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Schichtmodelle im Unternehmen oder klassische 9-to-5-Arbeit? Vor allem in Frontline-Branchen gehört Schichtarbeit zum Arbeitsalltag für Millionen von Arbeitnehmenden, beispielsweise in der Produktion, im Gesundheitswesen oder im Einzelhandel. Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht verlangen nicht nur den Mitarbeitenden körperlich sowie psychisch einiges ab, sondern erfordern zudem eine vorausschauende Planung und intensive Kommunikation seitens des Unternehmens.
Welche Vor- und Nachteile Schichtmodelle für Sie als Arbeitgeber haben, wie die unterschiedlichen Schichtsysteme funktionieren und warum es für Unternehmen im Schichtbetrieb essentiell ist, digitale Tools für die Schichtplanung zu verwenden, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was sind Schichtmodelle?
Der Begriff ‚Schichtmodelle‘ beschreibt die verschiedenen Muster sowie Möglichkeiten, Arbeitsschichten innerhalb eines Tages, einer Woche oder eines Monats festzulegen. Arbeitsstunden einzelner Mitarbeitenden werden anhand verschiedener Schichtsysteme eingeteilt und in einem Schichtplan notiert.
Der deutsche Gewerkschaftsbund zählt die Schichtarbeit zu den sogenannten „atypischen Arbeitszeitformen“, die „nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts“ dann vorliegt, „wenn mehrere Beschäftigte sich an einem Arbeitsplatz nach geregelter zeitlicher Reihenfolge abwechseln“. Welches Schichtmodell sich für ein Unternehmen am besten eignet, ist abhängig von den verschiedenen Anforderungen innerhalb eines Betriebs oder Branche – beispielsweise zählen saisonale Schwankungen oder die Anzahl der verfügbaren Mitarbeitenden pro Schicht dazu.
Schichtmodelle basieren häufig auf sogenannten ‚Wechselschichten‘, einer besonderen Form der Schichtarbeit, in der sich die Arbeitszeit eines Arbeitnehmenden dauerhaft rhythmisch verändert. Die Arbeit wird somit immer zu wechselnden Zeiten, beispielsweise in Früh- oder Spätschicht oder Früh-, Spät- und Nachtschicht ausgeübt.
Wozu braucht es verschiedene Schichtmodelle?
Schichtmodelle braucht es vor allem in Branchen, in denen die Normalarbeitszeit an Werktagen zur jeweils gleichen Zeit nicht ausreicht, um einerseits unternehmerische Zielvorgaben zu erreichen oder andererseits eine durchgehende Versorgung zu gewährleisten. Dazu gehören Branchen wie das produzierende Gewerbe oder das Gesundheitswesen, die ausschließlich über Schichtarbeit funktionieren.
Betriebe können so Arbeitsprozesse effizient am Laufen halten, Zeit und Kosten einsparen oder eine verlässliche Betreuung und Versorgung rund um die Uhr gewährleisten. Allerdings passt nicht jedes Schichtmodell zu jeder Branche – das Unternehmen samt seiner spezifischen Anforderungen bestimmt über das Schichtsystem. Beispielsweise arbeiten produzierende Betriebe nach anderen Schichtfolgen als Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen.
Welche Schichtmodelle gibt es?
Je nachdem, welchem Gewerbe Ihr Unternehmen nachgeht, eignen sich unterschiedliche Schichtmodelle. Bevor Sie sich für ein Schichtsystem entscheiden, sollten Sie einige basale Fragen klären: Zu welchen Zeiten muss im Betrieb unbedingt gearbeitet werden? Gibt es saisonale Schwankungen? Wie viele Mitarbeitende stehen für die Verteilung der Schichten zur Verfügung? Und welche gesetzlichen Vorgaben müssen eingehalten werden?
Grundsätzlich können Arbeitsschichten drei unterschiedlichen Schichtmodellen zugeordnet werden, die nach verschiedenen Kriterien unterschieden werden: nach Durchlaufzeit, Anzahl der Schichten oder rollierenden Systemen.
