Überstunden auszahlen: Diese Pflichten haben Sie als Arbeitgeber

Ob ein unerwarteter Großauftrag, eine Deadline, die unaufhörlich näher rückt oder das Vertriebsziel, das gegen Jahresende noch erreicht werden muss: Überstunden stehen in den meisten Unternehmen an der Tagesordnung – allerdings oft zum Leidwesen der Mitarbeitenden. Viele Arbeitgeber vermeiden Diskussionen rund um das Thema Überstunden auszahlen, indem sie eine Klausel in die Arbeitsverträge aufnehmen, die alle anfallenden Überstunden als mit dem Lohn abgegolten klassifizieren. Für Arbeitnehmer bedeutet dies, dass geleistete Mehrarbeit weder monetär noch über einen Freizeitausgleich entlohnt wird. 

Ein BAG-Urteil aus dem Jahr 2022 könnte das Thema Überstunden allerdings in vielen Unternehmen auf die Agenda bringen: Demnach sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zuverlässig und überprüfbar zu dokumentieren. So soll die Gesundheit der Arbeitnehmer bewahrt werden. 

Welche Pflichten auf Sie als Arbeitgeber hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung zukommen, wie Sie Überstunden auszahlen oder anderweitig entlohnen und welche Pflichten Unternehmer rund um geleistete Mehrarbeit haben, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt? 

Auch wenn Überstunden in vielen Unternehmen kommentarlos an der Tagesordnung stehen, gibt es gesetzliche Vorgaben, die regeln, wie lange Mitarbeitende arbeiten dürfen. Nach § 3 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) gilt die Regelung, dass Arbeitnehmer maximal acht Stunden täglich arbeiten dürfen – exklusive der Pausen. Grundsätzlich müssen Angestellte Überstunden auch nur ableisten, wenn dies im Arbeitsvertrag notiert ist. 

Umgangen werden kann diese Regelung nur in absoluten Ausnahmefällen, beispielsweise, wenn eine betriebliche Notlage vorliegt. Dazu zählen Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Erdbeben, Krankheitswellen im extremen Ausmaß, Produktionsengpässe, die das Unternehmen in die Insolvenz stürzen könnten oder technische Probleme wie ein Serverausfall. Unerwartete Großaufträge oder eine nahe Deadline sind dagegen keine Gründe, die Mitarbeitenden zu Überstunden verpflichten. 

Bei einer Arbeitszeit von acht Stunden am Tag und einer maximalen Wochenarbeitszeit von 48 Stunden (Sechstagewoche) darf in Ausnahmesituationen auf eine tägliche Arbeitszeit von zehn Stunden erhöht werden. Allerdings muss im Anschluss an einen Zeitraum mit intensiven Überstunden ein halbjähriger Ausgleichszeitraum eingehalten werden, der strikt auf acht Stunden Arbeitszeit pro Tag reduziert ist. Zudem muss der Betriebsrat, wenn vorhanden, einer unternehmensinternen Überstundenregelung zustimmen. Ihr Betrieb arbeitet normalerweise nur an Werktagen? Dann sind Überstunden an Sonn- und Feiertagen auch nur in Ausnahmefällen erlaubt.

Übrigens: Schwangere und Stillende, Teilzeitkräfte (außer vertraglich vereinbart), Minderjährige und Schwerbehinderte dürfen keine Überstunden leisten. 

Überstunden auszahlen oder Freizeitausgleich? Diese Pflichten haben Sie als Arbeitgeber

Zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber gehört es grundsätzlich, dass Sie den Umgang mit Mehrarbeit in Ihrem Unternehmen klar regeln und eine Klausel dazu im Arbeitsvertrag jedes Mitarbeitenden vermerken. So vermeiden Sie Diskussionen und die Fronten sind von Beginn an geklärt. Doch welche Möglichkeiten haben Sie als Unternehmer, Überstunden zu entlohnen und welche rechtlichen Verpflichtungen gehen damit einher?

Überstunden auszahlen oder abfeiern lassen? 

Verbringen Mitarbeitende mehr Zeit im Büro als regulär vorgesehen, gibt es für Unternehmen zwei Möglichkeiten, die Mehrarbeit wertzuschätzen: Entweder Sie entschließen sich, Überstunden auszuzahlen oder sichern Ihren Mitarbeitenden einen adäquaten Freizeitausgleich. 

Ist im Arbeits- oder Tarifvertrag Ihrer Angestellten keine Klausel zum Überstundenausgleich inkludiert, müssen Arbeitgeber laut § 612 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) dennoch für einen Ausgleich sorgen – entweder finanziell oder in Urlaubstagen. Vereinbarungen wie „Alle Überstunden sind mit dem Gehalt abgedeckt“ sind nicht rechtens, die Anzahl der wöchentlichen oder monatlichen Mehrarbeit muss dabei konkret vermerkt werden. Dabei sollte die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als zehn Prozent erhöht werden. 

