Die besten Tools für Business Continuity, die organisatorische Resilienz schaffen

Wie wir schnell gelernt haben, sehen sich Unternehmen mit einer Vielzahl von Bedrohungen konfrontiert, die ihren Betrieb plötzlich zum Erliegen bringen können. Das Unerwartete tritt ohne Vorwarnung und in vielen Formen ein: Cyberangriffe, Naturkatastrophen oder eine globale Pandemie. Um sich auf eine Krise vorzubereiten, benötigen Unternehmen Tools für Business Continuity, die Unterbrechungen auf ein Minimum reduzieren und es ermöglichen, Ihren Betrieb auch während der Krise aufrechtzuerhalten.

Erfahren Sie, wie Tools zur Business Continuity Ihren Krisenkommunikationsplan ergänzen, falls und wenn ein unerwartetes Ereignis Ihre Betriebsabläufe stört.

Warum ist das wichtig? Warum sich einer Krise nicht einfach frontal stellen, wenn sie passiert, anstatt Zeit, Geld und Ressourcen auf ein unbekanntes Ereignis zu verwenden? Folgende sind die Hauptgründe, warum Vorbereitung für das Überleben eines Unternehmens unerlässlich ist:

• Sicherheit: Zunächst einmal gewährleistet die Fähigkeit, im Krisenfall weiterarbeiten zu können, ein sicheres Umfeld für Mitarbeiter und Kunden. Ein Unternehmen, das Tools zur Business Continuity in seine Kommunikationsstrategie integriert hat, verfügt über einen ununterbrochenen Informationsfluss.

• Kosten: Unterbrechungen und Ausfallzeiten sind für Unternehmen teuer. Als eine Netzwerkunterbrechung im März 2019 Facebook für 14 Stunden vom Netz nahm, kostete sie das Unternehmen schätzungsweise 90 Millionen Dollar. Einer Studie zufolge geben 25 % der Unternehmen an, dass jede Stunde Ausfallzeit durchschnittlich 300.000 US-Dollar kostet.

Der Unterschied zwischen über Wasser bleiben oder untergehen? Die Vorbereitung.

Wir zeigen Ihnen, was Sie tun müssen, um Tools zu Business Continuity in Ihrem Unternehmen auszuwählen und zu implementieren.

Profi-Tipp: Der erste Tipp bei der Auswahl einer Software zur Business Continuity ist die Bewertung und Priorisierung Ihrer internen Bedürfnisse während einer Krise.

Was ist eine Software für Business Continuity?

Stellen Sie sich Business-Continuity-Software als eine Art Notfallvorsorge-Set vor. Um eine Krise zu überleben, müssen Unternehmen mit einem Tool zur Business Continuity ausgestattet sein, das es ermöglicht, unter allen Umständen zu funktionieren, zu kommunizieren und zu operieren, ohne Informationen zu verlieren und ohne einen Takt zu überspringen.

Eine Business-Continuity-Software ist das ergänzende Werkzeug zu einem Plan, in dem ein Unternehmen die notwendigen Schritte zur Aufrechterhaltung des Betriebs während eines Krisenereignisses darlegt, so wie es Unternehmen auf der ganzen Welt durch die COVID-19-Pandemie tun. Unternehmen, die über die Tools und einen Plan verfügten, haben ihre interne Kommunikation besser angepasst und ihre Vermögenswerte geschützt.

Die besten Tools für Business Continuity sind multifunktional. Mit anderen Worten: Sie sind die alltägliche Kommunikationsplattform eines Unternehmens, die sich sofort anpassen kann, um das betriebliche Kontinuitätsmanagement während einer Krise zu unterstützen.

Software für Business Continuity unterstützt ein Unternehmen während einer Krise, indem drei zentrale Geschäftsanforderungen ermöglicht werden:

• Datenschutz
• Kommunikation
• Operative Prozesse bei jeglicher Form plötzlicher Unterbrechung.

Sie unterstützt ein Unternehmen auch bei der Erholung nach der Krise, wenn die normale betriebliche Ablauf wieder einkehrt.