1. Schichtmodelle nach Durchlaufzeit
Die erste Kategorie beschreibt die Schichtarbeit anhand ihrer Durchlaufzeit. Hier können wiederum drei Unterkategorien ausgemacht werden:
Vollkontinuierliches Schichtmodell
Wie der Titel bereits vermuten lässt, handelt es sich bei dem vollkontinuierlichen Schichtmodell, auch ‚Vollkonti‘ genannt, um Schichten, die rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag und sieben Tage pro Woche laufen. Normalerweise werden Mitarbeitende dabei in drei Schichten – Früh-, Spät- und Nachtschicht – eingeteilt. Teilweise gibt es eine zusätzliche Tagschicht, die die Früh- und Spätschicht unterstützt.
Da festgelegte Ruhezeiten berücksichtigt werden müssen und Mitarbeitende täglich nur acht Stunden arbeiten dürfen, muss ein Unternehmen im vollkontinuierlichen Schichtbetrieb mindestens drei Schichten zu je acht Arbeitsstunden festlegen. Dieses Schichtmodell findet sich vor allem in Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern und teilweise auch im produzierenden Gewerbe.
Teilkontinuierliche Schichtmodell – mit Nachtarbeit
Das teilkontinuierliche Schichtmodell mit Nachtarbeit geht ebenfalls von 24 Stunden Arbeit pro Tag aus, allerdings meist nur fünf Tage in der Woche. Im Gegensatz zum vollkontinuierlichen Schichtmodell gibt es also freie Tage, beispielsweise am Wochenende oder an anderen Tagen in der Woche. Eingeteilt werden die Schichten – aus gleichen Gründen – ebenfalls in Früh-, Spät- und Nachtschicht.
Dieses Modell kommt vor allem in Frontline-Branchen wie dem produzierenden Gewerbe zum Einsatz.
Teilkontinuierliche Schichtmodell – ohne Nachtarbeit
Im Vergleich zum teilkontinuierlichen Schichtmodell mit Nachtarbeit wird im teilkontinuierlichen Schichtmodell ohne Nachtarbeit nicht 24 Stunden am Tag gearbeitet. Meist entfällt die Nachtschicht, der Betrieb ist allerdings an beliebig vielen Tagen in der Woche geöffnet.
Eingesetzt wird diese Art der Schichtarbeit beispielsweise im öffentlichen Verkehr wie Bahnhöfen oder Flughäfen.
2. Schichtmodelle nach Anzahl
Das zweite Kriterium, nach dem Schichtmodelle eingeteilt werden, ist die Anzahl der verschiedenen Schichten. Fünf Unterkategorien können ausgemacht werden:
2 Schicht System
Hier ist der Name Programm: Das 2 Schicht Modell besteht aus zwei aufeinanderfolgenden Schichten und kommt somit häufig im Kontischichtsystem ohne Nachtarbeit zum Einsatz. Durch die Beschränkung auf zwei Schichten muss auf eine Nachtschicht verzichtet werden, um Ruhepausen und gesetzliche Höchstarbeitszeiten zu berücksichtigen. Normalerweise wechseln Arbeitnehmende wöchentlich zwischen Früh- und Spätschicht.
Häufig arbeitet der Einzelhandel im 2 Schicht System, um die langen Öffnungszeiten abzudecken.
3 Schicht System
Im 3 Schicht System arbeiten Unternehmen, die mindestens drei Schichten zu jeweils acht Stunden Arbeitszeit benötigen – also im Früh-, Spät- und Nachtdienst arbeiten. Das sind Betriebe, die im Kontischichtsystem (vollkontinuierlich oder teilkontinuierlich mit Nachtarbeit) arbeiten. Arbeitnehmende haben in der Regel zwei Ruhetage, bevor sie in eine neue Schicht wechseln.
4 Schicht System
Produziert ein Unternehmen rund um die Uhr oder gibt es tarifvertraglich festgelegte spezielle Arbeitszeiten, die nicht mit einem Drei-Schicht-System umsetzbar sind, greifen Betriebe auf 4 Schicht Modelle zurück.
