Personaleinsatzplanung: Beispiele, Vorschriften und Umsetzung

Die Personaleinsatzplanung (PEP) gewinnt in immer mehr Betrieben an Bedeutung. Während die Arbeitskräfte früher weitestgehend in gleichbleibenden Schichten eingeteilt wurden, ist es heutzutage sehr wichtig, die Einsatzzeiten gut zu planen. Das ist notwendig, um den Einsatz zu optimieren und stets so genau wie möglich an den Bedarf anzupassen. Hinzu kommen immer umfassendere rechtliche Vorschriften.

Aus diesen Gründen ist es sehr wichtig, sich mit dem Thema PEP zu befassen. Hier stellen wir Ihnen vor, was Sie dabei beachten sollten und wie Sie die Planung so einfach wie möglich vornehmen.

Was ist die Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung legt fest, welche Fachkraft für welche Aufgabe wann eingesetzt wird. Dabei ist es wichtig, den genauen Bedarf zu kennen, damit es es weder zu einem Mangel noch zu einem Überschuss an Arbeitskräften zu einem gegebenen Zeitpunkt kommt.

In diesem Bereich ist es wichtig, zwischen quantitativer und qualitativer Einsatzplanung zu unterscheiden. Bei der quantitativen Personalplanung geht es lediglich darum, dass zum entsprechenden Zeitpunkt ausreichend Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Bei der qualitativen Planung spielt hingegen auch die Qualifikation eine wichtige Rolle. Das ist wichtig, wenn für eine Aufgabe spezielle Fachkenntnisse erforderlich sind. In diesem Fall ist es unbedingt notwendig, diesen Aspekt bei den Planungen zu berücksichtigen. Allerdings ist es auch wichtig, eine Überqualifikation zu vermeiden. Für einfache Aufgaben ist es nicht sinnvoll, hochqualifizierte Fachkräfte mit hohem Gehalt einzusetzen. Das würde unnötige Kosten verursachen. Das Ziel bei PEP besteht darin, die Kosten-Nutzen-Relation möglichst positiv zu gestalten.

Ein weiteres Unterscheidungskriterium besteht zwischen der operativen und der strategischen Einsatzplanung für das Personal. Die bisher angesprochenen Aspekte beziehen sich vornehmlich auf die operativen Aufgaben. Dabei werden konkrete Einsatzpläne erstellt, um zu erreichen, dass für alle anfallenden Aufgaben qualifiziertes Personal zur Verfügung steht. Bei der strategischen Planung ist es hingegen notwendig, langfristige Maßnahmen für eine ausgewogene Personalsituation zu ergreifen. Dabei ist es selbstverständlich wichtig, den zukünftigen Bedarf zu ermitteln. Sollte Personal fehlen, ist es sinnvoll, bereits frühzeitig Neueinstellungen zu veranlassen. Falls genügend Personal vorhanden ist, dieses aber nicht über die erforderlichen Qualifikationen verfügt, ist es häufig auch sinnvoll, die vorhandenen Arbeitskräfte im Rahmen der Personalentwicklung entsprechend weiterzubilden.

Was ist der Unterschied zwischen Workforce Management und Personaleinsatzplanung?

Der Unterschied zwischen Workforce Management und PEP besteht darin, dass es sich beim ersten Begriff um einen umfangreicheren Bereich handelt, der den zweiten Begriff einschließt. Das Workforce Management dient ganz allgemein der Aufgabe, die Nutzung der Ressource Arbeitskraft so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu ist es beispielsweise notwendig, Bedarfsprognosen aufzustellen, das Budget zu verteilen oder neue Arbeitskräfte zu rekrutieren. PEP ist hierbei ebenfalls inbegriffen. Diese Aufgabe stellt jedoch nur einen Teilbereich des Workforce Managements dar.

Was macht Personaleinsatzplanung so wichtig?

Gerade in größeren Unternehmen sind viele verschiedene Fachkräfte mit unterschiedlichen Qualifikationen beschäftigt. Die Diversifikation nimmt hierbei stetig zu. Um die Arbeitskräfte so gewinnbringend wie möglich einzusetzen, ist eine genaue Planung unerlässlich. Das führt zu einer hohen Produktivität und zu möglichst geringen Kosten.

Ziele der Einsatzplanung

Das Ziel der PEP besteht darin, einen reibungslosen Betrieb zu möglichst geringen Kosten zu gewährleisten. Dabei ist es zunächst notwendig, den Bedarf und die Anforderungen an die Arbeitskräfte genau zu ermitteln. Auf dieser Basis lassen sich dann die einzelnen Schichten genau einteilen. Darüber hinaus hat die Personalplanung das Ziel, den Bedarf langfristig zu decken.

Herausforderungen der Personaleinsatzplanung

Die Einsatzplanung für das Personal bringt immer größere Herausforderungen mit sich. Der demografische Wandel führt zu einem allgemeinen Mangel an Arbeitskräften. Zudem herrscht in vielen Berufen ein Fachkräftemangel. Das macht es schwierig, passende Arbeitskräfte zu finden. Deshalb ist es immer wichtiger, die vorhandenen Fachkräfte durch eine gute Planung so effizient wie möglich einzusetzen. Das macht es notwendig, auch den zeitlichen Verlauf zu berücksichtigen. In den meisten Betrieben gibt es Stoßzeiten, in denen besonders viel Arbeit anfällt. Zu anderen Tageszeiten sind viele Mitarbeitende hingegen unterbeschäftigt. Ein ähnliches Phänomen tritt im Jahresverlauf auf. Eine große Herausforderung besteht darin, diese zeitlichen Bedarfsunterschiede bei den Planungen genau zu berücksichtigen.

Welche Schritte sind für die Einsatzplanung des Personals notwendig?

