Personal-Management-Systeme: Verwaltung und Kommunikation mit einer App

Operative Fachkräfte im Einzelhandel, in der Pflege oder im Bauwesen arbeiten oft ohne eigenen PC – damit sind Sie allerdings von einem Großteil der digitalen Kommunikation in Unternehmen ausgeschlossen.

Natürlich lassen sich ganz pragmatisch Neuigkeiten oder Dienstpläne ausdrucken und am schwarzen Brett anbringen. Allerdings geht auf dem Papier spätestens dann etwas verloren, wenn sich Schichten kurzfristig ändern, neue Informationen auftauchen oder Richtlinien geändert werden.

Personal-Management-Systeme machen es deutlich einfacher, denn das Smartphone mit der App ist immer griffbereit in der Tasche – und vor allem aktuell. Der Informationsfluss wird lückenlos, Prozesse in Unternehmen laufen effizienter und nicht zuletzt hat das einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

Was ist eigentlich ein Personal-Management-System?

Mit Systemen für Personalmanagement standardisieren und automatisieren Unternehmen Mitarbeiter-Prozesse.

Das bedeutet, sie informieren die Belegschaft, steuern allgemeine Administration wie Urlaubsanträge oder Dienstpläne und Workflows für den gesamten Employee Lifecycle – von Onboarding bis zum Arbeitszeugnis und darüber hinaus.

Mit einer Personal-Management-Software machen Sie  Personalprozesse effizienter und wahren dabei den Datenschutz.

Besonders für Fachkräfte, die dezentral und ohne eigenen PC arbeiten, ist es sinnvoll, den Zugriff auf das System über eine Mitarbeiter-App zu ermöglichen. Diese kann auf dem eigenen Handy genutzt werden. Damit stellen Sie einen ganz konkreten Service zur Verfügung, mit dem Sie die Mitarbeiter-Bindung stärken und den Austausch innerhalb der Teams erleichtern.

Mit dem Frontline-Success-System von Beekeeper den Arbeitsalltag sicher und effizient organisieren.

Funktionen eines Systems für Personal-Management

HR-Abteilungen können über Personal-Management-Systeme organisieren, was vorher mit Laufzetteln, Aushängen am Schwarzen Brett oder per E-Mail-Pingpong geklärt wurde. Zum Beispiel:

• Zeiterfassung
• Schichtpläne und Diensttausch
• Urlaubsanträge
• Lohnabrechnungen

Auch in der Team-Kommunikation helfen die Systeme: Mit Chat-Funktionen und automatisierte E-Mails erreichen Sie alle Mitarbeitenden an allen Standorten.

Gleichzeitig wird der interne Austausch unter den Mitarbeitenden einfacher –  eine sichere Alternative zu WhatsApp und Co. Selbst Bilder können hier sicher un datenschutzkonform geteilt werden.

Über den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus gibt es verschiedene Aufgaben, die ein Personal-Management-System erleichtert:

• On- und Offboarding
• Buchungen von Weiterbildungen
• Sentiment-Analysen
• Zeugniserstellung

Die Systeme machen insgesamt Routineaufgaben leichter, wie das:

• kommunizieren von Sicherheitsinfos
• erstellen von Checklisten
• teilen von Dokumente

Wie das DRK Erfurt Beekeeper als Personal-Management-System nutzt

Zum Alltag der Mitarbeitenden des DRK Erfurt gehört bei Notfällen oft das Überfahren von roten Ampeln – und auch Kranken- und Rettungswagen werden dabei geblitzt.

Das zieht allerdings einen erheblichen Verwaltungsaufwand nach sich: Denn es muss dokumentieren werden, dass der Strafzettel dienstbedingt war.

Mit einer entsprechenden App sind diese Nachweise einfach und vor allem schnell erbracht  – die Mitarbeitenden können sich ihren Kernaufgaben widmen.

Hier geht es zur gesamten Case Study

4 Vorteile eines Personal Management Systems

1. Prozesse effizienter machen

Ein Personal-Management-System ist wie ein erweitertes Gedächtnis für Unternehmen. Ein neuer Kollege muss ongeboardet werden? Alle müssen die neue Vorschrift kennen? Es ist noch Resturlaub im Team fällig?

Die Systeme erinnern mit standardisierten Workflows an solche wiederkehrende Aufgaben. Und weisen automatisiert und rechtzeitig die verantwortlichen Personen darauf hin.

Anders gesagt, der sogenannte Mental Load sinkt. Alle Mitarbeitenden, die eine Information betrifft, erfahren zeitgleich davon.

2. Kosten einsparen

Mit einem Personal-Management-System wird die Arbeit für Personalabteilung und Mitarbeitende einfacher – etwa wenn kurzfristig Urlaub beantragt, Dienstplan geändert oder Schichten getauscht werden.

Solche Standard-Aufgaben sind in Sekundenschnelle erledigt und dann, bleibt mehr Zeit für Themen, die das Unternehmen voranbringen.

3. Zufriedenheit erhöhen

Weniger administrative Arbeit in der HR-Abteilung heißt, mehr Zeit für Personalentwicklung und strategische Ideen.

Die Systeme ermöglichen darüber hinaus Sentiment-Analysen und interne Umfragen der dezentralen Belegschaft. Sie können also stetig messen, wie  Zufriedenheit Ihrer operativen Arbeitskräfte sind.

Über mobile Personal-Management-Systeme mit Chatfunktion wird die Unternehmens-Kultur gestärkt. Auch dann, wenn die Team-Mitglieder an verschiedenen Standorten oder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Information in Echtzeit ermöglicht die Teilhabe. So entstehen eine engere Bindung und Loyalität.

