Zeiterfassung per App und Online

Zeiterfassung ohne Stempeluhr, Stundenzettel und Excel? Das geht dank digitaler Zeiterfassungssysteme. Diese funktionieren sowohl am PC im Büro als auch im Home Office, an Terminals in Fertigungshallen und Firmenzentralen. Und auf Dienstreisen und im Außeneinsatz gibt’s die Arbeitszeiterfassung per App auf dem Smartphone. Auf diese Weise sparen Unternehmen Zeit und Arbeitsaufwand bei der Erfassung und Nachkalkulation der Arbeitszeiten.

Die Zeiterfassung aller Mitarbeitenden ist für Arbeitgeber seit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 EU-weit Pflicht. Für eine effiziente und sichere Zeiterfassung können Unternehmen aller Branchen Zeiterfassung-Apps für die gleichzeitige Dokumentation von individuellen Arbeits- und kollaborativen Projektzeiten nutzen.

Warum Zeiterfassung digital werden muss…

Vor der EU-weit verpflichtenden Zeiterfassung für Unternehmen gab es in Deutschland nur die Pflicht zur Dokumentation von Überstunden. Viele Unternehmen mussten sich also gewaltig umstellen. Nicht alle griffen dabei sofort auf moderne Möglichkeiten wie digitale Zeiterfassungssoftwares zurück. 

Die Zeiterfassung erfolgt in vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen nach wie vor mit herkömmliche Methoden wie Stempeluhr und Stundenzettel. Diese sind aus verschiedenen Gründen nicht mehr zeitgemäß. Ein Wechsel auf digitale Zeiterfassung lohnt sich für so ziemlich jedes Unternehmen. 

Bei der Zeiterfassung mit Stundenzetteln oder Stechuhren und Terminals fallen Kosten für Papier oder Stechkarten, aber auch für die Wartung von entsprechenden Gerätschaften wie Terminals an. Dagegen ist eine digitale Zeiterfassung über das private Smartphone der Mitarbeitenden eine ressourcen- und kostensparende Alternative, die zudem erhöhte Sicherheit gewährleistet. So wird auch Überstunden auszahlen deutlich einfacher und transparenter.

Weiterhin haben Mitarbeitende durch die mobile und digitale Zeiterfassung die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten flexibel einzusehen sowie ihre Über- und Minusstunden nachzuvollziehen. Zudem können Pausen und gesonderte Arbeitszeitmodelle wie Kurzarbeit oder Teilzeit genau und fehlerfrei dokumentiert und an die Personalabteilung weitergeleitet werden. 

… und herkömmliche Zeiterfassungsmethoden der Vergangenheit angehören

Die Zeiterfassung mit Stundenzetteln hat je nach Unternehmensgröße einen ausufernden bürokratischen Aufwand zur Folge. Nicht nur, dass die Stundenzettel monatlich ausgedruckt werden müssen, die Personalabteilung muss im nächsten Schritt die Arbeitszeiten händisch in eine Excel-Tabelle übernehmen. Wenn die Stundenzettel zudem noch per Hand ausgefüllt werden, führt eine unleserliche Handschrift mitunter zu unnötigen Korrekturschleifen, die Zeit und auch Ressourcen – wie etwa einen neuen Stundenzettel – kosten. 

Zudem besteht eine höhere Fehleranfälligkeit bei der Übertragung von Daten: Eine überlesene Zeile des Stundenzettels oder eine falsch gedrückte Taste beim Übertragen in die Excel-Tabelle können hinterher zu Fehlern fühlen, die zeitaufwändig korrigiert werden müssen.

Die Erfassung von Arbeitszeiten über eine analoge Stechuhr oder ein gemeinschaftlich genutztes Terminal ist eine verbreitete Zeiterfassung in Produktions- und Lagerhallen. Gerade angesichts der Corona-Pandemie ist dies aus hygienischer Sicht eine unnötige Gefährdung, da nicht sichergestellt werden kann, wann und wie oft Stechuhr oder Terminal desinfiziert werden. Auch im Bereich Datensicherheit sind solche Zeiterfassungsverfahren wenig fortschriftlich. Die Mitarbeitenden können die Zeiten ihrer Kollegen und Kolleginnen einsehen, was weder den meisten recht, noch zulässig ist. 

