Mitarbeiterlebenszyklus: Der Leitfaden für Unternehmen

Das Konzept Mitarbeiterlebenszyklus ist ein Instrument des Personalmanagements. Es beschreibt die verschiedenen Phasen des Kontakts von Mitarbeitenden und Unternehmen. Ein gezielt gestalteter Mitarbeiterlebenszyklus verbessert die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen, steigert die Zufriedenheit der Belegschaft und trägt positiv zum Unternehmenserfolg bei.

Lesen Sie hier:

• wie das Konzept Mitarbeiterlebenszyklus aussieht,
• was Unternehmen tun können, um den Mitarbeiterlebenszyklus in ihrer Organisation zu verbessern,
• was insbesondere Unternehmen mit vielen operativen Fachkräften beachten sollten,
• wie digitale Tools unterstützen, den Mitarbeiterlebenszyklus zu verbessern

Was versteht man unter einem Mitarbeiterlebenszyklus?

Der Mitarbeiterlebenszyklus beginnt, noch bevor ein Bewerber das erste Mal persönlich mit ihrem Unternehmen in Kontakt tritt und geht weiter, nachdem ein Mitarbeitender aus dem Unternehmen ausgetreten ist. 

Alle Berührungspunkte, die jemand mit Ihrem Unternehmen hat, fallen darunter – vom Image, das der Organisation vorauseilt, über den Bewerbungsprozess und die Betriebszugehörigkeit bis hin zum Moment, wenn eine Person nach Ihrer Zeit im Unternehmen über dieses spricht.

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Warum sollten Unternehmen ihren Mitarbeiterlebenszyklus kennen?

Das Konzept Mitarbeiter-Lebenszyklus hilft Unternehmen, die verschiedenen Phasen dieses Prozesses aufzuschlüsseln, zu verstehen und gezielt zu gestalten. Beide Seiten profitieren von einem positiv empfundenen Mitarbeiterlebenszyklus: Die Mitarbeitenden haben einen angenehmeren Arbeitsalltag, was unter anderem zu einer niedrigeren Fluktuation führt. Unternehmen wiederum profitieren von hoher Mitarbeiterzufriedenheit durch Wachstum und geschäftlichen Erfolg.

Wenn Unternehmen den Mitarbeiterlebenszyklus skizzieren, können sie

• Einstellungsprozesse und Einarbeitungsphasen gezielt gestalten,
• Einfluss nehmen auf die Mitarbeiterbindung,
• durch passende Weiterbildung die Qualifikation ihrer Fachkräfte verbessern.

Damit es gelingt, die Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus nicht nur im Ist-Zustand wahrzunehmen, sondern auch den gewünschten Soll-Zustand zu entwickeln, ist es wichtig zu verstehen, welche Erfahrungen Mitarbeitende im und mit dem Unternehmen gemacht haben und was sie benötigen, um erfolgreiche Arbeit leisten zu können. 

Die 7 Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus

Jede und jeder Beschäftigte durchläuft alle Phasen des Lebenszyklus eines Mitarbeiters – unabhängig davon, ob sich die Wege schon in der Probezeit wieder trennen oder bis zur Rente gemeinsam verlaufen.

Attraction – Berührungspunkte vorab

Schon vor dem ersten persönlichen Kontakt haben Bewerbende ein Bild des potenziellen Arbeitgebers im Kopf. Entweder, weil es sich um ein bekanntes Unternehmen mit einer starken Marke handelt, oder weil die Firma in der Region bekannt ist und einen Ruf als Arbeitgeber hat. Oder, wenn der Bewerbende selbst noch keine Assoziation zum Unternehmen hat, wird er oder sie sich vor dem ersten Gespräch im Internet informieren.

Insbesondere für Unternehmen mit vielen operativen Beschäftigten, die stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, kommt es darauf an, sich als möglicher Arbeitgeber positiv von der Konkurrenz abzuheben.

Recruiting – Bewerbungsphase

Der erste persönliche Kontakt zwischen Bewerbenden und Arbeitgeber läutet die Bewerbungsphase ein.

Hier können Unternehmen viel richtig machen, um einen guten Eindruck zu hinterlassen: Klare und zügige Prozesse und wertschätzende Kommunikation helfen dem Mitarbeitenden jederzeit, sich im Verlauf zu orientieren.

Ein Feedback-Gespräch nach Ende der Bewerbungsphase – unabhängig davon, ob ein Arbeitsverhältnis zustande gekommen ist oder nicht – hilft, diesen Prozess zu verbessern.  

