People Analytics │ Datengesteuerte Entscheidungen für einen produktiveren Arbeitsplatz

Schon mal den Spruch gehört: „Was man messen kann, kann man managen?“ Unternehmen aller Branchen, Größen und betrieblichen Komplexitäten übernehmen dieses Mantra,um ihre Arbeitsplätze zu verbessern – und ein wichtiger Teil des Geheimrezepts sind People Analytics.

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Vorbei sind die Zeiten, in denen Entscheidungen am Arbeitsplatz ohne die Daten zur Sicherung getroffen wurden. Tatsächlich könnten Sie mit den richtigen Tools mehr Daten haben, als Sie verwenden können.

In Personalabteilungen werden Daten aus People Analytics immer wichtiger, um Prozesse zu verbessern, die vielfältige und verstreut arbeitende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anziehen, halten und entwickeln.

Aber was ist People Analytics? Wir werden es rausfinden!

Werfen wir einen Blick auf alles, was mit People Analytics zu tun hat, um Ihr Unternehmen mit seiner wachsenden Belegschaft weiterzuentwickeln.

Was ist People Analytics?

Zunächst einmal: Was ist People Analytics? 

So definiert es Gartner:

„People Analytics ist die Sammlung und Anwendung von Personaldaten, um bessere Mitarbeitende und Geschäftsergebnisse zu erhalten. Verantwortliche für People Analytics ermöglichen es HR-Führungskräften, zu datengesteuerten Erkenntnissen zu kommen, um Personalentscheidungen zu treffen, Prozesse zu verbessern und eine positive Mitarbeitererfahrung zu fördern.“

Im Kern betrachtet People Analytics spezifische Daten, um die Entscheidungsfindung im Unternehmen zu verbessern. Zu diesen Daten können gehören:

• Aufgabenbereich
• Alter
• Geschlecht
• Herkunft
• Bezahlung
• Fehlzeiten
• Fluktuation
• Einstellungskosten
• Umfragen zum Mitarbeiterengagement

Auch wenn mehr Daten genauere Ergebnisse versprechen, sollte bei People Analytics auf den korrekten Datenschutz unbedingt geachtet werden. 

Laut einer Deloitte-Umfrage haben sich die Geschäftsansätze für People Analytics im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Und nur 9 % der Unternehmen geben an, die menschlichen Faktoren zu verstehen, die die Leistung der Mitarbeitenden beeinflussen.

„Früher war People Analytics eine technische Disziplin und die Domäne von Datenspezialisten. Heute ist es eine Geschäftsdisziplin, die alles von Betrieb und Management bis hin zu Talentakquise und finanzieller Leistung unterstützt.“

Der Unterschied zwischen Mitarbeiter-, People- und Arbeitsplatzanalysen

Vielleicht haben Sie schon von Mitarbeiteranalysen gehört. Aber People Analytics ist etwas anderes – und das gilt auch für Arbeitsplatzanalysen.

Aus unserer Sicht geht People Analytics in die Details von HR-bezogenen Praktiken ein. Diese Analysen sind entscheidend für die Feinabstimmung der Rentabilität jedes einzelnen Mitarbeitenden. Wie genau, sehen wir gleich.

Arbeitsplatzanalysen gehen über die Bindungsmetriken hinaus, um die Produktivität, Effektivität und das Engagement der Mitarbeitenden zu analysieren.

Beispiele für Arbeitsplatzanalytik:

• Gesamte Kollaboration in Stunden
• Reaktion auf Unternehmenskommunikation
• Teilnahme an internen Umfragen

Die Mitarbeiter-Analytik deckt alle diese kritischen Aspekte ab und bietet eine Momentaufnahme der Mitarbeitererfahrung in Ihrer Organisation.

Warum ist es wichtig, People Analytics zu messen?

Warum ist People Analytics so wichtig?

Der Einsatz von People Analytics soll dem Unternehmen helfen, seine Mitarbeiterlandschaft am besten zu verstehen, um Unternehmensziele schneller zu erreichen.

Möchten Sie die Demografie Ihrer Belegschaft kennen? Oder wissen, was Mitarbeitende zu Höchstleistungen motiviert? Oder welcher Geschäftsbereich die höchste Fehlzeitenquote aufweist?

Letztendlich verbessert die richtige Nutzung von People Analytics-Daten die Mitarbeiter-, Betriebs- und Gesamtleistung des Unternehmens.

Unternehmen, die Personalanalysen verwenden, um bessere Entscheidungen zu treffen, berichten von 82% höherem Gewinn im Dreijahresdurchschnitt als Mitbewerber.

