Schichtplanung online: Wie Sie mit digitalen Tools einen Schichtplan erstellen

Schichtplanung mittels Excel-Tabelle ist oft mühsam: Tabellen müssen immer wieder auch manuell befüllt und komplizierte Formeln aufgestellt werden. Wirklich übersichtlich ist dabei weder die Schichtplanung an sich, noch der fertige Dienstplan. 

Vor allem in jungen Unternehmen gehört diese veraltete Art der Schichtplanung bereits der Vergangenheit an. Denn mit der passenden Schichtplanungs-Software spart das Erstellen und Verwalten eines Dienstplans online viel Zeit und Mühe. Noch einfacher wird die Schichtplanung über Apps, die sowohl am PC als auch mobil über das Smartphone abrufbar sind. Interessant sind diese gerade für Ihre Mitarbeitenden im Außeneinsatz oder Frontline-Teams ohne festen Arbeitsplatz. Unabhängig von der Branche bedeutet die online Schichtplanung einen deutlich geringeren Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand – für kleine Unternehmen ebenso wie für Global Player. 

Welche Regelungen es bei der Schichtplanung online zu beachten gilt und wie Ihnen Softwares sowie mobile Anwendungen das Erstellen eines Dienstplans erleichtern, erfahren Sie in diesem Artikel.

Schichtplanung: Was bedeutet das eigentlich? 

‚Schichtplanung‘ ist als Werkzeug der Personalplanung zu verstehen, das die Erstellung eines normalerweise festen Ablaufs von unterschiedlichen Schichtfolgen, der sich nach einer oder mehreren Wochen wiederholt, beschreibt. Die Schichtplanung online dient dazu, Mitarbeitenden an bestimmten Tagen und Arbeitszeiten eine bestimmte Schicht zuzuweisen. Je nachdem, welche Schichtmodelle in einem Unternehmen verwendet werden, passt sich auch Umfang und Aufwand der Schichtplanung an.  

In der Regel legen Betriebsrat und Arbeitnehmervertretung vorab Rahmenbedingungen für die Schichtplanung fest und haben auch stets Mitspracherecht. Zudem müssen gesetzliche Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zur werktäglichen Höchstarbeitszeit, zu Ruhepausen sowie -zeiten und zur Nachtarbeit beachtet werden. 

Übrigens: Ein Dienstplan, der als Oberbegriff auch Schichtpläne inkludiert, ist aus rechtlicher Perspektive eine Urkunde. Das bedeutet, dass Einträge und nachträgliche Änderungen zweifelsfrei nachvollziehbar sein müssen. 

So gehen Sie bei einem Online Schichtplan am besten vor

Sie erstellen Ihre Schichtplanung, wissen aber nicht, womit Sie beginnen sollen? Damit Sie am Ende einen guten und durchdachten Schichtplan in den Händen halten, sollten Sie folgende sechs Schritte nach und nach abhaken: 

1. Unternehmen und Mitarbeitende analysieren: In einem Workshop können Sie mit verantwortlichen Führungskräften verschiedene Unternehmens- und Mitarbeiterdaten in den Fokus rücken. Schauen Sie sich beispielsweise Tarifverträge, verschiedene Produktionsabläufe, die Mitarbeiterstruktur sowie deren Qualifikationen genauer an. Diese Fakten benötigen Sie für die Schichtplanung.
   
2. Daten auswerten: Falls Sie bereits mit Verfahren wie People Analytics oder ähnlichem arbeiten, können Sie zudem eine Datenanalyse durchführen: Wann benötigen Sie wie viele Mitarbeitende? Erstellen Sie Tages-, Wochen-, sowie Jahresprofile.
   
3. Erstellung eines Schichtplans: Je nachdem, welchen Bedarf Sie in Ihrem Unternehmen ausgemacht haben, können Sie nun einen ersten Entwurf Ihrer Schichtplanung erstellen. Arbeiten Sie verschiedene Varianten aus, beispielsweise mit und ohne Reservebesetzung oder eine unterschiedliche Anzahl an Schichtgruppen.
   
4. Abstimmung über Varianten: Organisieren Sie einen weiteren Workshop, in dem Sie andere Entscheider über die verschiedenen Varianten abstimmen lassen. Wählen Sie den Favoriten für Ihre zukünftige Schichtplanung.
   
5. Ausarbeitung der Details: Ist ein ideales Schichtmodell gefunden, geht es an die konkrete Ausarbeitung der Schichtplanung. Behalten Sie dabei individuelle Wünsche Ihrer Mitarbeitenden, Urlaubszeiten, Betriebsstillstände oder unvorhersehbare Ereignisse im Hinterkopf.
   
