kolleg:innen: Das DRK Erfurt ist begeistert von der neuen mobilen Mitarbeiter-Plattform

Workflows & Formulare

Workflows erleichtern alltägliche Prozesse, die früher mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden waren. Im Rettungsdienst etwa sind Geschwindigkeitsübertretungen an der Tagesordnung – die Fahrenden werden im Einsatz geblitzt. Die Bußgeldbescheide werden fallengelassen, wenn nachweisbar ist, dass sie im Einsatz waren. Bisher war das mit viel Papier und Bürokratie verbunden. Beekeeper und das DRK Erfurt haben einen einfachen Prozess entwickelt, mit dem die Rettungssanitäter:innen innerhalb von Sekunden noch im Fahrzeug ein digitales “Blitzer-Formular” ausfüllen können.

All diese Erleichterungen nutzen Mitarbeitende im DRK Erfurt vom ersten Arbeitstag an. Mit Beekeeper hat jeder Mitarbeitende sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen und ist für das gesamte Team erreichbar. Der Zugang zur App ist ohne Telefonnummer möglich und fester Bestandteil des Onboardings für neue Mitarbeitende.

„Wir waren sofort begeistert, denn wir haben gesehen, dass wir mithilfe des mobilen, digitalen Arbeitsplatzes von Beekeeper unsere gesamte Belegschaft unabhängig von Berufsgruppe, Standort oder Sprache vernetzen können.“
Daniel Ressel, Abteilungsleiter des Rettungsdienstes DRK Erfurt

Diensttausch

Deutliche Entlastung im Arbeitsalltag bringt den Mitarbeitenden auch die Dienstplan-App. Früher wurde der Dienstplan per Mail verschickt oder im Flur ausgehängt. Wenn Einsatzkräfte dann tauschen wollten, zog das einen umständlichen Papierkrieg nach sich. Ein öffentlich einsehbarer Dienstplan entspricht außerdem nicht dem Datenschutz, da Externe die persönlichen Daten im Schichtplan nicht sehen dürfen. Mit Beekeeper haben Arbeitgebender und Mitarbeitende alle Informationen digital verfügbar: 

  • Wann ist meine nächste Schicht? 
  • Formulare für die Übergabe nach der Schicht 
  • Infos zum Einsatzfahrzeug 
  • Einfache Möglichkeit, einen Schichttausch anzufragen

„Unsere Mitarbeitenden sind begeistert von den Neuerungen. Es hat sich schnell herumgesprochen, wie modern bei uns die Zusammenarbeit ist. Damit signalisieren wir möglichen neuen Mitarbeitenden hohe Professionalität.“
Daniel Ressel, Abteilungsleiter des Rettungsdienstes DRK Erfurt
Per Formular können Mitarbeitende einfach Blitzer melden, neue Dienstkleidung bestellen und weitere organisatorische Themen einfach mobil erledigen.

Umfragen

Vor der Einführung von Beekeeper wurden wichtige Informationen insbesondere per Mail, WhatsApp oder Aushang kommuniziert. Deshalb waren die Abteilungsleitenden immer darauf angewiesen, dass die Mitarbeitenden rückgemeldet haben ob sie diese Information auch wirklich zur Kenntnis genommen haben. Vieles ging jedoch im hektischen Alltag unter und so musste nachgearbeitet werden. Nun können Ankündigungen und Umfragen zeiteffizient über die App an die Mitarbeitenden kommuniziert werden und die Leitung sieht direkt, wer schon reagiert hat und wer noch einbezogen werden muss – das geschieht dann gezielt und in einem automatisierten Prozess.

Im Backend behalten die Abteilungsleitenden einfach und effizient den Überblick über die interne Kommunikation.

Chats, Streams, Kampagnen 

Inzwischen nutzen 92% der Mitarbeitenden des DRK Erfurt die Beekeeper-App regelmäßig. Werden neue Prozesse kommuniziert, wie etwa für die Zwischenfallmeldung oder die Hygiene-Unterweisung, erreicht das DRK sogar 98% des Teams und kann so einheitlich und datenschutzkonform informieren und schulen.

Die digitale Kommunikation mit Beekeeper erleichtert Fachkräften und Ehrenamtlichen die Arbeit. Davon profitieren die Patient:innen, die noch schneller versorgt werden können. .

Stefanie Lorenz, Abteilungsleiterin Finanzen/Verwaltung DRK Erfurt
Mit Beekeeper ist man extrem effizient, da alles digital und automatisiert abläuft. Das spart Kopfschmerzen, Papier, Zeit und sehr viel Verwaltungsaufwand.” Stefanie Lorenz, Abteilungsleiterin Finanzen/Verwaltung DRK Erfurt

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