Abgesehen von der Erzielung von Gewinnen bietet die Einführung von People Analytics viele weitere Vorteile:

• Verbesserte Entscheidungsfindung im Unternehmen
• Faire Bezahlung
• Erhöhte Vielfalt
• Erhöhte Produktivität
• Reduzierte Mitarbeiterfluktuation
• Abgestimmte Ziele und Resultate
• Bessere Einstellungsverfahren (und Recruiting! )
• Niedrigere Betriebskosten
• Mehr Möglichkeiten für transparentes Feedback
• Verbesserte Unternehmensrenditen

Die Möglichkeiten sind endlos, wenn Unternehmen Daten nutzen, um die Arbeitserfahrung zu verbessern.

Beispiele für People Analytics

Wenn Sie wie wir sind, möchten Sie wissen, was für Messzahlen People Analytics tatsächlich liefert. Hier sind einige Antworten.

Komplette Einstellungszeit

Die komplette Einstellungszeit beschreibt, wie lange es dauert vom Moment der Bewerbung bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag. Mit dieser Metrik kann Ihr Unternehmen messen, wie effektiv Sie handeln, wenn Sie den besten Kandidaten für eine offene Stelle suchen.

Wenn Ihre durchschnittliche Gesamtzeit für die Einstellung zu hoch ist, kann dies bedeuten, dass Sie Talente verlieren, weil Ihr Einstellungsprozess zu lange dauert.

Profi-Tipp: Es ist wichtig, die komplette Einstellungszeit nicht mit der Zeit für Besetzung zu verwechseln. Während die Einstellungszeit die Zeit erfasst, die für die Einstellung eines Kandidaten benötigt wird, erfasst die Zeit für die Besetzung die Zeit, die die Personalabteilung benötigt, um eine Stelle zu besetzen.

Frühe Fluktuation

Sie möchten wissen, ob Ihr Unternehmen eine solide Erfolgsbilanz bei der Einstellung der richtigen Leute hat? Oder ob sich Ihre hohen Einstellungskosten lohnen, weil Mitarbeitende im Unternehmen bleiben? Schauen Sie sich Ihre Mitarbeiterfluktuation genauer an.

Um frühzeitige Fluktuation zu erfassen, überprüfen Sie die Anzahl der Neueinstellungen, die innerhalb ihres ersten Jahres ausgeschieden sind. Dies kann noch einfacher werden, wenn Sie neue Einstellungskohorten verfolgen.

Umsatz pro Mitarbeitenden

Die Metrik Umsatz pro Mitarbeitenden ist wichtig, um die durchschnittliche Produktivität und Effizienzrate eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin zu erfassen. Für diese Metrik nehmen Sie einfach den Gesamtumsatz des Unternehmens und dividieren ihn durch die aktuelle Anzahl der Mitarbeitenden.

Kosten pro Einstellung

Die Kosten pro Einstellung ist eine primäre Kennzahl, die die durchschnittlichen Ausgaben misst, die ein Unternehmen bei jeder Neueinstellung hat. Die Metrik addiert die internen und externen Recruiting-Kosten und teilt sie durch die Gesamtzahl der Einstellungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Profi-Tipp: Das Verfolgen dieser Kennzahl ist praktisch, wenn es an der Zeit ist, Ihr jährliches Recruiting-Budget zu überprüfen.

Fehlzeiten

Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind unvermeidlich. Menschen werden krank und brauchen Zeit, um gesund zu werden. Oder sie müssen sich während der Arbeitszeit um persönliche Angelegenheiten kümmern.

Aber manchmal können hohe Fehlzeiten auf schwerwiegende Probleme am Arbeitsplatz hinweisen. Um Fehlzeiten nachzuvollziehen, nehmen Sie die Gesamtzahl der Fehltage eines Mitarbeitenden und teilen diese durch die Anzahl der verfügbaren Arbeitstage.

6 Möglichkeiten von People Analytics in der Praxis

Zu wissen, was zu messen ist, ist ein entscheidender erster Schritt, um datengesteuerte Verbesserungen am Arbeitsplatz zu erreichen. Jetzt müssen wir dieses Wissen nur noch anwenden.

Hier sind sechs Möglichkeiten, People Analytics an Ihrem Arbeitsplatz einzusetzen. 

Geschäftsprobleme

Mit People Analytics-Daten können Unternehmen die täglichen geschäftlichen Herausforderungen mit einem fundierteren Ansatz angehen.