Onboarding – Einarbeitung

Die Einarbeitung beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Versorgen Sie neue Kolleg:innen mit wichtigen Informationen und tragen Sie so zu einem gelungenen ersten Arbeitstag bei. Oft übersehen wird die interne Seite: Natürlich sollten auch die Teammitglieder wissen, dass sie Verstärkung bekommen. 

In den Wochen nach dem Einstieg ist es wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden gute Orientierung erhalten zu Aufgaben, Prozessen und Erwartungen, die an sie gestellt werden. Das gilt besonders für systemrelevante Mitarbeitende, die oft direkt in Kundenkontakt stehen und Verantwortung übernehmen müssen, ohne sich selbst bereits im Unternehmen auszukennen.

 Ein klarer Ablauf mit Checklisten hilft, die Einarbeitung zu erleichtern, den Überblick zu behalten und den Prozess auf Basis von Kennzahlen kontinuierlich zu verbessern.

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Development – Entwicklung

Ist der Mitarbeitende einmal im Team etabliert, kommt es darauf an, sein:ihr Potenzial zu fördern und eine berufliche Perspektive zu entwerfen. Mitarbeitende, die sich entwickeln wollen, müssen dazu die Gelegenheit erhalten – sonst werden sie unzufrieden und sich früher oder später nach Alternativen umsehen.

Es ist für Unternehmen immer teurer, neue Mitarbeitende zu suchen, einzustellen und anzulernen, als eine vorhandene Fachkraft bei ihrer Entwicklung zu unterstützen. Persönliche Gespräche sind eine gute Gelegenheit zu klären, welche Ziele die Mitarbeitenden haben und wie sich diese mit denen des Unternehmens vereinbaren lassen. Auch die gezielte interne Entwicklung von Nachwuchsführungskräften gehört in die Phase des Development.

Im operativen Bereich sind insbesondere Schulungen zu aktuellen Sicherheitsbestimmungen wichtig, ebenso wie regelmäßige Gesundheitschecks und Weiterbildungen zu ergonomischem Arbeiten.

Retention – Mitarbeiterbindung

Sie werden in vielen Unternehmen vernachlässigt: langjährige Mitarbeitende. Dabei sollte den Organisationen daran gelegen sein, gerade diese erfahrenen Fachkräfte zufriedenzustellen und zu halten, denn sie sind es, die mit ihrem Wissen neue Kolleg:innen einarbeiten, Kontinuität im Team sicherstellen und besonders produktiv arbeiten. 

Im Mitarbeiterlebenszyklus ist es deshalb wichtig, auch diese Phase zu begleiten und auch diesen Fachkräften Anerkennung zu zeigen und Entwicklungsmöglichkeiten zu eröffnen. Nehmen Sie diese Beschäftigten nicht als selbstverständlich hin: Nur weil jemand schon lange im Haus beschäftigt ist, muss das nicht so bleiben. Wer geht, nimmt Kontakte, Erfahrung und Wissen mit, und Neueinstellungen sind zeit- und kostenintensiv. 

Exit – Austritt

Aus welchem Grund auch immer ein Mitarbeitender sich entscheidet, das Unternehmen zu verlassen – selbst wenn er:sie sich in den Ruhestand verabschiedet – sollten Sie ein Austrittsgespräch führen. 

Eine respektvolle Trennung sichert den guten Ruf des Unternehmens und birgt möglicherweise das Potenzial für Verbesserungen, wenn Beschäftigte offen kommunizieren, warum sie sich für einen Wechsel entschieden haben. Darüber hinaus ist es wichtig, das betreffende Team zu unterstützen und ggf. die zu organisieren.   

Alumni – Kontaktpflege

Auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses besteht eine Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden. Hinterlässt der Arbeitgeber einen schlechten oder unprofessionellen Eindruck, wird mindestens das direkte Umfeld des Mitarbeitenden davon erfahren, schlimmstenfalls finden sich seine:ihre Erfahrungen im Internet wieder.

 Im besten Fall jedoch werden aus den Mitarbeitenden im Anschluss Fürsprecher für Ihr Unternehmen, die sie weiterempfehlen und dazu beitragen, dass potenzielle Bewerbende schon vor dem Erstkontakt einen positiven Eindruck von der Organisation haben. So beginnt der Mitarbeiterlebenszyklus wieder mit Phase 1 – Attract.

Vom ersten Kennenlernen bis zum respektvollen Abschied: so gelingt ein erfolgreicher Mitarbeiterlebenszyklus mit Beekeeper.

In 5 Schritten zum erfolgreichen Mitarbeiterlebenszyklus

Unternehmen können den Mitarbeiterlebenszyklus positiv beeinflussen. In 5 Schritten gelingt der Wandel aus der aktuellen Situation zu einem sich laufend verbessernden Prozess.