Stellt ein Unternehmen beispielsweise von klassischer Wochenarbeit auf 24/7-Produktion um, kann dies mit einem 3 Schicht System nicht abgebildet werden, da somit 56 Wochenarbeitsstunden pro Schichtgruppe anfallen würden. Das verstößt gegen die Höchstarbeitszeit. Wird der Betrieb auf vier Schichtgruppen ausgedehnt, reduziert sich die Wochenarbeitszeit pro Schichtgruppe auf 42 Stunden.
5 Schicht System
Muss die wöchentliche Arbeitszeit einer Schichtgruppe weiter reduziert werden, kann auf den 5 Schicht Betrieb umgestellt werden. Das bringt für Arbeitgebende große Vorteile mit sich: Arbeitet ein Arbeitnehmender vertraglich 40 Stunden, leistet aber durch ein 5 Schicht Modell nur 35 Wochenstunden ab, sammeln sich sogenannte ‚gewollte Minusstunden‘ an. Diese können wiederum in Reserveschichten oder Bringschichten flexibel eingesetzt werden, beispielsweise in der Urlaubszeit oder wenn andere Mitarbeitende erkranken. Betriebe können dadurch spontaner auf Veränderungen reagieren. Auch für die Arbeitnehmenden ergeben sich Vorteile: Sie können beispielsweise ihre Arbeitszeit flexibler gestalten.
Zum Einsatz kommt das 5 Schicht Modell vor allem in Frontline-Branchen, die unter dem Fachkräftemangel leiden, auf Arbeitszeiterfassung basieren und mitarbeiterfreundliche Schichtsysteme bevorzugen müssen, beispielsweise Krankenhäuser.
15 Schicht Modell oder 21 Schicht Modell
Sind Ihnen die Bezeichnungen ‚15 Schicht Modell‘ oder ‚21 Schicht Modell‘ schon einmal begegnet? Diese beschreiben die Anzahl an Schichten, die in einer Arbeitswoche im Betrieb eingeplant werden. Arbeitet ein Unternehmen von Montag bis Freitag, gibt es bei einem 15 Schicht Modell drei Schichten pro Arbeitstag. Für Vollkonti-Schichtsysteme wird wiederum zum 21 Schicht System gegriffen.
3. Rollierende Schichtsysteme
Die dritte Kategorie der Schichtmodelle ist das rollierende Schichtsystem. Ziel ist hierbei laut Gabler Wirtschaftslexikon, „[d]urch einen rollierenden freien Tag […] Betriebszeit und individuelle Arbeitszeit“ zu entkoppeln. Durch eine rollierende Wochenarbeit kann Arbeitszeit also fairer verteilt werden, beispielsweise unter Einbeziehung des Samstags als Arbeitstag.
Vorwärts rollierendes Schichtsystem
Vorwärts rollierende Schichtsysteme gehen von der Schichtfolge Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht aus. Der vorwärts gerichtete Schichtwechsel passt am besten zum natürlichen Tag-Nacht-Rhythmus der Arbeitnehmenden und hat somit weniger negativen Einfluss auf Gesundheit und Psyche der Mitarbeitenden. Deshalb wird in Betrieben vor allem das vorwärts rollierende Schichtsystem angewendet, da es bessere Arbeitsbedingungen schafft und Akzeptanz unter den Arbeitnehmenden genießt.
Rückwärts rollierendes Schichtsystem
Wird das rückwärts rollierende Schichtsystem eingesetzt, kehrt sich die Schichtfolge in Nachtschicht, Spätschicht, Frühschicht um. Allerdings wird aus gesundheitlicher Perspektive von dieser Rotationsart abgeraten. Verwendet ein Unternehmen dennoch das rückwärts rollierende Schichtsystem, wird dazu geraten, die Schichtfolgen so kurz wie möglich zu halten und nicht nur wöchentlich zu wechseln. Idealerweise haben Arbeitnehmende so zwei Tage Nachtschicht, zwei Tage Spätschicht und zwei Tage Frühschicht, auf die dann eine 48-stündige Ruhephase folgt.