Entschließen Sie sich, Überstunden im Unternehmen in Freizeit umzuwandeln, muss auch dies vertraglich geregelt werden. Oftmals ist der Freizeitausgleich für Arbeitgeber attraktiver, als Mehrarbeit monetär zu entlohnen: Einerseits wird so die finanzielle Belastung gering gehalten, andererseits profitiert das Unternehmen von Arbeitnehmern, die erholt sind. Damit der Freizeitausgleich gut geplant werden kann, sollte Ihr Unternehmen in einen Schichtplaner online investieren, der alle Mitarbeitenden und Führungskräfte auf einer zentralen Plattform wie Beekeeper auf dem Laufenden hält. 

Überstunden auszahlen: Diese Fristen und Sonderregelungen gilt es zu beachten

Gerade um den Verfall von Überstunden ranken sich viele Behauptungen: Während die einen davon ausgehen, dass Überstunden kein Verfallsdatum haben, behaupten andere, dass Mehrarbeit direkt am Monatsende verfällt. Der Grund für diese differenzierte Wahrnehmung liegt darin, dass es gesetzlich nicht klar geregelt ist, wann Überstunden tatsächlich erlöschen.

Zwei Regelungen sind laut Arbeitsrecht in diesem Fall denkbar:

1. Sie nehmen eine Ausschlussfrist in den Arbeitsvertrag auf. Durch Ausschlussfristen können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeitnehmer einen Ausgleich der Mehrarbeit zeitnah in Anspruch nehmen. Beachten Sie dabei, dass die jeweilige Frist nicht zu niedrig angesetzt werden darf und mindestens drei Monate betragen sollte. Werden innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist Überstunden nicht ausbezahlt oder ein Freizeitausgleich in Anspruch genommen, verfallen die Überstunden. 

2. Die gesetzliche Verjährungsfrist greift. Wird im Arbeitsvertrag keine Ausschlussfrist vereinbart und festgehalten oder gibt es Unstimmigkeiten und die Regelung wird unwirksam, greift die sogenannte ‚regelmäßige Verjährungsfrist‘. Nach § 195 des BGBs liegt diese Frist bei drei Jahren. Greift die regelmäßige Verjährungsfrist, dürfen die geleisteten Überstunden erst nach Ablauf der drei gesetzlich geltenden Jahren ablaufen. Dabei wird nicht nach exaktem Datum gerechnet, sondern die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem die Überstunden geleistet wurden. 

Rechtliche Ausnahme: Diese Personen erhalten keinen Überstundenausgleich 

Nicht alle Angestellten sind rechtlich dazu berechtigt, ihre Überstunden ausgeglichen zu bekommen. Dazu gehören vor allem Mitarbeitende in leitenden Positionen. Wer im Jahr 2022 mehr als die Bemessungsgrenze von jährlich 84.600 Euro in Westdeutschland oder 81.000 Euro in Ostdeutschland verdient hat, hat keinen Anspruch auf die Bezahlung von Überstunden. Diese Regelung geht zurück auf ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 22. Februar 2012 (Az. 5 AZR 765/10). Grund für diesen Beschluss ist die Tatsache, dass leitende Angestellte nach Erfüllung der Aufgaben und nicht ausschließlich nach ihrer Arbeitszeit entlohnt werden. 

Überstunden auszahlen: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bringt Neuerungen

Das BAG urteilte im September 2022, dass die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen verpflichtend sei. Zwar gibt es in Deutschland noch kein Gesetz, das die Rahmenbedingungen allgemein verbindlich und verlässlich regelt – dennoch besteht die Dokumentationspflicht bereits. Begründet wurde das Urteil damit, dass die Arbeitszeiterfassung eine erforderliche Maßnahme des Arbeitsschutzes sei und den Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden sichere. Arbeitgeber müssen in der Folge Zeiterfassungssysteme etablieren, um etwaige Rückfragen von Aufsichtsbehörden zu vermeiden. 

Dokumentation der Arbeitszeit: Das ändert sich 

Bisher waren Arbeitgeber laut § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitrechts dazu verpflichtet, lediglich die Arbeitszeit von über acht Stunden an Werktagen sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Auch für Minijobber musste laut § 17 MiLog eine Zeiterfassung veranlasst werden. Diese Dokumentationen mussten bis zu zwei Jahre aufbewahrt und bei Bedarf vorgelegt werden. 

Mit dem BAG-Urteil ändert sich einiges: Nicht nur Überstunden müssen nun aufgezeichnet werden, sondern die gesamte Arbeitszeit. So kann die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten sowie der täglichen beziehungsweise wöchentlichen Ruhezeiten gewährleistet werden. Dabei genügt es nicht, lediglich die ungefähre Dauer der Arbeitszeit eines Mitarbeitenden festzuhalten: Es müssen täglich der Beginn, das Ende sowie die konkrete Dauer notiert werden. 

