Mitarbeiter-App bei Wincasa: „Warum wir Mitarbeiter-App und SharePoint Intranet kombiniert haben“

Wie schafft der führende integrale Immobilien-Dienstleister der Schweiz mit über 860 Mitarbeitenden die digitale Transformation und welche Rolle spielt der digitale Arbeitsplatz dabei? Diese Fragen haben wir Debora Pauli gestellt, die als Projektleiterin für digitale Kommunikation bei unserem Kunden Wincasa tätig ist. Seit Juli 2017 ist sie unter anderem für die Beekeeper Mitarbeiter-App – integriert in die SharePoint-Umgebung – zuständig und war aktiv in den Roll-Out- und Go-Live-Prozess involviert. Hier teilt sie ihre Erfahrungen und zeigt auf, wie und warum Wincasa ihr klassisches Intranet mit Beekeeper und SharePoint abgelöst hat.

Wie wichtig ist die Digitalisierung für Wincasa und weshalb?

Die Digitalisierung und Innovation sind fest in unserer Unternehmensstrategie verankert. Vor einigen Jahren haben wir damit begonnen, uns intensiv mit dem Thema zu beschäftigen und haben eine digitale Strategie entworfen. Der Schlüssel dieser Strategie war es, Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden, zum Aufbau von Wissensmanagement und zur Optimierung von betrieblichen Prozessen zu finden. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, bis 2020 Digital Master in der Immobilienbranche zu werden. Indem wir zu Beginn dieses Jahres die neue Abteilung „Business Transformation“ eingeführt haben, konnten wir einen weiteren großen Schritt in diese Richtung gehen.

Wincasa ist als führender integraler Immobilien-Dienstleister Arbeitgeber von über 860 Mitarbeitenden, an 25 Standorten, in unterschiedlichen Sprachregionen. Dies stellt besonders die interne Kommunikation vor einige Herausforderungen. Diese neue Plattform unterstützt uns dabei, transparent, effizient und zeitnah kommunizieren zu können. So werden die Mitarbeitenden laufend und einfach über Veränderungen und Projekte informiert. Gleichzeitig haben die Mitarbeitenden die Gelegenheit neue Ideen auszuprobieren und Lösungen zu entwickeln. Plattformen zum Wissensaustausch sind da der Schlüssel zum Erfolg und machen uns fit für die Zukunft. Auch um als Arbeitgeber weiterhin und für die Generation Y und Z attraktiv zu bleiben, sind der Digital Workplace und das Social Intranet für uns heute wichtiger denn je.

Was hat Wincasa dazu bewogen, von einem klassischen Intranet auf einen digitalen Arbeitsplatz mit Beekeeper-Sharepoint Integration umzusteigen?

Besonders der Bedarf an aktivem Wissensmanagement und zeitnaher Kommunikation wurde immer größer. Mit unserem alten und statischen Intranet wäre das nicht möglich gewesen, denn bisher war nur eine“Top-down”-Kommunikation möglich. Die Mitarbeitenden erhielten zwar Neuigkeiten und Updates, jedoch konnten sie keine Anregungen oder Ideen beisteuern.

Unser Ziel war es:

• Die interne Kommunikation zu modernisieren.
• Kulturelle Veränderungen zu fördern.
• Ein Umfeld der Zugehörigkeit für die Mitarbeitenden zu schaffen.

Wir brauchten ein System, welches schnellen, einfachen und effizienten Zugang zu allen relevanten Informationen für jeden Mitarbeitenden ermöglicht – unabhängig davon, ob Büroangestellter oder Mitarbeiter ohne einen festen PC-Arbeitsplatz. Nachdem wir einige „Workplace Tools“ geprüft haben, entschieden wir uns für eine Integration von Beekeeper und SharePoint, die beste Lösung für unsere Bedürfnisse.

Wie können wir uns die Zusammenarbeit von Beekeeper und Sharepoint vorstellen, ist die Integration beider Tools wirklich reibungslos?