Zum Beispiel sind Einstellung und Rekrutierung wesentliche Bestandteile eines jeden Unternehmens. Um diese Prozesse effizienter zu gestalten, müssen Personalchefinnen und -chefs einen Objektiven Blick auf verschiedene Faktoren haben:

• Einstellungskosten
• Fluktuationskosten
• Ausbildungskosten 
• Fluktuationsraten
• Komplette Einstellungszeit
• Kündigungsgründe

Mitarbeiterfluktuation

Im umkämpften Arbeitsmarkt von heute zählt jede Neueinstellung. Und jeder verlorene Mitarbeiter hat einen hohen Preis. Das amerikanische Work Institute hat berechnet, dass freiwillige Mitarbeiterfluktuation Unternehmen unglaubliche 630 Milliarden US-Dollar kostet.

Mitarbeiterfluktuation hat auch nicht-finanzielle Konsequenzen, wie zum Beispiel:

• Niedrige Mitarbeitermoral
• Negative Geschäftsleistung
• Geschädigter Ruf
• Vergiftete Arbeitsplatzkultur

Wenn Ihr Unternehmen eine überdurchschnittlich hohe Fluktuationsrate aufweist, ist es wahrscheinlich an der Zeit, intern nachzudenken. Eine Möglichkeit, nachhaltige Verbesserungen zu integrieren, besteht darin, direkt an die Quelle zu gehen – zu Ihren Mitarbeitenden.

Vielfalt und Integration

Mitarbeitende sind das größte Kapital eines jeden Unternehmens. Und in Unternehmen, die erfolgreich sein wollen, sollte die Vielfalt der Belegschaft gefördert, gefeiert und proaktiv verbessert werden.

People Analytics bietet einen unverfälschten Einblick in die aktuelle Unternehmenslandschaft und beleuchtet:

• Diversitätslücken
• Ungleiche Vergütungsstrukturen
• Herausforderungen der Diversitäts-Bewahrung
• Blinde Flecken bei der Rekrutierung

Um besser zu verstehen, wo Ihre Organisation heute steht, kann sie schnell ein besseres Morgen schaffen – für alle Mitarbeitenden.

Leistungsmanagement

Die Leistung der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz ist für gute Geschäfte unerlässlich. Wenn jedoch die Leistung der Mitarbeitenden nicht optimal ist, muss man erst verstehen warum, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Mit People Analytics können Unternehmen herausfinden, in welchen Bereichen Mitarbeitende Probleme haben. Sind sie überlastet? Oder haben sie einfach kein Interesse?

Eine hilfreiche Methode zur Messung der Mitarbeiterproduktivität sind regelmäßige Leistungsbeurteilungen. In diesen 1:1-Sitzungen mit Führungskräften können die Mitarbeitenden alle Frustrationen, Hindernisse oder demotivierende Faktoren beseitigen, die ihren Willen beeinträchtigen, ihre beste Arbeit zu leisten.

Nicht überzeugt, dass Mitarbeitergespräche wichtig sind? Gallup stellte fest , dass Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden regelmäßige Bewertungen anbieten, eine um 15 % niedrigere Fluktuationsrate aufwiesen.

Lernen und Entwicklung

Außerhalb der Mitarbeiterleistung kann People Analytics auch eine bessere Entscheidungsfindung bei der Arbeitsplatzentwicklung beeinflussen. Und Entwicklung kann sich auf die Bindung auswirken.

40% der Mitarbeitenden verlassen ihre Position innerhalb des ersten Jahres, wenn sie keine angemessene Berufsausbildung erhalten.

Professionelle Lern- und Entwicklungsprogramme können sich auf eine Reihe von Arbeitsplatzproblemen auswirken, wie zum Beispiel:

• Qualifikations- und Wissenslücken
• Mitarbeiterloyalität
• Leistungsprobleme
• Mitarbeiterengagement

Wenn Ihr Programm jedoch nicht auf der Höhe der Zeit ist, sollten Sie Ihren Ansatz überdenken. Einige Möglichkeiten, wie Sie das Lernen und die Entwicklung in Ihrem Unternehmen verbessern können, sind:

• Verwenden Sie Daten, um herauszufinden, welche Kurse Mitarbeitende am meisten oder am wenigsten genießen.
• Identifizieren Sie Schulungsbereiche, in denen Mitarbeitende häufig hängenbleiben
• Bieten Sie gewerblichen Mitarbeitenden digitale Schulungsmaterialien

Sie können auch direkt Ihre Mitarbeitenden befragen, um herauszufinden, was sie sich in Bezug auf Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten wünschen.