6. Umsetzung und Implementierung: Präsentieren Sie auf einer Veranstaltung Ihren Führungskräften und Mitarbeitenden die neue Schichtplanung.

Schichtplanung online: Diese Funktionen machen einen guten Schichtplaner aus

Bevor Sie Ihre Schichtplanung im Unternehmen auf eine Software oder Anwendung umstellen, sollten Sie sich über die notwendigen Eigenschaften und Funktionen Ihres Hilfsmittels informieren. Welche Faktoren sind für Ihre Branche unerlässlich? Gibt es Funktionen, auf die Sie als Arbeitgebender besonders großen Wert legen? 

Flexibilität für alle in der Schichtplanung

Mitarbeitende müssen nicht nur einen transparenten Dienstplan erhalten, sondern am besten auch flexibel über diesen mitentscheiden können. Werden die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden in die Schichtplanung integriert, fühlen diese sich nicht nur wertgeschätzt, sondern arbeiten gleichzeitig motivierter, um die Unternehmensziele zu erreichen. 

Digitale Tools ermöglichen eine deutlich flexiblere Schichtplanung und räumen Ihren Mitarbeitenden ein Mitspracherecht ein: Dienste können kurzfristig mit einem Klick getauscht werden und die Kommunikation mit Vorgesetzten sowie Kolleginnen und Kollegen wird erleichtert. 

Schichtplanung-Essential: Pausen & Urlaub

Häufige Fehler in der Dienstplanung sind vergessene gesetzlich vorgeschriebene Ruhepausen und -zeiten. Arbeiten Ihre Mitarbeitenden mehr als sechs Stunden pro Schicht, müssen Sie eine 30-minütige Ruhepause in den Schichtplan integrieren. Bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit erhöht sich die Pause auf 45 Minuten. 

Sie als Arbeitgebender haben zudem die Pflicht, die Schichtplanung so zu gestalten, dass Mitarbeitende nach einer Schicht mindestens elf Stunden Ruhezeit haben, bevor Sie die nächste antreten. Zudem müssen Mitarbeitende mindestens einen freien Tag pro Woche haben. Auch Urlaubszeiten sollten in digitalen Tools für die Schichtplanung berücksichtigt werden können.

Schichtplanung Online: Überstunden berücksichtigen

Je besser Ihr Schichtplanungs-Tool, desto besser und zufriedenstellender ist auch der Dienstplan für Ihre Mitarbeitenden. Eine gute Software oder Anwendung zur Schichtplanung sollte Ihnen auf alle Fälle auch einen Überblick über die Überstunden einzelner Arbeitnehmenden geben, damit Sie im nächsten Planungsprozess auf einen Ausgleich achten können. 

Arbeitszeiterfassung & Schichtplanung

Mittlerweile müssen Arbeitgebende nicht nur abgeleistete Überstunden ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen, sondern auch Beginn, Ende sowie Pausenzeiten des Arbeitstags. Das soll dazu beitragen, dass Frontliner und Schreibtischarbeitende ihre Arbeitszeiten im Überblick behalten und keine gesundheitlichen Risiken entstehen. 

Konflikte bei der Schichtplanung erkennen

Ein Frontliner beendet Dienstagmorgen eine anstrengende Nachtschicht und soll am Mittwochvormittag wieder die Kollegen vor Ort unterstützen? Das ist rechtlich nicht erlaubt, da Arbeitnehmende nach jeder Schicht mindestens elf Stunden Ruhepause benötigen. Bei manuellen Verfahren und Schichtplanung ohne Software kann es schnell zu derartigen Fehlern kommen. 

Softwares erkennen diese Konflikte in der Schichtplanung dagegen automatisch und machen Sie direkt auf diese Inkongruenz aufmerksam. Dadurch wird die Dienstplanung weniger fehleranfällig. 

Schichtplanung visuell & transparent darstellen

Eine gute Anwendung oder Software für Schichtplanung muss die Möglichkeit bieten, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden transparent und visuell klar darzustellen. Wer die Schichtplanung digital organisiert, reduziert Missverständnisse deutlich: Arbeitnehmende erhalten meist nur ihren eigenen Dienstplan mit allen Informationen wie Einsatzort, Zeiten, Material und Co. 

Rechtliche Voraussetzungen für die Schichtplanung online

Natürlich gibt es viele gesetzliche Vorgaben, die den Arbeitseinsatz Ihrer Mitarbeitenden, also den Inhalt des Dienstplans, regeln. Dazu zählen beispielsweise das Arbeitszeitgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz sowie das Mutterschutzgesetz. 