Aufstrebende Technologien zur Geschäftskontinuität

Es gibt mehrere populäre Anbieter zur Business Continuity. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen zur Aufrechterhaltung des Betriebs während eines Notfalls. Zu diesen Software-Firmen gehören unter anderem folgende:

• Beekeeper
• Quantitative
• LogicManager
• Citrix
• Assurance

Es gibt einen Markt für diese Technologie, weil unerwartete Ereignisse immer häufiger auftreten. Wenn diese Ereignisse zunehmen, riskieren Unternehmen den Verlust von Daten, Mitarbeitern und in einigen Fällen auch ihrer Fähigkeit, überhaupt noch einsatzfähig zu bleiben.

Wie Sie das beste Tool zur Business Continuity auswählen

Laut dem Business Continuity Institute räumten die am besten vorbereiteten Unternehmen der Kommunikation Priorität ein.

Sie stellten fest, dass die erfolgreichsten Kontinuitätspläne Folgendes aufwiesen:

• Hochgeschwindigkeitskommunikation: 84 % der erfolgreichen Pläne erreichen die Interessenvertreter innerhalb einer Stunde nach dem Ereignis.
• Hohe Rücklaufquote: 80 % hatten eine optimale Rücklaufquote.
• Etablierte Bottom-up-Kommunikation: 67 % der Unternehmen würden wesentliche Informationen innerhalb einer Stunde an das Management übermitteln.

Sie entdeckten auch, was Business-Continuity-Pläne scheitern lässt:

• Falsche Kontaktinformationen: 49 % der Unternehmen haben nicht die korrekten Kontaktinformationen aller Mitarbeiter.
• Mangel an klaren Botschaften: Die Kommunikation war für 42 % der Befragten unklar.
• Manueller Fehler: 33 % hatten einen Misserfolg aufgrund eines manuellen, menschlichen Fehlers.

Mit diesen Statistiken im Hinterkopf sollten Unternehmen Business-Continuity-Tools auf der Grundlage dieser vier Schlüsselfaktoren auswählen:

1. Agilität

Unternehmen sind keine statischen Gebilde. Die meisten entwickeln sich, um sich an wechselnde Trends und die Nachfrage der Verbraucher anzupassen. Kommunikationswerkzeuge müssen Change-Management-Plattformen sein, die die Fähigkeit besitzen, sich mit den betrieblichen Abläufen eines Unternehmens weiterzuentwickeln.

2. Bedürfnisse

Um die richtige Software zu finden, bewerten Sie zunächst Ihr Unternehmen. Finden Sie die Schwachstellen, die in einer Krise zusammenbrechen können. Finden Sie Software, die Ihre Systeme für das Tagesgeschäft stärkt und auch während einer Abschaltung standhält.

3. Multitasking

Viele Tools zur Business Continuity konzentrieren sich auf den IT-Aspekt eines Unternehmens. Das Speichern wichtiger Informationen während einer Krise, wie eines Cyber-Angriffs, ist entscheidend, um Unterbrechungen zu begrenzen und wichtige Geschäftsinformationen zu sichern. Kommunikation wird oft außen vor gelassen. Eine effektive Business-Continuity-Software stellt sicher, dass sowohl die Betriebs- als auch die Kommunikationsseite eines Unternehmens abgedeckt werden.

4. Sicherheit

Ein Aufgabenbereich Ihres Tools für Business Continuity wird die Datensicherung. Sie müssen sich Ihre Optionen ansehen, um herauszufinden, welche Plattform ein sicheres System bietet, das Ihre Daten schützt. Finden Sie Software, die Daten verschlüsselt, sichert und leicht abrufen kann.

Profi-Tipp: Suchen Sie nach Software, die Abläufe automatisieren und die Kommunikation für eine robuste Business-Continuity-Plattform optimieren kann.

Beekeeper als Tool für Business Continuity

In der Forschung des Business Continuity Institute wird die Notwendigkeit betont, mobile Mitarbeiter in die Planung zur Geschäftskontinuität einzubeziehen.

Nur 37 % der Strategien zur Business Continuity beinhalten die richtige Software, um diese wichtigen gewerblichen Mitarbeiter einzubeziehen.

Während der aktuellen COVID-19-Krise können wir beobachten, dass vor allem die gewerblichen Mitarbeiter das Rückgrat fast jeder Branche sind.

Als erste mobile interne Kommunikationsplattform ist Beekeeper eine Lösung für den Alltag, die mit Blick auf die gewerblichen Mitarbeiter entwickelt wurde. In Krisenzeiten unterstützt die agile Software und Change-Management-Plattform die Business Continuity eines gesamten Unternehmens.