Mitarbeiterengagement

Mit People Analytics sind Führungsteams besser gerüstet, um ihre Mitarbeitenden wie nie zuvor einzubinden. Und das führt zu besseren Geschäftsergebnissen.

Laut einer Studie der Wharton School der University of Pennsylvania erzielen Unternehmen mit einem höheren Mitarbeiterengagement eine 74 % besere finanzielle Leistung gegenüber ihren Mitbewerbern. Warum? Weil engagierte Arbeiter 44% produktiver sind.

Das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern ist jedoch viel leichter gesagt als getan. Hier sind unsere Top-Tipps für mehr Mitarbeiterengagement an Ihrem Arbeitsplatz:

1. Nehmen Sie Umfragen zum Mitarbeiterengagement ernst. Unternehmen, die die Mitarbeiterzufriedenheit wirklich verbessern wollen, müssen um transparentes Feedback bitten. Und sie müssen darauf reagieren.
2. Denken Sie daran, dass das Engagement der Mitarbeitenden jeden betrifft. Von Kunden über Aktionäre bis hin zu Führungsteams profitiert jeder von einer hoch engagierten Belegschaft.
3. Erschließen Sie Potenziale, indem Sie Mitarbeitende auf allen Ebenen inspirieren. Menschen wollen dort arbeiten, wo sie sich wertgeschätzt, herausgefordert und anerkannt fühlen. Für Mitarbeitergruppen, die oft unbemerkt bleiben, wie beispielsweise gewerblich Arbeitenden, kann dies z.B. die Kommunikation über einen für sie entwickelten Kanal bedeuten.
4. Machen Sie das Thema zur Chefsache. Mitarbeitende möchten sich auch auf den höchsten Ebenen des Unternehmens geschätzt fühlen. Holen Sie Ihren CEO an Bord, um Ihren Mitarbeitenden zu zeigen, wie wichtig ihr Engagement für das Unternehmen ist.

So beginnen Sie mit der Verfolgung von People Analytics

Jetzt wissen Sie in der Theorie, was Sie messen können und wie sie dieses Wissen anwenden. Als nächstes: Die ersten Schritte.

Hier ist unser 5-Schritte-Prozess, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

1. Definieren Sie Ihre Strategie

Bevor Sie mit People Analytics in Ihrem Unternehmen beginnen, sollten Sie sich über Ihre Motivation klar sein. Beantworten Sie zunächst folgende Fragen:

• Ist Ihr Unternehmen bereit, People Analytics zu betreiben?
• Versuchen Sie, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren?
• Möchten Sie ein besseres Einstellungserlebnis schaffen?
• Müssen Sie Diversitätslücken schließen?
• Gibt es Fähigkeiten, die Ihre Mitarbeitenden sich aneignen sollten?

Dies sind nicht alle Fragen, die Sie berücksichtigen sollten. Aber sie werden Ihnen zu einem schwungvollen Start verhelfen. Die Entwicklung einer soliden Strategie und eines Zwecks für die Verfolgung von Mitarbeiteranalysen ist der Kern des Aufbaus eines besseren Arbeitsplatzes.

2. Setzen Sie sich erreichbare Ziele

Mit einer Strategie in der Hand ist es an der Zeit, Ihre Ziele zu setzen. Stellen Sie sicher, dass diese dem SMART-Prinzip folgen, also folgende Kriterien erfüllen:

• Spezifisch
• Messbar
• Erreichbar
• Relevant
• Zeitgebunden

Sie möchten beispielsweise die Zeit bis zur Einstellung innerhalb von 12 Monaten um 10 % verkürzen. Dazu müssen Sie jeden Schritt des Einstellungsprozesses überprüfen und Engpässe identifizieren, beheben und verbessern.

Letztendlich möchten Sie, wenn Sie in einem Jahr zurückblicken, sicherstellen, dass Sie die richtigen Ziele identifiziert haben, die Ihnen helfen, Ihre Mission zu erreichen.

3. Wissen Sie, was zu messen ist

Wir haben einige der gängigsten Kennzahlen von People Analytics bereits vorgestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, herauszufinden, welche Metriken für Ihr Unternehmen und Ihre Ziele am wirkungsvollsten sind.

Wenn Sie die Fluktuation bei Neueinstellungen reduzieren möchten, sollten Sie Ihre Einstellungszeit verfolgen. Wenn Sie die Gesamtfluktuationsrate verbessern möchten, sollten Sie möglicherweise das Engagement der Mitarbeitenden messen.