Nicht zuletzt positionieren sich Unternehmen mit digitalen Personal-Management-Systemen als fortschrittliche und moderne Arbeitgebende.

4. Datenschutz gewährleisten

Natürlich gilt die DSGVO auch dann, wenn zum Beispiel Dienstpläne verteilt werden – nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die entsprechenden Daten haben. Das bedeutet, der Dienstplan per Aushang ist nicht mehr zulässig, wenn auch oft noch gängige Praxis.

Noch schwieriger ist es, wenn es um Daten von Dritten geht, etwa um Kunden- oder Patienteninformationen. Dann brauchen Mitarbeitende sichere Kanäle, auf denen sie Informationen austauschen können.

Mangels Alternativen greifen Fachkräfte oft auf Messenger wie WhatsApp zurück – eine potenziell gefährliche Situation für Unternehmen, da die Daten nicht mehr angemessen geschützt sind.

Ein Personal-Management-System ist hingegen ein sicherer Kommunikationskanal, in dem Daten sicher gespeichert werden und der Zugriff auf befugte Personen beschränkt ist.

Personal Management Systeme richtig einführen

Gute Software wirkt sich am Ende positiv unter anderem auf die Mitarbeiter-Bindung aus. Einfache Bedienung erleichtert den Alltag und stärkt wesentliche Prozesse.

Damit eine messbare Verbesserung eintritt, muss die Einführung allerdings durchgeplant werden.

Bedarfsermittlung: Welches System passt am besten?

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an ein Personal-Management-System. Für Organisationen mit vielen operativen Fachkräften sind mobile Plattformen, die am eigenen Handy bedient werden, die beste Wahl.

Im ersten Schritt sollten Sie Ziele definieren – und darauf aufbauend, die benötigten Funktionen. Prüfen Sie außerdem nach der Einführung, ob die Ziele erreicht wurden.

Evaluation und Auswahl

Legen Sie fest, welche Probleme das System lösen soll.

Folgende Punkte sollten Unternehmen für sich bewerten, wenn sie verschiedene Anbietende testen:

Umfang:

• Wie viele Mitarbeitende werden das System nutzen? Typischerweise sind die Systeme auf dem Markt auf eine bestimmte Unternehmensgröße spezialisiert.

Zugriff:

• Gibt es viele Mitarbeitende, die dezentral arbeiten? Dann ist eine mobile App die Lösung, während eine Desktop-Anwendung viele Fachkräfte tendenziell ausschließt.

Offline-Nutzung:

• Haben Ihre Mitarbeitenden immer Zugriff auf das Internet? Es gibt Lösungen, die auch offline funktionieren und sich nur dann aktualisieren, wenn ein Netz zur Verfügung steht.

Bedienbarkeit:

• Ist das System einfach zu bedienen? Die Funktionen sollten leicht verständlich und intuitiv nutzbar sein.

Kosten:

• Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung?

Support:

• Wie unterstützen Sie Anbieter bei der Einführung und Nutzung des Systems? Kläre Sie Fragen zur Integration, Fehlerbehebung und den technischen Details.

Barrierefreiheit:

• Können alle Mitarbeitenden die Funktionen des Persona-Management-Systems nutzen? Stellen Sie sicher, dass Funktionen barrierefrei sind.

Commitment

Die Einführung eines Personal-Management-Systems kostet Zeit. Dafür müssen die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung stehen – ohne bereits vorhandenen Aufgaben einzuschränken.

Wichtig für die Akzeptanz im Unternehmen ist auch das Commitment der Geschäftsführung: Nur wenn sie das Projekt unterstützt und selbst im System aktiv ist, wird es langfristig erfolgreich sein.

Pilot-Phase

Die Mitarbeitenden sollten von Anfang an bei der Einführung des Systems beteiligt sein und informiert werden. Ein Pilot-Team kann in einer Testphase alle Funktionen ausprobieren und Feedback aus dem Alltag geben:

• Laufen die Prozesse wirklich so, wie es in der Theorie erdacht wurde?
• Was würde die Nutzung erleichtern?
• Was fehlt dem System?

Die Mitglieder des Pilot-Teams können später Botschafter des Personal-Management-Systems werden.

Onboarding für alle Mitarbeitenden

Typischerweise sind nicht alle begeistert, wenn es Veränderungen gibt und neue Gewohnheiten entstehen.

Deshalb ist es wichtig, den Mitarbeitenden das Personal-Management-System nicht einfach überzustülpen, sondern einen sinnvollen Onboarding-Prozess zu entwickeln.

Insbesondere die erste Einführung sollte mit Schulungen begleitet werden, die etwa die Nutzung des Systems vorstellen. Auch im laufenden Betrieb müssen Fragen gestellt werden dürfen und die Belegschaft darf mit dem Tool nicht alleingelassen werden.

Ständige Bewertung und Verbesserung

Wie jedes andere Tool muss auch ein Personal-Management-System laufend verbessert werden.

Am besten teilen Mitarbeitenden und ihre Erfahrungen und Bewertungen, um die Prozesse ständig zu optimieren.

Fazit: Personal-Management-Systeme

Operative Arbeitskräfte, egal in welcher Branche, sind im Arbeitsalltag oft auf Stift und Papier angewiesen. Sie arbeiten außerdem oft dezentral und sind damit vom Informationsfluss des Unternehmens ausgeschlossen.

Mobile Personal-Management-Systeme ermöglichen Teilhabe an der Kommunikation und erleichtern die administrativen Aufgaben deutlich. Damit steigt die Zufriedenheit der Fachkräfte und die Bindung an das Unternehmen wird gestärkt.

Gleichzeitig werden Prozesse effizienter und die Kosten sinken – während Fehler vermieden und Routineaufgaben automatisiert werden.