Wie Social Intranets Prozesse und Kommunikation verbessern

Statt einseitiger Top-down-Kommunikation bringen sich mit Social Intranets alle Mitarbeitenden ein, stellen Fragen und interagieren wie in sozialen Medien miteinander.

Die Plattformen haben verschiedene Vorteile:

• Mitarbeitende erhalten aktuelle Informationen,
• damit steigt die Motivations-Rate und 
• die Fluktuation sinkt deutlich.

Denn zufriedene Mitarbeitende, die sich ihrem Unternehmen zugehörig fühlen, wechseln seltener ihren Arbeitsplatz.

Was ist ein Social Intranet?

Social Intranets dienen in erster Linie der internen Kommunikation. Über sie werden Informationen, Wissen und Daten ausgetauscht, unabhängig von Zeitzone und Standort.

Die Plattformen funktionieren nach dem gleichen Prinzip wie die sozialen Netzwerke – mit Likes, Kommentaren und Chat-Feeds.

Es gibt allerdings einen entscheidenden Unterschied: In Social Intranets geht es darum, bestehende Kontakte zu pflegen – nicht neue Kontakte zu knüpfen, die Reichweite zu erhöhen oder Follower zu gewinnen.

Eine interne soziale Plattform richtet sich an langjährige Mitarbeitende und vor allem auch an neue Talente, damit diese sich schnell in der Organisation zurechtzufinden.

‘Klassische’ Intranets im Vergleich zu Social Intranets

Der Begriff Intranet beschreibt ganz allgemein ein Rechnernetz, auf das nur ausgewählte Personen Zugriff haben. 

Unternehmen kommunizieren auf diesem Weg meist alles vom Speiseplan in der Kantine bis hin zur Betriebsvereinbarung. Üblicherweise werden in Intranets die Informationen eher Top-down verbreitet, ohne Möglichkeiten zur Interaktion.

Diese Lösungen sind meist Browser-basiert. Das heißt allerdings auch, Mitarbeitenden ohne Desktop-Arbeitsplatz können oft nicht auf das Intranet zugreifen.

Social Intranet als Mitarbeiter-App

Social Intranets als Mitarbeiter-App können insbesondere solche Mitarbeitenden einbinden, die dezentral arbeiten. Zum Beispiel in der Küche, im Markt oder Ladengeschäft, auf den Baustellen oder im direkten Patientenkontakt in der Pflege.

Die Beiträge können außerdem kommentiert, es dürfen Fragen gestellt oder Beiträge verfasst werden.

Zudem sind Mitarbeiter-Apps einfach zu bedienen und bieten eine User Experience wie gängige Apps auf dem Smartphone der Mitarbeitenden: Fotos und Videos können direkt aufgenommen und geteilt werden, die Bedienoberfläche ist benutzerfreundlich und übersichtlich.

Es gibt etliche Anwendungsfälle:

• Das Facility Management kann alle Mitarbeitenden über die Bauarbeiten im 2. Stock informieren und ein Foto an den Post hängen.
• Die Ausbildungsleiterin kann die neuen Azubis mit einem Profilbild vorstellen.
• Kuriere können mobil in Einzel-Chats Videos und Fotos austauschen.

Vorteile von Social Intranets

Social Intranets bringen Mitarbeitende eines Unternehmens zusammen – unabhängig davon, ob sie in der Schichtarbeit sind, welche Position sie innehaben oder an welchem Standort sie arbeiten.

1. Social Intranets schaffen eine inklusive Unternehmenskultur

Social Intranets geben allen Mitarbeitenden die Chance, sich selbstständig zu informieren, die eigene Meinung zu äußern und Fragen zu stellen. Das stärkt das Verständnis für einander sowie die Bindung an das Unternehmen.

Auch wenn nicht alle Nutzenden sich gleichermaßen offen äußern und Beträge im News-Feed teilen wollen, Sie erreichen alle mit Social-Intranet-Lösungen.

Außerdem ist es möglich, regelmäßige automatisierte Sentiment-Analysen durchzuführen. So haben alle die Chance, gehört zu werden.

Die offene Kommunikation fördert die Transparenz im Unternehmen, was das Vertrauen der Belegschaft in die Organisation stärkt. Damit steigen die Zufriedenheits-Werte deutlich.

2. Alle Mitarbeitenden erreichen

Die interne Kommunikation muss alle erreichen – nicht nur die Mitarbeitenden, die sich selbst informieren und per E-Mail erreichbar sind.

Insbesondere in operativen Bereichen fehlt allerdings oft noch das passende Tool für die effiziente Kommunikation und mobile Zusammenarbeit.

Absprachen sind schwer, wenn die Mitglieder eines Teams regelmäßig in unterschiedlichen Schichten arbeiten und sich am Arbeitsplatz kaum begegnen. Während Mitarbeitende im Büro inzwischen überwiegend digital arbeiten, brauchen operative Beschäftigte noch immer Stift, Papier und Schwarzes Brett.

App-basierte Social Intranets binden alle Mitarbeitenden ein.

Ein einfaches Anmeldeverfahren, für das keine privaten Daten wie Handynummer oder persönliche E-Mail-Adresse herausgegeben werden müssen, steigert die Akzeptanz für die Nutzung.

Social-Intranet-Lösungen ermöglichen außerdem die Teilhabe an weiteren digitalen Prozessen zur Organisation des Arbeitsalltags:

• Direkter Zugriff auf alle digitalen Tools (zum Beispiel HR- oder Lernsysteme)
• Aufgaben-Management
• Kollaborative Schichtplanung
• Krankmeldung und Urlaubsplanung

Die digitale Zusammenarbeit führt unter anderem zu besseren und schnelleren Entscheidungen. Wissen wird gebündelt und in Echtzeit geteilt.