4. Verwenden Sie die richtigen Tools

Wie planen Sie, Ihre Tracking-Metriken zu erfassen?

Der wichtigste Schritt bei People Analytics besteht darin, die richtige Software und Tools zu verwenden, um die Informationen zu erfassen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dazu gleich mehr!

5. Bitten Sie um Feedback

Wenn Sie sich die Anwendungen für People Analytics ansehen, gibt es eine auffällige Gemeinsamkeit – Feedback von Mitarbeitenden. Wenn es um die Verbesserung des Arbeitsplatzes geht, gibt es weniges, das hilfreicher als direktes und transparentes Feedback von den Mitarbeitenden selbst ist.

People Analytics verleiht Ihrer aktuellen Situation eine datenorientierte Perspektive, die zu Verbesserungen beiträgt. Und sobald Sie die benötigten Daten haben, beziehen Sie die Mitarbeitenden selbst ein, um festzustellen wo, wie und warum Sie Dinge besser machen können.

4 Tipps zur Auswahl Ihrer People Analytics-Software

People Analytics kann ohne die richtigen Tools eine mühsame Aufgabe sein. Hier sind unsere Top-Tipps für die Auswahl Ihrer Software:

1. Bleiben Sie flexibel

Heutzutage sind Belegschaften mehr denn je verteilt. Um Software für People Analytics zu implementieren, müssen Sie also sicherstellen, dass sie so flexibel ist, wie Sie es benötigen.

Für Unternehmen mit gewerblichen Belegschaften ist eine mobile Lösung am besten geeignet. Bei Beekeeper wissen wir ein oder zwei Dinge darüber, wie man wichtige Mitarbeitende unterwegs erreicht.

Wir wissen beispielsweise, dass Sie unabhängig davon, ob Sie an vorderster Front oder in der Vorstandsetage tätig sind, möglicherweise in Echtzeit auf Daten zur Personalanalyse zugreifen müssen. Das bedeutet, dass Sie ein flexibles Tool benötigen, auf das Sie von überall aus zugreifen können.

2. Behalten Sie den Überblick

Wenn es um People Analytics geht, möchten Sie schnell Ergebnisse sehen. Das bedeutet, dass Sie ein Berichts-Dashboard benötigen, um schnell umfangreiche Daten zu erfassen.

Mit dem Analyse-Dashboard von Beekeeper können Sie Folgendes sicher und genau erfassen:

• Gesamtzahl der aktiven Nutzer auf der Plattform
• Antworten auf Mitarbeiterbefragungen
• Nutzerengagement und App-Verhalten
• Prozentsatz der Mitarbeitenden, die eine Nachricht geöffnet haben 
• Anteil der Mitarbeitenden, die eine Unternehmensnachricht gelesen haben

3. Achten Sie auf die Datensicherheit

Mitarbeiterinformationen und Datensicherheit sollte jederzeit oberste Priorität haben. Vor allem, da Cybersicherheits-Vorfälle zunehmen.

Unabhängig davon, für welche People Analytics-Software Sie sich entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass sie mit erstklassigen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet ist, wie zum Beispiel:

• Erweiterter Firewall-Schutz
• Vollständige Datenverschlüsselung
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, einschließlich GDPR- und ISO 27001-Zertifizierung

4. Wählen Sie, was für Sie das Richtige ist

Schließlich ist das Wichtigste, was Sie tun können, einen Softwareanbieter auszuwählen, der am besten zu Ihrem Unternehmen, Ihren Zielen und Ihrem Mitarbeiterstamm passt.

Wir sehen oft, dass Kunden zu Beekeeper wechseln, weil ihr vorheriger Partner nicht erfasst hat, was sie brauchten. Oder weil gerade die Mitarbeitenden, die für das Unternehmen am wichtigsten sind, nicht erreicht wurden. Oder weil ihnen das richtige Maß an Kundensupport fehlte.

Wenn Sie verschiedene Tools in Betracht ziehen, denken Sie daran, zum Anfang zurückzukehren. Verweisen Sie auf Ihre Strategie, Ziele und gewünschten Metriken und stellen Sie sicher, dass das von Ihnen ausgewählte Tool Ihnen dabei hilft, sämtliche Mitarbeitenden zu erreichen.

Machen Sie den ersten Schritt mit Mitarbeiterumfragen! Mit unserer Checkliste können Sie nichts falsch machen.