Diese 5 Schritte helfen, den Mitarbeiterzyklus gezielt zu verbessern:

1. Schritt: Ist-Zustand skizzieren

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick. Nutzen Sie am einfachsten das 7-Phasen-Modell und stellen Sie fest, wie diese aktuell gestaltet sind. Mögliche Fragen, die Sie sich dabei stellen können:

• Welches Image hat Ihr Unternehmen, insbesondere auch als Arbeitgeber? Wie bekannt ist es?
• Wie verlaufen Einstellungs- und Einarbeitungsprozess?
• Was unternimmt die Organisation, um für Bestandsmitarbeitende attraktiv zu bleiben? Gibt es eine kontinuierliche Weiterbildung, flexible Arbeitsmodell, spezielle Unterstützung für Familien?
• Was passiert, wenn ein Mitarbeitender kündigt – sowohl vor als auch nach dem letzten Arbeitstag? Haben die Mitarbeitenden ein positives Bild vom Unternehmen und was sagen sie in den sozialen Medien über Sie?

Halten Sie zunächst nur fest, was vorhanden ist. Notieren Sie vorhandene Prozesse und Tools, und gehen Sie ins Internet, um herauszufinden, wie dort über das Unternehmen gesprochen wird, etwa in den sozialen Medien und auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen.

2. Schritt: Mitarbeitende befragen

Finden Sie als nächstes heraus, wie die Mitarbeitenden das Unternehmen wahrnehmen. Beispielsweise können Sie neue Kolleg:innen nach den ersten drei Monaten im neuen Job zum Bewerbungsprozess befragen. Sentiment-Analysen helfen, das Befinden der Mitarbeitenden regelmäßig zu ermitteln und zu verstehen, wo Verbesserungspotenzial besteht.

Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden befragt werden, insbesondere auch in operativen Bereichen. Ihre Stimme geht bei Unternehmensumfragen oft unter, doch gerade hier herrscht oft erhebliche Unzufriedenheit, die sich in hohen Fluktuationsraten ausdrückt. Die systemrelevanten Mitarbeitenden arbeiten oft abgekoppelt vom Unternehmen, haben wenig Zugriff auf relevante Informationen und können sich ihrerseits für ihre Belange nur schwer Gehör verschaffen.

 3. Schritt: Soll-Zustand entwerfen

 Legen Sie insgesamt und für jede Phase fest, was Sie mit einem positiven Mitarbeiterlebenszyklus erreichen wollen. Ziele können etwa sein, dass die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit sich verlängert, dass Führungspositionen intern besetzt werden können und die Mitarbeiterfluktuation sinkt. 

Halten Sie fest, was erledigt werden muss, um diesen Soll-Zustand zu erreichen, bis wann und von wem. 

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4. Schritt: Umsetzung des geplanten Mitarbeiterlebenszyklus

Im nächsten Schritt geht es an die Umsetzung: Nachdem Sie erörtert haben, wie der Mitarbeiterlebenszyklus momentan aussieht, welche Probleme es gibt und wo das Unternehmen bereits erfolgreich ist, können Sie nun gezielt auf die verschiedenen Phasen einwirken und diese verbessern. 

• Ist beispielsweise das Recruiting erfolgreich, doch zu viele Mitarbeitende verlassen das Unternehmen noch in der Probezeit? Dann sollte natürlich beim Onboarding angesetzt werden und die HR-Abteilung in enger Abstimmung mit den Teams daran arbeiten, diesen Prozess zu verbessern.
• Arbeiten in Ihrem Unternehmen viele systemrelevante Arbeitskräfte im Schichtmodell? Entwickeln sie Arbeitszeitmodell, die die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden fördern und das Unternehmen so als attraktiven Arbeitergeber positionieren
• Was bietet das Unternehmen Mitarbeitenden, die schon länger bei Ihnen beschäftigt sind? Oft wird gerade diese Gruppe übersehen – sie ist ja „eh da“. Dabei sind ihre Erfahrung und die Kontinuität, die sie dem Unternehmen bringen, besonders wertvoll.

Hinterfragen Sie, welche Angebote Sie diesen Beschäftigten machen können. Dazu können Weiterbildungen gehören, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, regelmäßige Anerkennung der Leistungen und Unternehmenstreue, etc. Am wichtigsten ist es, dieser Gruppe zu signalisieren, dass sie keine Selbstverständlichkeit sind.

5. Schritt: Erfolg prüfen und laufend verbessern

Auch bei der Verbesserung des Mitarbeiterlebenszyklus ist es wichtig, den Erfolg regelmäßig zu prüfen, auszuwerten und zu hinterfragen, ob die eingeschlagene Richtung noch stimmt.