Nachteile herkömmlicher Zeiterfassung

• Zeit- und ressourcenintensiv
• Oft wartungsintensiv
• Fehleranfällig
• Mangelnde Datensicherheit
• Probleme bei der Hygienisch
• Für Mitarbeitende nicht einsehbar
• Ortsgebunden

Wie funktioniert Zeiterfassung online und mit einer App?

Am PC und Mac

PC-Mitarbeitende können sowohl von ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen aus als auch im Home Office am eigenen PC oder Mac die digitale Zeiterfassung nutzen. Auf diese Weise können individuelle Arbeitszeiten mit einem Klick erfasst werden und die Mitarbeitenden haben von überall Zugriff auf ihre Daten, dank der digitalen Speicherung auf sicheren Servern.

Über das Smartphone

Mit einer Zeiterfassungs-App können gewerbliche Mitarbeitende im Außeneinsatz, am Patient oder im Einzelhandel sowie Bürokräfte auf Dienstreisen jederzeit auf ihre Zeitkonten zugreifen und haben so ortsungebunden Einblick in ihre Schichten, Dienste und verfügbare Urlaubstage. Sollte das Smartphone kurzzeitig nicht mit dem Internet verbunden sein, werden die Zahlen aktualisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Am Terminal

Bei einigen Online-Zeiterfassungssoftwares ist auch die Nutzung über stationäre Terminals zur Zeiterfassung ähnlich einer digitalen Stechuhr vorgesehen. Dies kann in Fertigungshallen, bei Wachdiensten oder Reinigungsunternehmen sinnvoll sein. Dabei können sich die Mitarbeitenden mittels Fingerabdruck, Transponder oder Passwort verifizieren und dabei sicher sein, dass ihre Zeit fälschungssicher ihrem eigenen Konto zugeschrieben wird. Diese Option kann für die Zeit von Corona natürlich auch ausgesetzt werden. Grundsätzlich ist eine digitale Zeiterfassung von unterschiedlichen Endgeräten aus nutzbar.

Arten der Zeiterfassungen

Mittels Zeiterfassungssystemen können für alle Mitarbeitenden unterschiedliche Zeiterfassungen parallel und kompakt erfasst werden. Auf diese Weise haben sowohl die Mitarbeitenden eine transparente Übersicht als auch die Geschäftsführung. 

Dies beinhaltet zum einen die tatsächliche Arbeitszeiterfassung des Mitarbeitenden. Dabei können Zeiterfassungs-Apps verschiedene Modelle wie Teil- oder Vollzeit ebenso erfassen wie Kurzarbeitszeiten, die gerade in der aktuellen Pandemielage eine wichtige Rolle spielen. Ebenfalls möglich sind automatische Pausen sowie festlegbare Arbeitzeitregeln wie Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten sowie zeitliche Rahmen für Kern- und Gleitzeit. 

Zum anderen kann die Projektzeiterfassung mit maximaler Genauigkeit erfolgen. Diese gibt einen Überblick über die benötigten Arbeitsstunden, Mitarbeitenden, Aufgaben sowie das entsprechende Budget. Dies gibt Vorgesetzten eine optimale Übersicht über vergangene und laufende Projekte, um eventuelle Schwachstellen zu erkennen und für kommende Projekte zu optimieren.

Digitale Zeiterfassung als branchenübergreifender Gewinn

Für Unternehmen unterschiedlichster Branchen bedeutet dies eine bürokratische Erleichterung bei der Abrechnung sowie eine Vereinfachte Übermittlung von Arbeits- und Fehlzeiten zugunsten der Mitarbeitenden und des Unternehmens.

Mitarbeitende in der Gesundheitsbranche können sowohl in ihren Pausen oder im Feierabend als auch direkt nach der Visite Einsicht in ihre individuelle Zeiterfassung erhalten oder nach einem ungeplant langen und intensiven Einsatz auf Station ihre Überstunden eintragen.

