Das Mitarbeitermagazin neu denken – print, digital oder App?

Dass die Mitarbeitenden heutzutage mehr den je ein Aushängeschild eines Unternehmens sind und damit eine entscheidende Zielgruppe für die Unternehmenskommunikation darstellen, wird angesichts der vielfältigen Kommunikationskanäle innerhalb eines Unternehmens deutlich. Ein traditionsreiches Medium stellt dabei das Mitarbeitermagazin dar.

Angesichts dessen, dass Printmedien jedoch immer mehr an Relevanz zu verlieren scheinen, stellt sich die Frage, inwiefern ein gedrucktes Mitarbeitermagazin zur Unternehmenskultur eines modernen Betriebes passt und was die Konsequenz daraus ist – das Mitarbeitermagazin abschaffen oder umgestalten?

Was ist ein Mitarbeitermagazin?

In vielen Unternehmen hat das Mitarbeitermagazin bis heute einen hohen Stellenwert. Über 70% der befragten Unternehmen einer Studie zur “Zukunft des Mitarbeitermagazins” geben nach wie vor eine Mitarbeiterzeitung heraus. 

Eine Mitarbeiterzeitschrift wird oft hochwertig aufbereitet und ansprechend gestaltet. Je nachdem, wieviele Personen an der Realisierung des Magazins beteiligt sind, wird mehrmals im Jahr eine Ausgabe produziert und verteilt. In einem Mitarbeitermagazin erfahren die Mitarbeitenden unternehmensrelevante Neuigkeiten. Dies betrifft sowohl wirtschaftliche Themen als auch Termine für Weiterbildungen und persönliche Porträts von scheidenden oder neuen Mitarbeitenden. 

In einem Top-Ranking in den Disziplinen der internen Kommunikation wurden die Mitarbeiterzeitungen verschiedener Unternehmen hinsichtlich ihrer Qualität und ihrer Relevanz für die Belegschaft betrachtet und die besten mit dem Inkometa Award für erfolgreiche interne Kommunikation ausgezeichnet. 

Bei den ausgewählten Beispielen der Mitarbeiterzeitung zeigte sich, dass die Nähe zum Alltag der Mitarbeitenden durch Teamgeist-fördernde Beiträge sowie Artikel mit Unterhaltungsfaktor wie Rezepte oder spaßige Umfragen ebenso relevant sind wie die thematische Nähe zur voranschreitenden Digitalisierung. Dies meint auch die Verknüpfung mit digitalen Tools wie einer App oder dem Firmen-Intranet. Denn eine “ganzheitliche, breitgefächerte und verzahnte Medienstrategie” geht mit dem Trend der parallelen Nutzung unterschiedlicher Kommunikationskanäle. 

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Ist ein Mitarbeitermagazin noch zeitgemäß?

Die Mitarbeitenden eines Unternehmens wollen schnell und zuverlässig über Neuigkeiten des Betriebs ins Bild gesetzt werden. In der Realität sind viele Mitarbeitende jedoch von einem eklatanten Informationsdefizit betroffen, da die klassischen Kommunikationskanäle wie das Intranet oder auch ein Mitarbeitermagazin eine zu geringe Reichweite haben. So werden nach einer Analyse von 360°TOUCHPOINT nur 30 % der Mitarbeitenden über eine traditionelle Mitarbeiterzeitung erreicht. Dies hat mitunter mehrere Ursachen.

1. Fehlende Aktualität

Für die Publikation einer gedruckten Mitarbeitermagazins braucht es Zeit. Ein Redaktionsplan muss erstellt werden, die Artikel müssen verfasst und Korrekturschleifen durchlaufen, das Layout muss erarbeitet, die Bildrechte abgeklärt und der Druck in Auftrag gegeben werden. Kein Wunder, dass Mitarbeitermagazine eher in größeren Abständen herausgegeben werden. 

Unter dieser Zeitspanne leidet jedoch die Aktualität der Beiträge: Die Eröffnung eines neuen Standorts wird so mitunter erst nach dessen Inbetriebnahme bekannt gegeben oder neue Mitarbeitende, die über ein Porträt vorgestellt werden, sind bereits mehrere Monate im Betrieb tätig. 

Die Krisenkommunikation, wie etwa in Zeiten der Corona-Pandemie ist vielleicht das beste Beispiel für die Grenzen einer Mitarbeiterzeitschrift. Die Kommunikation würde über ein Printmagazin zu langsam erfolgen und wird deshalb eher über andere Kanäle geführt.

2. Fehlender Austausch

Der neue Fokus der internen Kommunikation liegt auf dem Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden. Top-Down-Kommunikation kommt weniger zum Zuge, Bottom-Up-Kommunikation dagegen mehr, da sie die Mitarbeitenden zur aktiven Teilnahme befähigt. 