• Mitarbeitende dürfen nur acht Stunden am Tag arbeiten, in Ausnahmefällen kann auf zehn Stunden erhöht werden (§ 3 ArbZG)
• Feste Ruhepausen müssen eingehalten werden: Bei mehr als sechs Stunden Arbeit 30 Minuten, bei über neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG)
• Nach täglicher Arbeitszeit muss Ruhezeit von mindestens 11 Stunden erfolgen (§ 5 ArbZG)
• Bei Nachtarbeit zwischen 23 Uhr abends und sechs Uhr morgens: Lohnzuschlag oder Freizeitausgleich (§ 6 ArbZG)
• Jugendliche dürfen nur zwischen sechs Uhr und 20 Uhr arbeiten (§ 14 Abs. 1 JArbSch)
• Für werdende und stillende Mütter ist Nachtarbeit (20:00 Uhr – 6:00 Uhr) unzulässig (§ 8 Abs. 1 MuSchG)

Dennoch gibt es auch rechtliche Voraussetzungen, die den Prozess der Schichtplanung genauer bestimmen. 

Schutz personenbezogener Daten bei Online Schichtplan

Der Datenschutz nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDGS) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geben beispielsweise genauere Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten vor. Werden Dienstpläne in Unternehmen noch immer analog gestaltet und klassisch öffentlich ausgehängt, werden dabei die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeitenden verletzt. Die Weitergabe personenbezogener Daten (Klarname, Arbeitszeit, Abwesenheiten, Fortbildungen, Überstunden) an Dritte ist nämlich ohne die Zustimmung der betroffenen Person nicht rechtens. Wird die Schichtplanung zusätzlich abfotografiert, wird der Fall zusätzlich problematisch. Achten Sie also darauf, dass Ihre Mitarbeitenden der Veröffentlichung des Dienstplans ausdrücklich zustimmen oder verwenden Sie Pseudonyme sowie Anonymisierungsstrategien, um private Daten zu verbergen. 

Abhilfe verschafft übrigens die Schichtplanung online: Über Software oder Anwendungen werden Ihren Mitarbeitenden nur der jeweils eigene Schichtplan ausgespielt – sie haben weder Zugriff auf die Schichtplanung der Kolleginnen und Kollegen, noch auf deren personenbezogene Daten. 

Was passiert, wenn gegen die gesetzlichen Auflagen verstoßen wird?

Verstößt Ihre Schichtplanung gegen rechtliche Vorgaben, ist dies eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Kommt es zu wiederholten Verstößen oder wird gar ein Mitarbeitender bzw. dessen Gesundheit gefährdet, kann sogar eine Freiheitsstrafe auf Sie zukommen. 

Vorteile der Schichtplanung online 

Online-Schichtpläne ermöglichen eine übersichtliche Planung, bei der die individuellen Verfügbarkeiten und Abwesenheiten der Mitarbeitenden flexibel eingetragen werden können. 

Für Sie als Arbeitgebender ist die Schichtplanung per Software oder App vor allem interessant, da Sie Abläufe und Strukturen vereinfachen und somit effizienter gestalten können. Beispielsweise können Sie durch die integrierte Zeiterfassung die Arbeitszeiten ihrer Angestellten problemlos nachvollziehen. Zudem können Zeiten dann ausgewertet und je nach Software als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden. 

Um die Effizienz zu verbessern, können Mitarbeitende mit einer Software für die Schichtplanung besser in die Planung integriert werden, indem sie die Möglichkeit haben, über Nachrichten-Funktionen Schichten untereinander zu tauschen, ihre Urlaubsplanung einzubeziehen sowie für offene Schichten ihre Verfügbarkeit einzutragen. Durch unterschiedliche Zugriffsrechte regeln Sie ganz nach Wunsch, wie viel Einfluss Mitarbeitende auf den Dienstplan haben.

All-in-one-Lösung: So funktioniert die Schichtplanung mit Beekeeper

Sie suchen nach einer All-in-one-Lösung für die digitale Schichtplanung in Ihrem Betrieb? Beekeeper ist eine zentrale Plattform für Frontline-Unternehmen, die Kommunikation, Dienstplanung, Personalmanagement und Co. in einer App vereint.

Beekeeper: Einfache, flexible Schichtplanung 

Mit Beekeeper ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden nicht nur eine flexiblere, individuelle Schichtplanung, sondern erleichtern sich selbst sowohl inhaltlich als auch rechtlich die Erstellung eines Dienstplans: Wird einer Ihrer Frontliner aus Versehen für zwei aufeinanderfolgende Schichten eingetragen oder ein Dienst nicht besetzt, macht Sie die App auf Inkongruenzen aufmerksam. Mitarbeitende können über Beekeeper zusätzlich ihre individuellen Verfügbarkeiten und Abwesenheiten notieren, sodass Sie diese direkt in der Schichtplanung online berücksichtigen können. 

