Vom Azubi bis zum Geschäftsführer – schrankenlose Kommunikation bei REWE Dortmund

Egal, ob frühmorgens oder spät am Abend – die Kundschaft der über 400 Märkte, die REWE Dortmund beliefert, erwarten zu jeder Zeit ein breites Sortiment an hochwertigen und frischen Produkten. Genau das stellt das Großhandelsunternehmen mit seinem engagierten Team von rund 2.300 Mitarbeitenden sicher.

Ob in den Gängen des Tiefkühllagers, am Steuer des LKWs oder am Schreibtisch in der Verwaltung: REWE Dortmund ist rund um die Uhr im Einsatz. Doch die Vielfalt an Aufgabenbereichen, Standorten und Arbeitsmodellen erschwert es, alle Mitarbeitenden gleichermaßen einfach zu erreichen und effektiv zu kommunizieren.

Die Lösung für dieses Problem? Die „MEIN REDO-App“ von Beekeeper. Mit der mobilen Mitarbeiter-App gelang es dem Großhandelsunternehmen, als Team noch näher zusammenzurücken, hierarchiefrei zu kommunizieren und das Wir-Gefühl innerhalb des Unternehmens zu stärken.

Eine App für alle Fälle

Wann, wie und wo werde ich eingesetzt? Diese Frage war für die Mitarbeitenden von REWE Dortmund vor der Einführung der Beekeeper-App im Jahr 2018 gar nicht so leicht zu beantworten. Denn es mangelte an einer zentralen Verteilungsstelle für Dienstpläne. Aber nicht nur bei Einsatzplänen, sondern auch bei allgemeinen Neuigkeiten und wichtigen Informationen rund um das Unternehmen war die interne Kommunikation erschwert. Das lag vor allem daran, dass ein Großteil der Mitarbeitenden bei REWE Dortmund operativ und somit ohne Bildschirmarbeitsplatz, oftmals auch in Schichtarbeit sowie an wechselnden Standorten tätig  ist.

Genau hier gerieten die bisherigen Kommunikationswege über E-Mails, schwarze Bretter, Mitarbeiterzeitschrift und Inforunden bei Vorgesetzten an ihre Grenzen. „Zwei Drittel der Mitarbeitenden konnten wir weder schnell noch effektiv erreichen. Deshalb haben wir irgendwann beschlossen: ‚Wir brauchen ein Tool, mit dem das unkompliziert möglich ist!’“, berichtet Annika Amshove, Referentin für Unternehmenskommunikation bei REWE Dortmund. Denn nicht nur für das Verbreiten von Informationen, sondern auch für den Austausch der Mitarbeitenden untereinander gab es keinen geeigneten Kanal.

Digitaler, moderner, flexibler!

Wie gelingt es also zeit- und ortsunabhängig alle Mitarbeitenden, vom Lager bis hin zur Verwaltung, effektiv zu erreichen? Die anfängliche Idee eines Intranets geriet nach der Entdeckung von Beekeeper schnell in den Hintergrund: „Die MEIN REDO-App ist im Vergleich digitaler, moderner und flexibler. Bei einem Intranet bräuchten wir wieder ein Tool oder ein festes Gerät.

Der Vorteil bei der App ist, dass man sie immer und überall nutzen kann, wie man möchte – ich kann sie zum Beispiel auch auf dem Weg zur Arbeit während der Bahnfahrt öffnen und mit ihr arbeiten“, so Annika Amshove. Schnell war demnach die Entscheidung für die mobile Mitarbeiter-App von Beekeeper getroffen.