Zeiterfassung: So erleichtern digitale Systeme die neue Erfassungspflicht 

Die neue Pflicht zur Zeiterfassung stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung: Nicht nur Überstunden, sondern der gesamte Arbeitstag eines Mitarbeitenden muss dokumentiert werden. Hierfür brauchen Betriebe ein verlässliches – bestenfalls digitales und damit ortsunabhängiges – Tool, um der Dokumentationspflicht nachzukommen.

Während die klassische (digitale) Stechuhr vor allem für Mitarbeitende mit festem Arbeitsplatz geeignet ist, die ihren Arbeitstag im Unternehmen verbringen, muss vor allem für Frontliner eine mobile Lösung gefunden werden. Digitale Dokumente wie Excel-Tabellen sind dabei zwar eine günstige Möglichkeit, bergen aber eine hohe Fehleranfälligkeit und lassen sich leicht manipulieren. In größeren Unternehmen ist die Pflege eines Dokuments zudem ein viel zu hoher Verwaltungsaufwand, der nicht rentabel ist. 

Ideal für Mitarbeitende an der Frontline oder auch im Homeoffice sind mobile Arbeitszeiterfassungssysteme, die per App auf dem Smartphone oder am Computer funktionieren. Zeiterfassung online hat den Vorteil, dass die dokumentierte Arbeitszeit direkt an eine zentrale Datenbank wie Beekeeper oder ein Lohnabrechnungsprogramm übermittelt wird.  Auf Beekeeper können Anwendungen auch direkt eingebunden werden, was die Zahl der täglich verwendeten Apps reduziert. Außerdem ermöglicht die zentrale Plattform sowohl Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen permanenten Zugriff auf die Daten. So haben alle Beteiligten ständig einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit. Hat einer der Mitarbeitenden bereits seine monatliche Arbeitszeit abgeleistet, können beispielsweise Schichten über eine Dienstplan Software getauscht werden, um Überstunden zu vermeiden.

Für Arbeitnehmer: Wie werden Überstunden versteuert? 

Arbeitnehmer sollten wissen, dass Überstunden, die finanziell ausgeglichen werden, nicht steuerfrei sind. Viele fragen sich deshalb: Wie werden Überstunden versteuert? Wenn Unternehmen Überstunden auszahlen, handelt es sich dabei um einen regulären Arbeitslohn, deshalb wird auch normal besteuert. In der Folge steigt natürlich das jeweilige Jahreseinkommen und höhere Steuern fallen an. Auch ein Überstundenzuschlag, der Mehrarbeit mit einem höheren Stundensatz ausgleicht, ist nicht steuerfrei. 

Eine Ausnahme dieser Regelung gilt, wenn es sich nicht um einen Überstundenzuschlag, sondern einen Zuschlag für Feiertags-, Wochenend- oder Nachtarbeit handelt. Hierbei greifen Steuerfreibeträge von bis zu 150 Prozent. Allerdings muss die Zahlung der Zuschläge im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Überstunden nach Kündigung: Das müssen Sie beachten

Überstunden auszahlen kann zudem bei Kündigung des Arbeitnehmenden kompliziert werden. Im ersten Schritt greift auch im Kündigungsfall die vereinbarte Überstundenregelung, in der der Arbeitgeber festgelegt hat, ob es zu einer Auszahlung oder einem Freizeitausgleich kommt. Wird einer Ihrer Mitarbeitenden fristlos gekündigt, kommt lediglich eine Auszahlung der Mehrarbeit infrage. Existiert keine vertragliche Vereinbarung, müssen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber einig werden. Bei Überstunden nach Kündigung ist es für Arbeitnehmer meist lukrativer, den Freizeitausgleich zu wählen, da eine Auszahlung von Überstunden mit steuerlichen Nachteilen verbunden ist. Das liegt am Anstieg des gesamten Jahresverdienstes, wodurch sich auch der Steuersatz erhöht. 

Fazit: Überstunden auszahlen für Arbeitgeber

Für Sie als Arbeitgeber ist es wichtig, im Unternehmen einen transparenten und vertraglich geregelten Umgang mit Überstunden zu schaffen. Durch die neue Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sollten Sie sowieso ein Zeiterfassungssystem etablieren, mit dessen Hilfe Sie auch einen Überblick über die geleistete Mehrarbeit Ihrer Mitarbeitenden haben. Dank Plattformen wie Beekeeper, in die Anwendungen zur Zeiterfassung einfach integriert werden können, benötigen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber nicht unzählige Apps, um den rechtlichen Vorschriften zu folgen. 

Empfehlenswert ist es für Sie als Arbeitgeber, bereits in die Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeitenden klare Klauseln zum Thema Überstunden aufzunehmen: Wie viele Überstunden dürfen maximal wöchentlich oder monatlich geleistet werden? Gibt es einen Überstundenzuschlag? Kann Mehrarbeit auch durch einen Freizeitausgleich abgegolten werden? Erklären Sie zudem, was mit Überstunden nach Kündigung passiert und wie Überstunden versteuert werden. Sind diese Punkte klar geregelt, können Arbeitgeber ohne Probleme Überstunden auszahlen. 

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