Gesetzliche Vorgaben zu Schichtmodellen
Schichtarbeit verleitet schnell dazu, Arbeitnehmende zu überlasten beziehungsweise deren Gesundheit langfristig aufs Spiel zu setzen. Deshalb gibt es in Europa zahlreiche gesetzliche Richtlinien, die faire Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende sichern.
Die EU-Arbeitszeitrichtlinie gibt Arbeitgebenden einen Spielraum zur Ausgestaltung der Arbeitszeit vor. Wichtig ist, dass eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden inklusive Überstunden nicht überschritten wird. Zudem müssen Arbeitnehmende nach sechs Arbeitsstunden eine Ruhepause einlegen und haben das Recht auf elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten. Zuzüglich muss eine wöchentliche Ruhezeit von mindestens 24 Stunden gewährleistet werden. Auch ein angemessener bezahlter Jahresurlaub von vier Wochen zählt in die EU-Arbeitszeitrichtlinie. Für Nachtarbeitende gelten zudem besondere Schutzmaßnahmen.
In Deutschland werden Schichtmodelle durch feste Richtlinien im Deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Mutterschutzgesetz (MuSchG) sowie dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSch) geregelt. Achten Sie bei der Erstellung von Schichtplänen deshalb auf folgende Paragraphen:
- Laut § 4 ArbZG sind bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden 30 Minuten Pause verpflichtend. Bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit ist eine Pause von 45 Minuten erforderlich.
- § 6 Abs. 1 ArbZG beschreibt, dass Schichtpläne nach arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen ausgestaltet werden müssen. Das bedeutet beispielsweise, dass auf eine Nachtschichtphase eine lange Ruhephase von mehr als 24 Stunden folgen und stets auf einen angemessenen Freizeitausgleich geachtet werden muss.
- Auch Nachtarbeit darf nach § 6 Abs. 2 ArbZG acht Stunden nicht überschreiten und nur in Ausnahmefällen zehn Stunden umfassen, wenn dadurch die monatliche Arbeitszeit von acht Stunden am Tag nicht überschritten wird.
- Arbeitnehmende haben nach Vollendung des 50. Lebensjahres Anspruch auf eine alljährliche arbeitsmedizinische Untersuchung, die unter anderem die Tauglichkeit für Schichtarbeit feststellt. Laut § 6 Abs. 3 ArbZG gibt es allerdings keine grundsätzliche Altersgrenze für Schichtarbeit.
- § 6 Abs. 6 ArbZG beschreibt zudem, dass Mitarbeitende im Schichtbetrieb, vor allem in Nachtarbeit, den gleichen Zugang zu Weiterbildung und Fördermaßnahmen erhalten müssen wie Arbeitnehmende im regulären Arbeitsbetrieb.
- Schwangere und stillende Mütter dürfen nach § 5 Abs. 1 MuSchG zwischen 20 Uhr und 6 Uhr nicht arbeiten.
- Zeitliche Einschränkungen gibt es auch für Jugendliche: § 14 JArbSch besagt, dass sie nur zwischen 6 Uhr und 20 Uhr arbeiten dürfen. Allerdings gibt es hier nach Alter gestaffelte Ausnahmen.
Darüber hinaus können individuell im Arbeitsvertrag festgehaltene Punkte, die Betriebsvereinbarung oder auch für die Branche gültige Tarifverträge zusätzliche Regelungen für Schichtmodelle definieren.
Vor- und Nachteile der Schichtmodelle für Arbeitgeber
Nicht jedes Schichtmodell passt zu jeder Organisation und nicht immer hat ein Schichtsystem nur Vorteile für Arbeitgebende. Wägen Sie deshalb vor der Umstellung auf ein bestimmtes Schichtmodell immer folgende Vor- und Nachteile gegeneinander ab.
Grundsätzlich erweitern Sie Ihre Betriebszeiten und sind damit auch für Ihre Kunden besser erreichbar. Dagegen müssen Sie für die Ausweitung der Arbeitszeit auf Nacht- und Wochenendarbeit höhere Kosten kalkulieren und davon ausgehen, dass Ihre Belegschaft gesundheitlich stärker belastet ist und es zu mehr Fehlzeiten kommt. Folgen auf intensive Arbeitszeiten zudem keine ausführlichen Erholungsphasen, steigt das Fehlerrisiko und damit auch die Wahrscheinlichkeit von Arbeitsunfällen.