Beekeeper bei REWE Dortmund: Vom Redaktionsteam bis zur Testgruppe

Aller Anfang ist schwer! Um der neuen App den Weg ins Unternehmen zu erleichtern und für ideale Startbedingungen zu sorgen, entwickelte REWE Dortmund eine clevere Strategie. Aus den unterschiedlichen Fachbereichen bildete sich ein Redaktionsteam, dass die Einführung der App unterstützte. Das Ziel hierbei war es, die jeweiligen Teams zu motivieren, die App aktiv zu nutzen und als Kontaktperson zur Verfügung zu stehen. „Oft gibt es im ersten Moment eine Distanz dem Neuen gegenüber, aber wenn man dann weiß ‚Meine Kollegin aus dem Team kennt sich schon ein bisschen besser damit aus‘ gibt es weniger Berührungsängste“, erklärt Annika Amshove. „Wir wollten über das Redaktionsteam auch für regelmäßigen Input sorgen, weil es für uns wichtig war, dass in der App etwas passiert – sonst kann es schnell langweilig werden.“

Zusätzlich zum Redaktionsteam wurden 100 bereitwillige Mitarbeitende ins Boot geholt, um die App vor dem Launch ausgiebig zu testen. Wie poste ich Beiträge? Wie starte  ich eine Umfrage? Wie funktioniert das mit den Fotos? „Das war Learning by Doing – und als wir dann gestartet sind, hatten wir bereits 100 Personen  aus der Testgruppe, die sich in der App auskannten und bei Fragen zur Verfügung standen“, berichtet Beatrix Eichbaum, Referentin für Unternehmenskommunikation bei REWE Dortmund.

Vorhang auf für die MEIN REDO-App

Nach dem intensiven Vortest galt es nun, die restliche Belegschaft zu überzeugen. In den erfolgreichen Kick-off der MEIN REDO-App bei REWE Dortmund sind viel Planung und Zeit geflossen. Bei einer großen Mitarbeiterveranstaltung wurde die App mit Infostand und Erklärvideo erstmals der gesamten Belegschaft vorgestellt. 

Zu Beginn war das Redaktionsteam noch stärker involviert, inzwischen hat sich Beekeeper bei REWE Dortmund so etabliert, dass die Mitarbeitenden sich auch so über die Plattform austauschen. „Die Nutzung hat sich schnell gewandelt und viele Mitarbeitenden haben sich schließlich getraut“, verrät Annika Amshove. „Unser Ziel ist natürlich eine hundertprozentige User-Rate, sodass alle in der App aktiv sind. Das ist ein ambitioniertes Ziel, aber wir sind schon sehr, sehr nah dran“, ergänzt Beatrix Eichbaum.

Austausch, Feedback, Miteinander

Welche Mehrwerte zieht REWE Dortmund aus der Nutzung der App? Ein zentraler Aspekt ist das Stärken des Zusammenhalts im Unternehmen und des kollegialen Austauschs. Dabei gilt: Alle machen mit! „Wir werben besonders dafür, dass sich alle Mitarbeitenden befähigt fühlen, Beiträge zu posten. Es kann, soll und wird in alle Richtungen kommuniziert. Wir alle können mit dem Geschäftsführer sprechen, es können sich aber auch Azubis nur unter sich austauschen. Das fördert das Miteinander und hilft dabei, hierarchische, mentale Schranken aufzulösen“, so Beatrix Eichbaum.

Und das Konzept geht auf. So finden neben digitalen Dienstplänen, Störmeldungen aus der IT, Informationen zu Baumaßnahmen oder Neueröffnungen von Märkten eben auch privatere Anliegen ihren Platz  in der App. „Beispielsweise sehen wir auch Mitarbeitende, die sich über den Beruf hinaus für etwas Soziales engagieren und das in der App mit Kolleginnen und Kollegen teilen oder dazu aufrufen, mitzumachen“, berichtet Aileen Graw, Leiterin der Unternehmenskommunikation bei REWE Dortmund.

