Personalbeschaffungsprozess: Aufgaben, Trends und Wichtigkeit in 2022

Der Personalbeschaffungsprozess stellt für die Unternehmen in Deutschland eine immer größere Herausforderung dar. In Berufen, in denen ein hoher Fachkräftemangel herrscht, ist die Situation bereits seit Längerem sehr kompliziert. Doch kommt es mittlerweile auch in fast allen anderen Bereichen zu Schwierigkeiten. Deshalb ist es für die Unternehmen wichtig, die Prozesse für die Personalbeschaffung zu optimieren. Das erlaubt es, schneller und effizienter passende Arbeitskräfte zu finden. Dieser Artikel stellt vor, welche Möglichkeiten hierfür bestehen.

Was ist Personalbeschaffung?

Bevor wir uns der Frage widmen, wie der Personalbeschaffungsprozess genau abläuft, ist es wichtig, zunächst einmal zu klären, was die Personalbeschaffung überhaupt genau ist. Die Personalbeschaffung – auch als Personalgewinnung oder Personalrekrutierung bezeichnet – befasst sich mit den Möglichkeiten für die Besetzung offener Stellen. Um für die Personalbeschaffung eine Definition abzugeben, ist es jedoch wichtig, erst einmal die Schwierigkeiten dieses Prozesses genau zu erläutern.

Arbeitskräfte sind für jedes Unternehmen von enormer Bedeutung.

Sie sind sowohl für Produktions- als auch für Verwaltungsprozesse unverzichtbar. Auch im Bereich der Kundenberatung sind passende Fachkräfte sehr wichtig. Für die meisten Unternehmen ist es immer wieder notwendig, geeignete Arbeitnehmer zu finden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Betrieb wächst und deshalb neue Mitarbeitende benötigt. Auch wenn eine Fachkraft in Rente geht oder wenn sie sich einen neuen Arbeitgeber sucht, ist dies erforderlich. Während es früher ausreichte, hierfür einfach eine Stellenausschreibung zu erstellen, ist dieser Prozess heute deutlich schwieriger geworden. Die Personalbeschaffung befasst sich mit Methoden und Vorgehensweisen, um passende Mitarbeitende zu finden.

Interne und externe Personalbeschaffung

Um passende Fachkräfte zu suchen, bestehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie können diese frei auf dem Arbeitsmarkt rekrutieren und neu einstellen oder Sie suchen diese intern – unter Ihren bisherigen Mitarbeitenden. Dementsprechend unterscheiden sich bei der Personalbeschaffung die Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Bei der externen Personalbeschaffung müssen Sie Strategien entwickeln, um potenzielle Arbeitskräfte auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen und sie von der Mitarbeit zu überzeugen. Bei der internen Personalbeschaffung müssen Sie sich hingegen überlegen, welche Ihrer bisherigen Mitarbeitenden Potenzial für die anfallende Aufgabe haben könnte und die entsprechende Person dann durch entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen gezielt darauf vorbereiten.

Ziele der Personalrekrutierung

Das Ziel der Personalrekrutierung ist offensichtlich: die Besetzung einer offenen Stelle. Dennoch ist es sinnvoll, die einzelnen Aspekte hierbei etwas genauer zu beschreiben. Dabei ist es wichtig, die Anforderungen des Unternehmens sowohl quantitativ als auch qualitativ zu erfüllen. Das heißt, dass ausreichend Arbeitskräfte zur Verfügung stehen müssen und dass diese außerdem über die notwendige Ausbildung sowie über alle erforderlichen weiteren Qualifikationen verfügen müssen. Darüber hinaus ist es dabei notwendig, alle gesetzlichen Anforderungen zur Zusammenstellung der Belegschaft zu erfüllen. Des Weiteren sollte der Zeitraum für die Einstellung dabei so kurz wie möglich sein. 

Warum ist dies gerade in 2022 wichtig?

Der Fachkräftemangel nimmt immer größere Ausmaße an. Im August 2022 stellte das Ifo-Institut beispielsweise fest, dass die Engpässe in diesem Bereich ein neues Allzeithoch erreicht haben. Das zeigt, dass es für die Unternehmen immer schwieriger wird, Personal zu finden. Deshalb ist die Bedeutung der Personalbeschaffung im Jahr 2022 besonders groß. Unternehmen, die sich mit diesem Thema nicht auseinandersetzen, laufen Gefahr, nicht genügend Mitarbeitende zu finden.

Aufgaben der Personalbeschaffung

Das Personal ist beinahe für alle Prozesse im Unternehmen von Bedeutung. Deshalb umfasst die Personalbeschaffung Aufgaben aus vielen verschiedenen Bereichen. Von großer Bedeutung ist es, die Entwicklungen im Auge zu behalten.

Überprüfen Sie, welche Fachkräfte in nächster Zeit in Rente gehen, ob ein Ausfall durch Mutterschutz ansteht oder ob es absehbar ist, dass eine Fachkraft das Unternehmen verlässt. In diesem Fall ist es sehr wichtig, rechtzeitig für Ersatz zu sorgen.