Informationslücken werden geschlossen und Verzögerungen im Entscheidungs-Prozess minimiert. So kann die gesamte Organisation schneller agieren und reagieren, insbesondere in kritischen Situationen.

3. Wissensmanagement und verbesserte Produktivität

Die soziale Vernetzung am Arbeitsplatz wirkt sich positiv auf den gesamten Betrieb aus. Mitarbeitende sind besser informiert, besser geschult und motivierter als vorher.

Die Vorteile:

• Bessere Informationen können die Zahl der Arbeitsunfälle reduzieren.
• Digitale Schicht-Koordination – zum Beispiel beim Tausch – sorgt für lückenlose Besetzung, zufriedene Mitarbeitende und höhere Produktivität.
• Vorhandenes Expertenwissen wird im Unternehmen viel besser genutzt.
• Probleme werden früher benannt und erkannt.
• Die Qualität von Ideen und Lösungen steigt. 
• Sicherheits-Bestimmungen, Produkt-Informationen und Schulungsangebote sind leicht zugänglich und aktuell.
• Best Practices aus dem Alltag machen Teams effizienter und erhöhen die Produktivität.

4. Stärkerer Datenschutz

Ein sicherer Kanal für den internen Austausch sorgt für verbesserten betrieblichen Datenschutz.

Als firmeninterne Kommunikations-Plattform muss das Social Intranet einen Spagat zwischen Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden und der Datensicherheit bewältigen: Die DSGVO muss eingehalten, die Daten auf Servern in der EU gespeichert werden.

Vertrauliche Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Die Richtlinien sind auf einer geschlossenen Plattform wie einem Social Intranet vollumfänglich umsetzbar. Unternehmen stellen mit ihren Mitarbeitenden so einen passenden Kanal zur Verfügung.

Sie verhindern so auch, dass Messenger wie WhatsApp genutzt werden – auf denen sensible Informationen oder persönliche Daten nicht geteilt werden sollten.

Risiken bei der Einführung von Social Intranets

Die Plattformen und Apps bieten Unternehmen viele Vorteile für die interne Kommunikation – aber sie sind keine Selbstläufer.

Was Unternehmen bei der Einführung beachten sollten:

Commitment der Geschäftsführung

Das Management muss demonstrieren, dass ihr das Projekt wichtig ist und selbst aktiv werden. 

Zum Beispiel kann die Geschäftsführung die korrekte Nutzung der Plattform vormachen. Außerdem sollte Mitarbeitende ermutigt werden, das Social Intranet im Alltag einzusetzen.

Interaktion fördern

Insbesondere zu Beginn kann es Berührungsängste und Unsicherheiten im Umgang mit dem Social Intranet geben. Es muss ganz einfach erst zur Gewohnheit werden.

Wer sich gestern noch mühsam per Aushang und Laufzettel informieren musste, braucht vielleicht etwas Zeit, um sich an das neue Tool zu gewöhnen.

Wie die sozialen Medien lebt auch ein Social Intranet davon, dass die Mitarbeitenden mitmachen und sich einbringen. Deshalb ist es sinnvoll, ein systematisches Onboarding der Belegschaft zu planen.

Sprachbarrieren überwinden

In einer internationalen Belegschaft können Sprachbarrieren leicht zum Blocker werden. Plattformen wie Beekeeper bieten daher automatisierte Übersetzungen in über 100 Sprachen an.

Wünsche der Mitarbeitenden beachten

Jedes Unternehmen ist anders. Regionale Unterschiede, verschiedene Branchen, Altersstruktur und Arbeitszeiten: Es gibt viele Einflüsse darauf, was für eine Belegschaft wichtig ist und wenn der richtige Moment gekommen ist, ein Social Intranet einzuführen. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden von Anfang an in das Projekt einzubinden.

Idealerweise mit einer Pilot-Gruppe, die aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen und Hierarchiestufen besteht. Später sollte es immer die Möglichkeit geben Feedback, Verbesserungs-Vorschläge und Ideen einbringen zu können.

Denn ein Intranet ist nie „fertig“, sondern wird immer weiter entwickelt. 

Features von Social Intranets

Es ist sinnvoll, Schnittstellen zwischen dem Social Intranet und mobilen Employee-Self-Service-Lösungen anzubieten – oder gleich alles auf einer Plattform zu integrieren.

So haben die Mitarbeitenden alles, was sie für ihre Arbeit brauchen an einem Ort. Von der internen Kommunikation über wichtige Dokumente bis hin zu ihren persönlichen HR-Unterlagen.

Wichtige Features für Social Intranets:

• Ein Hauptkanal als Newsfeed für Aktualisierungen und wichtige Informationen
• Virtuelle Team-Räume und Gruppen für spezielle Themen, Bereiche und abteilungsübergreifende Projekte
• Chats für den informellen Austausch als Ersatz für den E-Mail-Verkehr
• Umfragen zur Einholung von Mitarbeiter-Feedback
• Benutzer-Profile zum Beispiel mit Hard- und Soft-Skills
• Mobile und standort-übergreifende Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
• Ein System für die Content-Erstellung 
• Zentrale Zugänglichkeit von Informationen – wie Wikis, Kalender und Dokumenten-Ablagen
• Barrierefreiheit

Social Intranets fördern die interaktive Kommunikation unter Mitarbeitenden, verbessern die Transparenz in der Organisation und steigern die Motivation.

Das trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeitenden stärker mit der Organisation verbunden fühlen, zufriedener sind und das Unternehmensklima sich insgesamt verbessert.

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