Dies ist mit einem klassischen Mitarbeitermagazin kaum möglich, da die Informationen einseitig kommuniziert werden und sich die Mitarbeitenden lediglich untereinander oder über Leserbriefe dazu äußern können. 

Von einem solchen Austausch würden vor allem auch die Kommunikationsverantwortlichen profitieren, da sie auf diese Weise unmittelbarer erfahren, welche Artikel gut ankamen und welche eher weniger Anklang fanden.

3. Fehlende Messbarkeit

Kam der Artikel im letzten Magazin bei der Belegschaft gut an oder nicht? Wurden die Inhalte nur überflogen oder der Beitrag in Gänze gelesen? Mehr Informationen als über den Flurfunk werden die Kommunikationsverantwortlichen diesbezüglich bei einem gedruckten Magazin eher nicht bekommen, da die Resonanz-Erfassung bei analogen Kommunikationskanälen kaum möglich ist.

Bessere Rückschlüsse geben da messbare Tools wie eine Mitarbeiter-App, in der Lesedauer, Kommentare und Klickraten einseh- und analysierbar werden. Wenn Unternehmen mit mehreren Kommunikationskanälen parallel arbeiten, können anhand der digitalen Medien dagegen auch Rückschlüsse auf gedruckte Informationen gezogen werden. 

4. Fehlende Relevanz

Laut der Studie “Die Zukunft der Mitarbeiterzeitung” sind die Inhalte in den allermeisten Mitarbeitermagazine unterschiedlicher Unternehmen auf die gesamte Belegschaft ausgerichtet und weniger zielgruppenspezifisch aufbereitet. Damit bekommen die Mitarbeitenden zwar einen relativ breiten Überblick, empfinden die Themen mitunter jedoch als wenig relevant und haben aufgrund der fehlenden Messbarkeit und des fehlenden Austauschs auch keinen Einfluss auf die Inhalte.

Bei einem digitalen Format bzw. mithilfe einer Mitarbeiter-App können unterschiedliche Inhalte verschiedenen Zielgruppen zugespielt werden, sodass diese mehr Inhalte zugeschnitten auf ihre Interessensgebiete erhalten.

Print, Online-Magazin oder Mitarbeiter-App?

Die Zeit der gedruckten Mitarbeiterzeitung ist aufgrund der aufgeführten Gründe vorbei. Zwar hat das gedruckte Magazin bei vielen Unternehmen noch einen vergleichsweise hohen Stellenwert und wird als Baustein der internen Kommunikation beibehalten, die Vorzüge einer digitalen Version überwiegen dabei jedoch bei weitem. Aus diesem Grund sollte das gedruckte Mitarbeitermagazin von einer digitalen sowie mobil nutzbaren Version abgelöst werden.

Jedoch reicht es nicht, die Artikel des ehemals gedruckten Magazins lediglich ins digitale Format zu übertragen, sondern es kommt auf den richtigen Medienmix an, der die Mitarbeitenden auf unterschiedlichen Kanälen informiert, unterhält und einbindet. 

Was für Online-Mitarbeitermagazin spricht

• spart Zeit
• ist aktuell
• spart Geld
• ist papierfrei und schont damit die Umwelt
• kann sowohl auf dem Handy als auch über den Arbeitsrechner aufgerufen werden
• ist analysierbar
• ist interaktiv

Als ein modernen Unternehmen schlägt man mit einem digitalen Mitarbeitermagazin gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe: Zum einen schont man die Umwelt, indem man Ressourcen wie Papier spart und zum anderen bietet man seinen Mitarbeitenden ein digitales Kommunikationstool, dessen Inhalte sich von überall aus lesen sowie kommentieren und teilen lassen. Indem die Kosten für Papier und Druck wegfallen, spart man zudem bares Geld.

Während ein Online-Mitarbeitermagazin Platz für persönliche Geschichten, Hintergrundinformationen sowie Quartalsplanungen bietet, können dank der Integration in eine Mitarbeiter-App Kommentare und Likes dazu interaktiv, schnell und ortsungebunden kommuniziert werden. Auf diese Weise ist der Austausch mit den KollegInnen und der Geschäftsführung einfacher zu realisieren und die Inhalte werden kurz nach ihrer Veröffentlichung wahrgenommen und sind damit tagesaktuell. Die Resonanz auf die Inhalte wird zudem messbar, wodurch die Kommunikationsverantwortlichen diese vereinfacht anpassen und verbessern können. 

Dabei ist es auch sinnvoll, die Mitarbeitenden zu den gewünschten Inhalten des Online-Magazins zu befragen. Diese lassen sich problemlos über Umfragen innerhalb der Mitarbeiter-App erfragen. Zudem kann durch die ermöglichte Interaktivität auch die Bereitschaft bei den Mitarbeitenden erhöht werden, sich für einen Beitrag im Online-Magazin zur Verfügung zu stellen.

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