Der nächste Schritt besteht dann darin, die Anforderungen zu definieren und verschiedene Kanäle zu verwenden, um passende Bewerber zu finden. Diese müssen Sie dann überprüfen und geeignete Kandidaten auswählen. Insbesondere beim internen Rekrutierungsprozess ist häufig noch die Organisation einer Weiterbildungsmaßnahme erforderlich.

Welche Rollen und Abteilungen sind involviert?

Selbstverständlich ist für die Personalbeschaffung in erster Linie die Personalabteilung zuständig. Diese muss den Rekrutierungsprozess organisieren und durchführen. Zudem ist es jedoch wichtig, die betroffenen Abteilungen einzubeziehen. Der Abteilungsleiter des Bereichs, in dem die neue Fachkraft arbeiten soll, kennt die Anforderungen besonders genau.

Personalbeschaffungsprozess im Detail

Nachdem wir in den bisherigen Absätzen vorgestellt haben, was der Personalbeschaffungsprozess ist, welche Ziele er verfolgt und welche Aufgaben Sie in diesem Rahmen erledigen müssen, wenden wir uns nun der Praxis zu. Dabei gehen wir etwas mehr ins Detail und geben Ihnen praktische Tipps für die Umsetzung.

Personalbedarf ermitteln

Der erste Schritt besteht immer darin, den Personalbedarf zu ermitteln. Wie bereits angesprochen, ist es hierfür notwendig, Details wie anstehende Verrentungen, Mitarbeiterinnen im Mutterschutz sowie andere Abgänge im Auge zu behalten. Darüber hinaus ist es sinnvoll, sich mit den Mitarbeitenden zu unterhalten, die für die Personaleinsatzplanung zuständig sind. Diese wissen genau, in welchen Bereichen Engpässe bestehen. Zudem ist es wichtig, mit der Unternehmensleitung abzustimmen, ob in absehbarer Zukunft Erweiterungen geplant sind oder neue Aufgabenbereiche hinzukommen sollen.

Stellenbeschreibungen

Der nächste Schritt besteht darin, eine passende Stellenbeschreibung zu entwerfen. Diese muss die Aufgaben und die Qualifikationen so genau wie möglich beinhalten. Auf diese Weise lassen sich geeignete Kandidaten gezielt suchen.

Kanäle

Für den Personalbeschaffungsprozess kommen viele verschiedene Kanäle infrage. Dazu zählen die klassische Stellenanzeige, Bekanntmachungen innerhalb des Unternehmens, berufliche soziale Netzwerke sowie einige weitere Möglichkeiten. Es ist sinnvoll, möglichst viele Kanäle zu nutzen. Das verbessert die Chancen, die richtigen Adressaten zu erreichen.

Auf keinen Fall auslassen sollte man die Möglichkeit, Empfehlungen aus der bestehenden Belegschaft einzuholen. Neue Mitarbeitende, die aus dem Bekanntenkreis angeworben werden, lassen sich schneller einarbeiten, sind verlässlicher und im Schnitt auch loyaler zum Unternehmen.

Lesen Sie jetzt unsere 8 besten Tipps zur Senkung der Einstellungskosten!

Bewerbungsmanagement

Wenn die Stellenausschreibung gut gestaltet und über die richtigen Kanäle verbreitet ist, ist davon auszugehen, dass einige Bewerbungen eintreffen. Um diese effizient zu bearbeiten, ist es wichtig, sich Gedanken über das Bewerbungsmanagement zu machen. Dieses hat die Aufgabe, eingehende Dokumente zu verwalten, eine einfache Kommunikation mit den Kandidaten zu ermöglichen und den Auswahlprozess zu organisieren.

Einarbeitung

Wenn Sie einen passenden Kandidaten für eine freie Stelle gefunden und sich mit diesem auf eine Anstellung geeinigt haben, ist eine Einarbeitung notwendig. Dieser Prozess hat einen großen Einfluss darauf, wie gut sich die neue Fachkraft in die Prozesse einfügt. Zum einen ist es wichtig, die Aufgaben und Prozesse im Unternehmen genau zu erklären. Das verhindert Fehler. Zum anderen ist es wichtig, auch den persönlichen Kontakt zu den übrigen Mitarbeitenden zu fördern. Das erleichtert es, sich einzuleben und trägt dazu bei, dass sich die neue Arbeitskraft wohlfühlt. Um alle anfallenden Aufgaben sorgfältig zu erfüllen, ist es sinnvoll, eine Checkliste Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu erstellen.

5 Tipps und Best Practices zur Personalauswahl an der Frontline

Die Personalauswahl stellt eine immer größere Herausforderung dar. Deshalb ist es sehr wichtig, hierfür sinnvolle Strukturen zu schaffen, die den Prozess erleichtern und erfolgreicher gestalten. In den folgenden Abschnitten stellen wir Ihnen fünf Tipps vor, die die Personalbeschaffung erleichtern.