In der Produktion können Schichtmodelle die Arbeit effizienter gestalten und durch bessere Maschinenauslastung Kosten eingespart werden. Zudem verspricht eine erhöhte Flexibilität eine bessere Anpassung an schwankende Auftragslagen. Allerdings bedeutet Schichtarbeit immer einen sehr hohen Verwaltungs- und Koordinationsaufwand – vor allem, wenn nur wenige Mitarbeitende zur Verfügung stehen. Eine schlechte Schichtorganisation und Personaleinsatzplanung führt zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden.
Zudem ist Schichtarbeit unbeliebt und macht Ihr Unternehmen so bei Arbeitnehmenden unattraktiver.
So helfen digitale Tools bei der Schichtplanung
Um in Ihrem Unternehmen ein funktionierendes Schichtmodell zu etablieren und dabei nicht nur die Unternehmensziele, sondern auch die Mitarbeitenden im Fokus zu behalten, sollten Sie auf digitale Tools zur Schichtplanung wie Beekeeper setzen. Diese sind sowohl über den PC als auch mobil über das Smartphone abrufbar – ideal für Mitarbeitende an der Frontline.
Arbeitnehmende können ihre Verfügbarkeit für offene Schichten eintragen, sich über die Nachrichtenfunktion direkt austauschen und bereits die persönliche Freizeitgestaltung dank Urlaubsplaner einbeziehen. Passen Schichten nicht, können Mitarbeitende auch eigenständig untereinander Schichten tauschen.
Schichtpläne werden mit digitalen Tools übersichtlich erstellt und auf Basis der individuellen Verfügbarkeit der Mitarbeitenden flexibel gestaltet. So werden Wochen- und Monatspläne zuverlässig berechnet und veröffentlicht, damit alle Mitarbeitende darauf zugreifen können. Werden neue Pläne oder Änderungen publiziert, erhalten Arbeitnehmende eine Push-Nachricht oder eine E-Mail direkt auf ihr Smartphone.
Vorlagen, Wiederholmöglichkeiten oder Drag-&Drop-Funktionen ermöglichen über den Schichtplaner online zudem einfache Änderungen bei Ausfällen oder anderen Problemen. Arbeitgebende profitieren außerdem von der integrierten Zeiterfassung, sodass Sie stets einen Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden haben. So wird auch Überstunden auszahlen erleichtert.
Fazit: Schichtmodelle in Unternehmen
Schichtmodelle eignen sich für all jene Betriebe, die rund um die Uhr produzieren müssen, Kundinnen und Kunden möglichst lange Öffnungszeiten zur Verfügung stellen wollen oder eine gesundheitliche Versorgung garantieren müssen. Unterschieden werden Schichtmodelle entweder hinsichtlich ihrer Durchlaufzeit, der Anzahl der Schichten oder ihrer Schichtenfolge.
Wichtig für Arbeitgebende ist, dass gesetzliche Vorgaben zu Höchstarbeitszeit, Pausen- sowie Ruhephasen und altersbedingte Einschränkungen beachtet werden. Auch individuelle vertragliche Vereinbarungen, Bestimmungen des Betriebsrats oder tarifvertragliche Details müssen berücksichtigt werden.
Um Schichtmodelle sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende sinnvoll und bestmöglich zu gestalten, eignen sich vor allem digitale Tools wie Beekeeper, die die Bedürfnisse aller Parteien bei der Planung berücksichtigen und Schichtpläne mobil und flexibel änderbar zur Verfügung stellen. Beekeeper digitalisiert den Arbeitsplatz mit Systemintegrationen – damit gehören starre, unübersichtliche Excel-Listen endlich der Vergangenheit an und machen Schichtmodelle attraktiver für Arbeitnehmende.
Sie wollen Schichtpläne erfolgreich digitalisieren und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden an der Frontline in den Fokus rücken? Unser Leitfaden für Frontline Success 2023 hilft Ihnen dabei!