Bei der Schichtplanung unterstützen Sie individualisierbare Schichtplan-Vorlagen sowie eine Wiederholfunktion bei gleichbleibenden Schichten. Mit der Drag-and- Drop-Funktion können einfach und schnell Änderungen bei Ausfällen vorgenommen werden. 

Immer up to date dank Push-Benachrichtigungen  

Schichtpläne veröffentlichen Sie mit Beekeeper je nach Branche als Wochen- oder Monatspläne mit wenigen Klicks und erreichen garantiert jeden Ihrer Frontliner. Die Mitarbeitenden werden per Push-Benachrichtigung oder E-Mail über aktualisierte bzw. neue Schichtpläne informiert. 

Mitarbeitende erhalten außerdem lediglich ihren individuellen Schichtplan – völlig datenschutzkonform – direkt auf das Smartphone. Dieser aktualisiert sich bei Änderungen in Echtzeit. So kann nicht in der Zeile verrutscht und versehentlich der Dienst eines Anderen übernommen werden. Auch Abwesenheiten, Krankheitsfälle und Feiertage werden über die App angezeigt.

Einfacher Schichttausch mit einem Klick

Beekeeper bietet Ihren Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit, Schichten mit Kolleginnen und Kollegen zu tauschen oder bei kurzfristigen Änderungen spontan umzuplanen. Mit nur wenigen Klicks werden Schichtänderungen bei den Vorgesetzten via App angefragt und wiederum innerhalb kürzester Zeit autorisiert. Über Änderungen des Schichtplans wird jeder betroffene Mitarbeitende per Push-Nachricht direkt aufs Smartphone auf dem Laufenden gehalten. 
Auch die Arbeitszeiterfassung kann in die Schichtplanung integriert werden. So haben nicht nur Sie, sondern auch jeder Mitarbeitende das jeweilige Zeitkontingent im Blick. Da Ihre Arbeitnehmenden die Arbeitszeiten über Beekeeper tracken können, haben Sie gleichzeitig ein valides Zeiterfassungs-Dokument, das die Daten akribisch notiert.

Implementierung Schichtplanung per App oder Software: So einfach geht’s 

Sie nutzen bereits ein anderes digitales Tool zur Schichtplanung? Kein Problem! Beekeeper kann als zentrale Plattform für Mitarbeitende mit und ohne PC-Zugriff sowohl für die interne Kommunikation als auch für die Online-Schichtplanung genutzt werden. Die Integration für Schichtverwaltung ermöglicht den Import von Excel-Dienstplänen sowie die Integration mit UKG Ready oder UKG Dimensions sowie weiteren Schichtplanungssystemen und stellt allen Mitarbeitenden ihre personalisierten Dienstpläne mobil zur Verfügung.

Dies ist beispielsweise in der Produktion, bei Außeneinsätzen, im Gesundheitswesen oder in der Hotellerie für Mitarbeitende ohne dauerhaften PC-Arbeitsplatz eine echte Unterstützung, da sie sich jederzeit von überall aus über Schichtplanänderungen oder getauschte Dienste informieren können. Eine Schichtplanung online erleichtert zudem Arbeits- sowie Abstimmungsprozesse und beugt Missverständnissen vor: Unternehmen und Mitarbeitende nehmen Aktualisierungen in Echtzeit und im gegenseitigen Austausch vor.

Fazit: Schichtpläne online

Als Arbeitgebender gehört es zu Ihren Aufgaben, regelmäßig Schichtpläne zu gestalten? Dann setzen Sie auf digitale Lösungen wie Software oder Apps – diese sind deutlich weniger fehleranfällig und machen Ihre Schichtplanung effizienter. 

Mit Anwendungen wie Beekeeper lassen sich viele nützliche Add-ons wie eine Zeiterfassung für Mitarbeitende oder Kommunikation in Echtzeit integrieren, die das Tauschen von Schichten vereinfacht und mehr Flexibilität verspricht. Außerdem kommt es zu weniger Missverständnissen, da jedem Mitarbeitenden lediglich der individuelle Dienstplan angezeigt wird – und nicht ein Dokument, das die Schichtplanung des gesamten Unternehmens umfasst. 

Damit gehen Sie außerdem auch in Sachen Datenschutz auf Nummer sicher: Personenbezogene Daten bleiben geschützt und die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden somit ebenfalls. 

Sie sind auf der Suche nach einer digitalen All-in-one-Lösung für Ihre Dienstplanung? Hier erfahren Sie mehr über die flexible Schichtplanung online mit Beekeeper!