Auf geeignete Bewerber konzentrieren

Nicht jede Person eignet sich für die Stelle, die Sie besetzen müssen. Deshalb ist es sehr wichtig, zunächst die Anforderungen klar zu definieren – wenn möglich unter Einbeziehung der Abteilung, in der die Stelle besetzt werden soll. Kommunizieren Sie diese Anforderungen dann auch klar und deutlich in der Stellenausschreibung. Das verhindert Bewerbungen von Personen, die die Anforderungen nicht erfüllen. Auf diese Weise ist die Anzahl unpassender Bewerbungen deutlich geringer. Das reduziert den Aufwand für die Auswahl.

Am besten fahren Sie mit neuen Mitarbeitenden, die von Bestehenden empfohlen wurden. Bieten Sie Ihnen eine einfache Möglichkeit und motivieren Sie sie, Empfehlungen abzugeben!

Auswertung und Referenzen

Bei der Auswertung der Bewerbungsunterlagen lag bisher ein großer Schwerpunkt auf formalen Kriterien – von Rechtschreibfehlern bis hin zur Adressierung. Es setzt sich jedoch zunehmend die Überzeugung durch, dass diese keine allzu hohe Aussagekraft haben. Stattdessen ist es wichtig, den Personalbeschaffungsprozess so zu gestalten, dass er die individuellen Fähigkeiten und Qualifikationen berücksichtigt. Auch bei den Referenzen ist es nicht immer hilfreich, nur auf eine lange Erfahrung zu setzen. Nicht immer bedeutet eine lange Führungserfahrung, dass es sich tatsächlich auch um eine geeignete Führungskraft handelt – insbesondere wenn diese seit Jahren immer das gleiche Führungsverhalten umsetzt und zu keinen Anpassungen bereit ist. Deshalb sollten Sie auch Bewerber mit weniger Erfahrung nicht ausschließen. Oftmals lässt sich im persönlichen Gespräch deutlich besser herausfinden, ob ein Bewerber für eine Führungsaufgabe geeignet ist.

Vorstellungsgespräch

Wie im letzten Abschnitt bereits angesprochen, spielt das Vorstellungsgespräch eine entscheidende Rolle, um die Qualifikationen des Bewerbers zu bewerten. Deshalb ist es wichtig, sich gut darauf vorzubereiten. Erstellen Sie eine Liste mit Kriterien, die der Kandidat zwingend erfüllen muss. Danach ist es sinnvoll, eine weitere Liste mit Kann-Kriterien zu gestalten. Überlegen Sie sich außerdem für all diese Aspekte sinnvolle Fragen, mit denen Sie sie gut überprüfen können.

Bisheriges Team einbinden

Sehr wichtig ist es, das bisherige Team, mit dem die neue Arbeitskraft zusammenarbeiten soll, in die Entscheidung einzubeziehen. Dieses muss schließlich jeden Tag mit ihr zusammenarbeiten. Zum einen kann dieses eine gute Einschätzung abgeben, ob ein Kandidat die fachlichen Anforderungen erfüllt. Zum anderen ist es wichtig, dass es auch zwischenmenschlich passt. Dennoch ist es wichtig, auch hierbei auf eine gewisse Diversität zu achten.

Entscheidung schnell treffen

Es ist sehr wichtig, dass Sie sich darüber bewusst sind, dass die Konkurrenz um die Kandidaten hoch ist. Deshalb ist es wichtig, Entscheidungen nicht zu lange hinauszuzögern. Wenn Sie lange abwarten, bis Sie einen Bewerber zu einem Gespräch einladen, kommt es häufig vor, dass die Konkurrenz schneller ist. So wird es schwierig, eine Stelle zu besetzen.

Fehler bei der Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung ist ein Prozess, bei dem es immer wieder zu Fehlern kommt – mit der Folge, dass eine offene Stelle nicht besetzt wird. Eines der größten Probleme stellt es dar, dass sich die Verantwortlichen nicht an die aktuelle Situation anpassen. Häufig gehen sie davon aus, dass es ausreicht, eine Stellenanzeige aufzugeben – so wie das früher der Fall war. Allerdings gibt es mittlerweile deutlich mehr Möglichkeiten – von sozialen Netzwerken bis hin zum active Recruiting. Die Konkurrenzsituation ist so intensiv, dass es mit einer einfachen Stellenanzeige mittlerweile schwer ist, passendes Personal zu finden.

Wie kann Software die Personalbeschaffung und -auswahl unterstützen?

Um den Personalbeschaffungsprozess effizienter zu gestalten, ist es möglich, verschiedene Software-Produkte zu verwenden. Sehr praktisch sind beispielsweise Kommunikations-Tools für die Mitarbeitenden. So können sich diese optimal austauschen. Das erlaubt es, Anforderungskriterien gemeinsam zu definieren, aber auch einfach die Belegschaft über freie Stellen auf dem Laufenden zu halten. Falls ein passender Kandidat gefunden wurde, erleichtert eine Onboarding-Software die Einarbeitung.

Zusammenfassung

Das richtige Personal zu finden, stellt eine immer schwierigere Aufgabe dar. Deshalb ist es für jedes Unternehmen wichtig, sich Gedanken über einen effizienten Personalbeschaffungsprozess zu machen. Dieser sollte effiziente Strukturen schaffen und alle Möglichkeiten ausschöpfen. Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Ratgeber mit Tipps zur Senkung der Rekrutierungskosten!