Dabei ist zu bedenken: Das Image eines Unternehmens ist nicht von heute auf morgen entstanden, es wird sich also auch nicht über Nacht fundamental verbessern lassen. Dennoch haben Unternehmen viel Einfluss auf ihre äußere Wahrnehmung und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden.

Der Mitarbeiterlebenszyklus bietet den prozessualen Rahmen, um einerseits die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfassen und zu erfüllen und so andererseits für mehr Unternehmenserfolg zu sorgen. 

Kennzahlen für den Mitarbeiterlebenszyklus

Unternehmen, die den Mitarbeiterlebenszyklus verbessern möchten, sollten die aktuellen und geplanten Prozesse aufzeichnen und Veränderungen mit geeigneten Kennzahlen messen. In jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus gibt es Möglichkeiten, zu ermitteln wo das Unternehmen und die Mitarbeitenden aktuell stehen.

Dafür stehen quantitative und qualitative Kennzahlen zur Verfügung, die für jedes Unternehmen anders aussehen können. Einen Anhaltspunkt gibt folgende Liste:

 Attraction – Berührungspunkte vorab

• Kommentare und Image in den sozialen Medien
• Bewertungen auf Arbeitergeberplattformen
• Öffentliches Image z.B. in der Presse

Recruiting – Bewerbungsphase

• Wie lange dauert es vom Erstkontakt mit Bewerbenden bis zum Vertragsabschluss?
• Kosten pro besetzter Position
• Prozentsatz von Bewerbenden, die ein Angebot angenommen oder abgelehnt haben 

Onboarding – Einarbeitung

• Einarbeitungszeit
• Bindung ans Team
• Zahl der Kündigungen in der Probezeit

Development – Entwicklung

• Mitarbeiterzufriedenheit – Umfragen, Sentiment-Analysen, Feedback-Gespräche
• Weiterbildungsquoten und Anzahl an Trainingstagen
• Beförderungsquoten

 Retention – Mitarbeiterbindung

• Fluktuationsrate
• Mitarbeiterzufriedenheit – Umfragen, Sentiment-Analysen, Feedback-Gespräche
• Produktivität
• Weiterempfehlungsquoten

 Exit – Austritt

• Gründe für den Austritt (Ruhestand, Arbeitgeberwechsel)
• Mitarbeiterbefragungen
• Nachbesetzung von Positionen

 Alumni – Kontaktpflege

• Kommentare und Image in den sozialen Medien
• Bewertungen auf Arbeitergeberplattformen
• Einladung zu und Teilnahme an Betriebsveranstaltungen

Mitarbeiterlebenszyklus digital gestalten

Die bewusste Gestaltung des Mitarbeiterlebenszyklus kann schnell zum bürokratischen Monster werden, wenn alle Prozesse händisch ausgeführt werden: Von der Mitarbeiterbefragung über Onboarding, Weiterbildungsangebote, Kennzahlen-Auswertung und Austritts-Verwaltung fallen viele Schritte an, die zu begleiten analog kaum möglich ist.

Das ist auch nicht notwendig, denn die Prozesse lassen sich digitalisieren und automatisieren. Administrative Prozesse kosten gerade HR-Abteilungen viel Zeit. Digitale Tools helfen, Routineaufgaben zu optimieren und verschaffen den Verantwortlichen so mehr Zeit für die konzeptionelle Arbeit.

Gleichzeitig lassen sich mit Mitarbeiter-Plattformen wie Beekeeper viele Prozesse in einem einzigen Tool abbilden: Von der Mitarbeiter-Befragung über Onboarding-Dokumente bis hin zur Kommunikation im Unternehmen ermöglicht es die App sowohl HR-Abteilungen als auch Beschäftigten insbesondere in operativen Bereichen, miteinander in Kontakt zu bleiben und viele Prozesse vom Papier in die Cloud zu bringen.

Dokumente können hier sicher abgelegt werden und alle Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, während die Personalabteilung die Beschäftigten vom ersten Arbeitstag an digital begleiten und so den Lebenszyklus jedes Mitarbeitenden aktiv gestalten kann.

Fazit

Das Konzept des Mitarbeiterlebenszyklus bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, zu verstehen, was Mitarbeitende bewegt, wie zufrieden sie sind und warum sie kündigen.

Indem ein Unternehmen die einzelnen Phasen abbildet, ist es erst möglich sie gezielt zu verbessern und die Employee Experience vom Onboarding bis zum Austritt und jeweils darüber hinaus zu gestalten. So positionieren sich Unternehmen als attraktive Arbeitgeber für zufriedene Mitarbeitende und verbessern mit dem Mitarbeiterlebenszyklus auch den Erfolg ihrer Organisation.