Kurz gesagt, ein ganz klares Ja!

Obwohl beide Anwendungen von unterschiedlichen Anbietern stammen, dem Schweizer Startup Beekeeper und Microsoft, waren wir zufrieden mit dieser kombinierten Lösung. Unser Ziel war es, einen neuen digitalen Workplace zu schaffen, welcher die traditionellen Werte des Intranets und die innovativen Werte von sozialen „Collaboration Tools“ und Social Intranet  verbindet. Das ist uns mit der Integration beider Tools gelungen.

Im Detail heißt das:

• Nach Vertragsunterzeichnung dauerte die Umsetzung des IT Projekts gerade mal 5 Monate.
• Die Kommunikation mit beiden Anbietern war unkompliziert, effizient und schnell.
• In manchen Fällen lief die Kommunikation auch direkt zwischen den Anbietern, ohne dass es notwendig war als Wincasa IT überhaupt involviert zu sein. Das vereinfachte den Prozess für uns als Projektteam.

Unser neuer digitaler Workplace erreicht nun wirklich jeden Mitarbeitenden bei Wincasa und Informationen werden zwischen unterschiedlichen Teams, Karrierestufen und Job-Titeln effizient ausgetauscht. Anstelle von „Top-down“ kommunizieren wir nun „many-to-many“. So können sich die Mitarbeitenden untereinander motivieren und sich bei Fragen gegenseitig unterstützen. Es entsteht mehr und mehr eine Wincasa Community.

Was waren die Herausforderungen bei der Umstellung vom alten Intranet und wie hat Wincasa das neue System im Unternehmen eingeführt?

Das Beekeeper Team hat uns bei der Planung des internen Rollouts unterstützt und hilfreiche Tipps und Erfahrungen mit uns geteilt. Es war besonders zum Start wichtig, alle Mitarbeitenden abzuholen, damit offene Fragen auch gleich zu Beginn geklärt werden konnten und keine Frustration entstand. Die Herausforderung dabei war, dass die Mitarbeitenden bei Wincasa sehr unterschiedlich sind. Wir haben Mitarbeitende, die zwischen 40-60 Jahre alt sind, die es weniger gewohnt sind mit digitalen Tools zu arbeiten. Gleichzeitig gehören einige Mitarbeitende der Generation Z an, die Generation, für die selbst Facebook schon zu alt ist (Generation Snapchat). Die Herausforderung war also, ein Rollout zu planen, welches alle Mitarbeitenden gleichermaßen anspricht und motiviert, Teil der Community zu werden.

Zum Rollout haben wir junge und online-affine Mitarbeitende als Botschafter ausgesucht und sie aktiv dabei unterstützt, das neue Workplace Tool kennenzulernen. Gleichzeitig waren sie an den unterschiedlichen Standorten dafür zuständig, das neue Intranet am Tag des Launches zu präsentieren und intern einen Buzz zu kreieren. Diesen Prozess haben wir mit einem unternehmensweiten Selfie-Wettbewerb unterstützt.

Wie hat sich die interne Kommunikation bei Wincasa seit der Einführung von Beekeeper gewandelt?

Die interne Kommunikation hat sich sehr gewandelt. Von einem veralteten und wenig genutzten Intranet ist unser neuer digitaler Arbeitsplatz mit Beekeeper heute transparenter, lockerer und macht den Mitarbeitenden und dem Management Spaß. Heute haben unsere Mitarbeitenden ein Werkzeug in der Hand, um ihre Stimme geltend zu machen und um gehört zu werden. Interne Kommunikation ist schon längst nicht mehr nur Thema von vereinzelten Teams, sondern findet über das gesamte Unternehmen, unabhängig von Team, Arbeitsplatz oder Generation statt. Besonders gut kommt es auch an, dass unser CEO selbst aktiv Beiträge schreibt und Beiträge von Mitarbeitenden „liked“ und kommentiert.

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