Im Einzelhandel können die Angestellten ihre Arbeitszeiten übermitteln ohne ihre Zeiten in die Hauptfiliale weiterleiten zu müssen oder auf die Unterschrift ihres Abteilungsleiters zu warten. Dies kann direkt nach Ladenschluss passieren oder auch entspannt am Wochenende.

Gewerbliche Mitarbeitende in Produktionshallen, aber auch Mitarbeitende im Außeneinsatz müssen keine zusätzliche Zeit einplanen, um sich am anderen Ende der Halle oder nach einem Außentermin im Unternehmen auszustempeln. Sie können dies bequem mit ihrem Handy in der Umkleide oder im Zug erledigen.

Welche Vorteile hat ein digitales Zeiterfassungssystem?

Mit einer Zeiterfassung-App für Mitarbeiter können Unternehmen die Arbeitszeiten und Projektzeiten all ihrer Angestellten verwalten sowie mit einem Schichtplaner und einem Urlaubsplaner koppeln. Durch anpassbare Berechtigungen können die Mitarbeitenden selbst ihre Zeitkonten verwalten sowie Abrechnungen, Stunden- und Urlaubssaldos erleichtert nachvollziehen. Relevante Daten sowie Lohnabrechnungen können problemlos importiert sowie exportiert werden.

Digitale Zeiterfassung bietet sich für alle Branchen und Unternehmensgrößen an. Ob im Einzelhandel, einer Agentur, einer Produktionsstätte, ob Familienunternehmen oder Global Player. Die anpassbaren Möglichkeiten von Zeiterfassungssystemen ermöglichen Organisation, Effizienz und analysierbare Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten.

Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Überblick:

• Zeiterfassung für Projekt- und Arbeitszeit
• Elektronische Zeiterfassung für PC, Mac und Terminal
• Arbeitszeiterfassung-Apps verfügbar für iOS und Android
• Echtzeit-Aktualisierung
• Lohnverrechnung
• Anpassbare Berechtigungen
• für alle Branchen und Unternehmensgrößen
• Verwaltung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen
• Import und Export von Daten
• Auswertungsfunktionen
• Datensicherheit
• Gewährleistung nach EuGH-Urteil

Darüber hinaus bewirkt eine digitale Zeiterfassung auch eine erleichterte und entzerrte Unternehmenskommunikation. Unnötige Korrekturschleifen sowie schriftliche oder mündliche Nachfragen bezüglich der Zeiterfassung entfallen, weil über eine entsprechende Software vieles automatisiert erfolgt oder über die App besprochen werden kann. 

Dank des erleichterten Handlings für Mitarbeitende aller Branchen kann eine digitale Zeiterfassung auch das Mitarbeitererlebnis verbessern. Indem die Angestellten mobil und unkompliziert Zugriff auf die Zeiterfassungssoftware haben, müssen sie keine zusätzliche Arbeitszeit für die Übermittlung oder den Arbeitsnachweis investieren und können ortsungebunden Einblick in ihr eigenes Zeitkonto nehmen.

Diese Flexibilität kommt nicht nur bei bestehenden Mitarbeitenden gut an, sondern bietet auch einen Anreiz für potenzielle neue Mitarbeitende, die auf der Suche nach modernen Unternehmen mit mitarbeiterorientierten Strukturen sind. 

Wie kann eine Zeiterfassungs-App im Unternehmen eingeführt werden?

Als zentrale und verbindende Plattform können Unternehmen mit Beekeeper sowohl ihre interne Mitarbeiter-Kommunikation optimieren als auch die Zeiterfassung ermöglichen. Dank Integrationen wie gastromic und Swit EuroTime können Arbeitgeber und Mitarbeitende mit der Mitarbeiter-App gleichermaßen unkompliziert Arbeits- und Projektzeiten einsehen sowie ihre Schichten und Urlaube planen. Und das sowohl vom PC aus als auch auf dem eigenen Smartphone.

Gerade gewerbliche Mitarbeitende müssen ihre Zeiten nicht umständlich nach der Arbeit in Stundenzetteln oder über Stechuhren nachweisen, sondern können ganz bequem von unterwegs ihr Stundenkonto einsehen und ihre Arbeitszeiten aktualisieren.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Digitalisierung am Arbeitsplatz aus unserem Technologiereport.