Sicherer Datenaustausch leicht gemacht: Beekeepers neue Dokumente-Funktion kommt bald!

Wir waren sehr fleißig, denn wir bereiten uns auf die Einführung unserer neuen Funktion „Dienstplan“ vor und haben brandneue Integrationen mit Zapier und Hyphen eingeführt. Und das war noch nicht alles! Wir arbeiten hart daran, unseren Nutzern eine neue und verbesserte Funktion für den sicheren Austausch von Dokumenten zur Verfügung zu stellen.

Ladies und Gentlemen, wir freuen uns, in Kürze eine weitere neue Funktion für Beekeeper ankündigen zu können – „Dokumente“! Oder wie wir es gern nennen: die ultimative Bibliothek für Ihre gewerblichen Mitarbeiter. Bei der neuen Funktion handelt es sich um ein sicheres Programm für das Teilen von Dateien, das jeder verwenden kann.

Lesen Sie weiter, um mehr über diese aufregende neue Beekeeper-Funktion zu erfahren.

Was ist die Dokumente-Bibliothek von Beekeeper?

Im Wesentlichen ermöglicht die Funktion „Dokumente“ den Administratoren auf Beekeeper das Teilen von wichtigen Dokumenten mit bestimmten Personengruppen. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte können innerhalb einer einfachen Ordnerstruktur nach Teams, Abteilungen oder Standorten segmentiert werden. Ihre Teams können dann unter dem neuen operativen Bereich der Registerkarte “Mehr” in ihrer Beekeeper-App auf Dokumente zugreifen.

Was sagen Kunden über „Dokumente“?

Stephanie San Juan ist Director of Strategy and Implementation bei Engage Hospitality, einem schnell wachsenden Unternehmen für Hotelmanagement mit Sitz in San Francisco. Sie und ihr Team hatten in den letzten Wochen die Möglichkeit, „Dokumente“ zu testen.

„Beekeepers Dokumente ermöglicht es uns, neue Mitarbeiter in allen Betriebsbereichen von Anfang an mit den richtigen Informationen in einem einfach zugänglichen Format zu versorgen. In den letzten zwei Jahren hat sich unsere Unternehmensgröße verdoppelt und somit ist die neue Funktion hervorragend dazu geeignet, unser weiteres Wachstum maßgeblich zu erleichtern. Unsere HR-Experten sparen außerdem Zeit, sodass sie sich auf wichtige strategische Initiativen fokussieren können.”

Wie wird die Einführung von „Dokumente“ aussehen?

In der ersten Version können Administratoren eine Ordnerstruktur erstellen und Berechtigungen dafür festlegen, wer Dokumente ansehen, Ordner bearbeiten und PDFs hochladen darf. Die Nutzer können direkt über die Registerkarte „Mehr“ auf alle benötigten Dokumente zugreifen und diese auf jedem Gerät problemlos lesen.

In „Dokumente 2.0“, welches im Sommer diesen Jahres veröffentlicht wird, planen wir, die Unterstützung für weitere Dokumenttypen, umfangreiche Vorschauen für Dokumente-Links sowie weitere Funktionen einzuführen.

Sicheres Teilen von Inhalten: Vorteile von „Dokumente“

Haben Sie schon einmal Ihren E-Mail-Eingang verzweifelt durchkämmt, alte Chat-Protokolle durchforstet oder sind einfach ziellos durch die Tiefen unorganisierter Ordner geschwommen? Haben Sie jemals über eine Stunde damit verbracht, dieses eine Dokument zu finden, das jemand im Vorbeigehen erwähnt hat, das Sie unbedingt für ein drängendes Projekt verwenden müssen? Es ist furchtbar.

Seien wir ehrlich. Wir alle waren schon einmal diese Person. Aus diesem Grund benötigen Sie eine organisierte, saubere und sichere Bibliothek, die bereits mit den bevorzugten Plattformen für die Zusammenarbeit Ihres Teams verbunden ist. Jeder kann damit problemlos auf die benötigten Dokumente zugreifen.

Sie brauchen sich nicht mehr auf die globale Suchfunktion Ihres E-Mail-Programms verlassen, um die von Ihnen benötigten Papiere zu finden. Jetzt haben Sie Zugriff auf alles an einem zentralen Ort!

Hier sind einige der Vorteile der Beekeeper Dokumente Funktion:  

• Erhöhen Sie die Abstimmung zwischen verschiedenen Teams. Bringen Sie alle auf die gleiche Linie – auch wenn sie sich auf der anderen Seite des Planeten aufhalten.
• Verbessern Sie die individuelle Produktivität. Keine sinnlosen Verfolgungsjagden mehr nach Ihren Dateien!
• Sparen Sie Zeit für Ihre gewerblichen Teams. Ihre Teams wissen immer, wo sie die aktuellsten Informationen finden, auch wenn sie keine Firmen-E-Mail-Adresse haben.
• Eliminierung der Ad-hoc-Dokumentenfreigabe auf privaten Messaging-Plattformen. Dies ist keine effektive Möglichkeit, Informationen auszutauschen, und zusätzlich noch mit massiven Sicherheitsrisiken verbunden.
• Hochladen relevanter Dokumente für standortspezifische Teams . Eine Einheitsgröße passt bei der Dokumentation von Prozessen nicht für alle.

Was macht „Dokumente“ anders?

Obwohl die Idee dieser Funktion nicht neu ist, haben wir dafür gesorgt, dass sie sich in mehrfacher Hinsicht auszeichnet.

Sehr zielgerichteter, standortspezifischer sicherer Datenaustausch

Für mobile und weit verteilte Mitarbeiter ist es wichtig, die richtigen Informationen für ihren Standort zu haben, um die betriebliche Effizienz zu gewährleisten. Die neue Funktion von Beekeeper ermöglicht es Administratoren, standortspezifische Dokumente direkt an das zuständige Team weiterzugeben, um sicherzustellen, dass immer die richtigen Verfahren eingehalten werden.

Diese Art des gezielten Datenaustauschs ist besonders hilfreich für Unternehmen der Hotellerie, die mehrere Niederlassungen und Objekte verwalten. Mit „Dokumente“ können Sie für jede Niederlassung eine spezifische Dokumentation erstellen. Diese Segmentierung ermöglicht die nahtlose Integration neuer Immobilien in bestehende Marken.

Erweiterte Zugriffsberechtigungen

Anpassbare Bearbeitungsberechtigungen sind derzeit in vielen vergleichbaren Funktionen anderer Mitarbeiter-Apps auf dem Markt nicht verfügbar. Das bedeutet, dass Nutzer nicht kontrollieren können, wer Dokumente hochladen oder die Ordnerstruktur ändern darf. Das ist wie eine Bibliothek, in der alle Besucher auch die Bibliothekare sind. Folglich wird die Situation schnell zu einem organisatorischen Chaos und der Nutzen der Funktion geht verloren.

Sind Sie daran interessiert, „Dokumente“ auszuprobieren? Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um Dokumente 2.0 zu testen!

Noch kein Beekeeper-Kunde? Fordern Sie eine kostenlose Demo an, um zu erfahren, wie Beekeeper Ihnen helfen kann, Ihre internen Abläufe zu optimieren.