Darüber hinaus nutzt REWE Dortmund die Beekeeper-Plattform, um Probleme der Mitarbeitenden zu erfassen und anzugehen. „Es war uns sehr wichtig, dass wir eben nicht immer nur Infos einstellen, sondern dass wir auch Feedback zurückbekommen“, betont Beatrix Eichbaum. So wurden die Fahrerinnen und Fahrer in gezielten Umfragen angesprochen, wie man ihre Schichtplanung verbessern könne und was ihnen bei der Ausführung ihrer Arbeit helfen würde. Dieser kontinuierliche Feedbackprozess ermöglicht es, gezielt Verbesserungen zu realisieren und den Arbeitsalltag für alle Beteiligten zu optimieren.

Alles an einem Ort 

Die Nutzung von Beekeeper ist zwar nicht verpflichtend, alle entscheidenden Dokumente finden die Mitarbeitenden auch auf anderem Wege. Aber nirgends so gebündelt wie in der App: Ob Seminarkatalog, Menüplan oder Gehaltsabrechnung – alles ist hier digital, aktuell und sofort verfügbar. Und das von überall aus und für wirklich alle Mitarbeitenden. Das spart vor allem eines: Zeit. „Wir haben es jetzt natürlich 1000x einfacher: Wir müssen nicht mehr beraten und überlegen, wie wir die Teams am besten erreichen“, berichtet Aileen Graw.

Dies gilt allgemein für sämtliche interne Kommunikationsprozesse, speziell aber auch für die Digitalisierung der Dienstpläne, die REWE Dortmund seit 2023 mithilfe von Beekeeper implementiert hat. Hierin liegt ein ganz besonderer Mehrwert für die Mitarbeitenden. Die Frage „Wann, wie und wo werde ich eingesetzt?“ lässt sich nun ganz einfach jederzeit mit einem schnellen Blick in die App beantworten. Das erleichtert allen Beteiligten die Arbeit – sowohl den Fachbereichen, die die Schichten einteilen und kommunizieren müssen, als auch denjenigen, die sie ausführen.

Digital in die Zukunft

Das schnelle und effiziente Erreichen aller Mitarbeitenden, ein kollegiales Miteinander, die Optimierung von Arbeitsprozessen durch direktes Feedback sowie große Zeiteinsparungen bei allen internen Kommunikationsabläufen –  REWE Dortmund hat mit der Implementierung der Beekeeper-App die richtige Entscheidung getroffen. Beatrix Eichbaum spricht daher eine klare Empfehlung aus: „Wenn Unternehmen ganz einfach alle Mitarbeitenden erreichen, kollegialen Austausch fördern und einen Raum schaffen möchten, wo Meinungs- und Redefreiheit herrscht, wo der Austausch über alle Hierarchien hinweg stattfindet, dann ist dies einfach das ‚Tool-to-have‘ für alle, die sich digital aufstellen wollen.“

Auch in die Zukunft blickt REWE Dortmund damit zuversichtlich. Mit einem Tool wie Beekeeper positioniert sich das Großhandelsunternehmen als moderner und digitaler Arbeitgeber. „Die App ist ein gutes Aushängeschild, weil wir mit der Zeit gehen und uns attraktiv für neue Mitarbeitende positionieren. Die junge Generation wächst mit den digitalen Tools und Medien auf. Das ist auf jeden Fall ein absoluter zusätzlicher Mehrwert der App“, resümiert Beatrix Eichbaum.

Über REWE Dortmund

REWE Dortmund SE & Co. KG ist ein Gemeinschaftsunternehmen der REWE Dortmund und der REWE Group mit Hauptsitz in Dortmund-Asseln. Das Absatzgebiet der knapp 400 Supermärkte ist Nordrhein-Westfalen – dabei bilden das Ruhrgebiet, der Niederrhein sowie das Sauer- und Münsterland die Schwerpunkte. Betrieben werden die Märkte hauptsächlich von selbstständigen Kaufleuten. Ein besonderes Interesse gilt der Vermarktung von Produkten aus der Region, um die heimische Wirtschaft zu unterstützen, lokale Arbeitsplätze zu sichern und Transportwege möglichst kurz zu halten.