Der erste Schritt besteht stets darin, den Bedarf zu ermitteln. Dieser Plan muss möglichst detailliert sein und Schwankungen im Tagesverlauf sowie saisonale Faktoren berücksichtigen. Zudem ist es wichtig, die erforderlichen Qualifikationen für die Erledigung einer Aufgabe festzuhalten. Danach ist es notwendig, die Arbeitskräfte ihren Fachkenntnissen entsprechend in Schichten einzuteilen und dabei auch alle rechtlichen Vorschriften für die Personaleinsatzplanung zu beachten. Darüber hinaus ist es erforderlich, zu überprüfen, ob das vorhandene Personal für die anfallenden Aufgaben ausreicht oder ob Neueinstellungen nötig sind. Bei neuen Mitarbeitenden ist es außerdem sinnvoll, einen Einarbeitungsplan zu erstellen, um ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Stellen Sie im Onboarding sicher, dass Qualifikationen und Verfügbarkeiten ab Tag 1 klar sind. Lesen Sie unseren Leitfaden und erfahren Sie, wie es geht!

Rechtliche Vorschriften für die Personaleinsatzplanung

Es wurde bereits angesprochen, dass es für die Personaleinsatzplanung Vorschriften gibt, zu deren Einhaltung Sie als Arbeitgeber verpflichtet sind. Von besonderer Bedeutung ist dabei z.B. in Deutschland das Arbeitszeitgesetz. Dieses gibt Maximalzeiten für die Arbeitszeit und Pausenregelungen vor. Hinzu kommen jedoch noch viele weitere Vorschriften – beispielsweise für den Datenschutz und für die Mitbestimmung des Betriebsrats.

Personaleinsatzplanung: Excel oder digital?

Traditionell verwenden die meisten Unternehmen für die Personaleinsatzplanung Excel oder ähnliche Tabellenkalkulationsprogramme. In diesem Format lassen sich Schichten zwar durchaus planen und man kann auch alle erforderlichen Details eintragen. Mit Übersichtlichkeit und Effizienz hat das jedoch wenig zu tun. Es ist viel Handarbeit notwendig, darüber hinaus müssen Sie selbst kontrollieren, ob Sie alle Vorschriften einhalten. Deshalb gehen immer mehr Betriebe dazu über, ein digitales Tool für diese Aufgabe zu verwenden. Dieses bringt viele Vorteile mit sich.

Die Vorteile der digitalen Personaleinsatzplanung

Software-Lösungen von Firmen wie UKG oder Polypoint erleichtern die Personaleinsatzplanung durch Automatisierung, Vorlagen und vielem mehr. Kombiniert mit einer Mitarbeiter-App für Frontline-Mitarbeitende wie Beekeeper können alle mobilen Mitarbeitenden mit Leichtigkeit in die Planung einbezogen werden. Verfügbarkeit und Qualifikation fliessen effizient in die Planung ein und die fertigen Pläne erreichen auch die Belegschaft besser.

Wer macht die Personaleinsatzplanung?

Wer für die PEP verantwortlich ist, hängt von den internen Strukturen des Betriebs ab. Die operativen Aufgaben übernimmt meistens die Personalabteilung. Um die strategische Planung kümmert sich häufig die Geschäftsleitung. In größeren Betrieben ist hierfür jedoch häufig auch ein eigener Personalplaner angestellt.

Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?

Die Aufgabe der PEP besteht darin, dass für alle anfallenden Aufgaben stets eine Arbeitskraft mit der hierfür passenden Qualifikation zur Verfügung steht. Um dieses Ziel zu erfüllen, ist es notwendig, passende Einsatzpläne zu gestalten, aber auch strategische Planungen durchzuführen, um den Personalbedarf zu decken.

Personaleinsatzplanung: Ein Beispiel von der Frontline

Um dieses Thema besser zu verstehen, bietet es sich an, die Personaleinsatzplanung an einem Beispiel zu verdeutlichen: an den Frontline-Mitarbeitenden in einem Einzelhandelsgeschäft. Hierbei ist es wichtig, dass stets genügend Personal zur Verfügung steht, um die Kunden zu beraten. Dennoch ist es wichtig, ein Überangebot zu vermeiden, das unnötige Kosten verursacht. Deshalb ist es im Rahmen von PEP sehr wichtig, den zeitlichen Verlauf des Personalbedarfs zu analysieren. Daraufhin müssen die Planer die Mitarbeitenden so einteilen, dass stets die erforderlichen Fachkräfte zur Verfügung stehen – ohne dabei arbeitsrechtliche Vorschriften zu verletzen. Häufig haben die Verkäuferinnen und Verkäufer außerdem spezielle Fachgebiete, die bei der Einsatzplanung ebenfalls zu berücksichtigen sind.

Zusammenfassung

Viele Arbeitgeber fragen sich bei der Personaleinsatzplanung: Was ist zu beachten? Diese Frage ist jedoch nicht ganz einfach zu beantworten. Hierbei spielt eine Vielzahl an Faktoren eine Rolle – vom zeitliche Verlauf über die Qualifikationen der Mitarbeitenden bis hin zu den arbeitsrechtlichen Vorschriften. Um all diese Aspekte zu berücksichtigen, bietet es sich an, ein digitales Tool für die PEP zu verwenden.

Oftmals ist es im Rahmen der Personaleinsatzplanung auch notwendig, neue Mitarbeitende einzustellen und durch ein sinnvolles Onboarding effizient in ihre neue Aufgaben einzuarbeiten. Wie das Onboarding neuer Mitarbeitender am besten gelingt, erfahren Sie aus unserem neuen Leitfaden.

Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Mitarbeitenden ab Tag 1 optimal einbinden.