• Unterstützung der Planung zur Krisenkommunikation: Wenn eine Krise eintritt, ist Reaktionszeit alles. Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Beekeeper unterstützt die Vorausplanung mit Kontaktlisten, die das Personal leicht erstellen, verwalten und bei Bedarf abrufen kann.
• Sofortige Echtzeit-Kommunikation: Katastrophen machen übliche Kommunikationswege oft nutzlos. Beekeeper ermöglicht eine eine direkte, sofortige Benachrichtigung an jeden Mitarbeiter sowie die Option Alarme und Benachrichtigungen unternehmensweit zu versenden.
• Sichere Plattform: Beekeeper verwendet erstklassige 256-Bit-TLS-Verschlüsselung, fortschrittlichen Firewall-Schutz, führt regelmäßige externe Sicherheitsaudits durch und verfügt über ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren.
• Mobiler Zugang: In der gegenwärtigen Krise von COVID-19 mit kontaktlosen Arbeitsumfeldern darf nichts per Hand ausgetauscht werden. Beekeepers mobile Plattform können alle auf ihren persönlichen Geräten nutzen. Dokumente können beispielsweise digital geteilt werden, statt Papier herumzureichen.
• Streams zur Krisenkommunikation: In einer Krisensituation wird jedes Team einzigartige Verantwortlichkeiten und unterschiedliche Rollen haben. Beekeeper ermöglicht Kommunikationsstreams, die alle Nachrichten zum Krisenmanagement an einem Ort zusammenfassen können.

• Automatisierung: Im Alltagsgeschäft unterstützt Beekeeper HR-Teams und andere Verwaltungsfunktionen mit automatisierten Systemen. Wenn im Notfall alles offline geht, werden die Mitarbeiter weiterhin bezahlt und können auf interne Dokumente und wichtige Informationen zugreifen.
• Bestätigungskampagnen: Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter dringende Nachrichten mit Lesebestätigungen und Bestätigungskampagnen erhält.
• Bottom-up-Kommunikation: Während Führungskräfte Beekeeper wegen seines Zwei-Wege-Kommunikationssystems schätzen, das ihren Bottom-up-Führungsansatz unterstützt, ist inklusive Kommunikation in Krisenzeiten zusätzlich von Bedeutung. Mitarbeiter können Informationen austauschen, die die Sicherheit ihrer Kollegen gewährleisten, egal, in welcher Region sie leben.

Flut und Feuer: Wie ein Casino ein Tool zur Business Continuity einsetzte, um in der Krise Kontakt zu halten

Nach dem Bruch des Oroville-Damms im Februar 2017 hatte die Leitung des Feather Falls Casino & Lodge keine Möglichkeit, mit vielen ihrer 520 Mitarbeiter zu kommunizieren, von denen viele aus dem Gebiet evakuiert wurden.

Das Team des Feather Falls Casino & Lodge erkannte, dass das Unerwartete jeden Moment passieren kann, und stellte mit dem Personalmanagement-Tool Beekeeper sicher, dass sie sich nie wieder in einer Situation befinden, in der sie ihre Mitarbeiter nicht erreichen können. Sie erfuhren bald, dass dies die richtige Entscheidung war.

Am 8. November 2018 brach nur 25 Meilen entfernt das Lagerfeuer aus, das zum tödlichsten und zerstörerischsten Flächenbrand in der Geschichte Kaliforniens wurde. Es traf in der Nähe des Zuhauses ein, 44 Mitarbeiter waren an der Massenevakuierung beteiligt, 20 verloren durch das Feuer ihr Zuhause.

Als Glasfaserkabel verbrannten, verloren die Teams von Feather Falls die Internetverbindung. Beekeeper war die wichtigste Kommunikationsform für die gesamte Belegschaft und unterstützte auch mit Krisenkommunikation, die für die Leitung der Mitarbeiter während der Katastrophe unerlässlich war.

Das ist das wichtigste Merkmal eines Tools für die Business Continuity: die Fähigkeit, sich bei unerwarteten Ereignissen anzupassen und von innen heraus Abhilfe zu schaffen.

Laden Sie die Checkliste zur Krisenkommunikation herunter, um mehr darüber zu erfahren.