Mitarbeiter-App bei Ramelow: Von WhatsApp zur sicheren Mitarbeiter-App mit Beekeeper

Wie verbindet die Gustav Ramelow KG, ein mittelständisches Einzelhandelsunternehmen und Gewinner des diesjährigen Inkometa Awards, seine rund 350 Mitarbeiter, wenn der größte Teil von ihnen auf die Verkaufsflächen der über acht verschiedenen Standorte verteilt ist? Aufgrund des dezentralen Filialsystems war die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sowie deren Erreichbarkeit langen und komplexen Kommunikationswegen ausgesetzt. Im Interview erzählt Clara Becker, Head of Marketing & Digital Operations wie das Unternehmen sich von einer No-Phone-, über eine Smartphone-Politik mit WhatsApp und bis hin zur eigenen betrieblichen Kommunikationsplattform entwickelt hat.

Wie wichtig ist der digitale Arbeitsplatz im Einzelhandel und weshalb?

Das digitale Zeitalter sowie der allmähliche Übergang von Enterprise 1.0 zu Enterprise 2.0 beeinflussen das Verständnis und die Erwartungen von Arbeitnehmern in Bezug auf Kommunikation, Führung und Einsatz von Technologie. Die Digitalisierung hat auch in der Einzelhandelsbranche Einzug gehalten. Hier gilt es nicht zuletzt zu berücksichtigen, dass sich Kunden auf einfachem Wege sehr viele Informationen beschaffen können und ihre Ansprüche bezüglich Beratung, Service und Dienstleistungen entsprechend steigen. Für eine inspirierende Beratung und wirksame Begeisterung der Kundschaft ist also ein gut informiertes und ausgebildetes Verkaufspersonal, das über gewinnende Kompetenz und fundiertes Wissen verfügt, essentiell.

Ramelow ist ein Unternehmen, bei dem der größte Teil der Belegschaft in den Verkaufsflächen der Stores arbeitet und keine eigene E-Mail Adresse besitzt. Was waren die Herausforderungen in der internen Kommunikation?

Bei Ramelow schreiben wir der herarchielosen Kommunikation und problemloser Erreichbarkeit aller Mitarbeiter große Wichtigkeit zu. Aufgrund des dezentralen Filialsystems war die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sowie deren Erreichbarkeit jedoch langen und komplexen Kommunikationswegen ausgesetzt. Da nicht alle Mitarbeiter über ein eigenes E-Mail-Konto verfügten, kam es zunehmend zu Informationslücken, was in einem wachsenden Bedürfnis der Mitarbeiter nach besserer Information mündete.

Daher entschieden wir uns, die direkte Kommunikation aller Mitarbeiter untereinander zu unterstützen, indem wir zur Nutzung des eigenen Smartphones für betriebliche Gründe angeregt haben. Wir wollten die zentrale Ein-Weg-Kommunikation über Hierarchiestufen hinweg – vom Store Manager zum Schwarzen Brett – damit optimieren.

Neben der Kommunikation war unser Ziel, Informationen schneller und einfacher zu verteilen und auf Informationskaskaden zu verzichten. Jeder Mitarbeiter, sowohl aus der Filiale als auch aus dem Gesamtunternehmen, sollte an relevante Informationen gelangen können.

Vor der Einführung von Beekeeper lief die digitale Kommunikation größtenteils über WhatsApp. Was hat Ramelow dazu bewogen, eine eigene Mitarbeiter-App einzuführen? 

Da wir unseren Mitarbeitern zunächst keinen eigenen Business-Kanal bereit stellten, führte die erhöhte Smartphone Nutzung auch zu einer steigenden Nutzung marktstarker Plattformen wie WhatsApp. Der Austausch der Mitarbeiter fand in diversen, nicht koordinierten Gruppen-Chats statt. Von den mit WhatsApp verbundenen Sicherheitsrisiken ganz abgesehen, wurde dies für die Mitarbeiter zunehmend zu viel. Da die Verkaufsberater diese Kanäle neben der innerbetrieblichen Kommunikation auch für den Kontakt zum Kunden benutzen, stieg der Anteil der Mitarbeiter, denen die Vielzahl der beruflichen Chat-Gruppen im eigentlich privaten Kanal WhatsApp zu groß wurden. Da wir die direkte digitale Kommunikation weiterhin steigern wollten, entschieden wir uns für einen eigenen Business-Kanal, um weiterhin alle Mitarbeiter in Kommunikation und Information einbinden zu können und gleichzeitig die berufliche und private Kommunikation zu trennen.

Wie hat sich Ramelow für Beekeeper als digitale Kommunikationsplattform entschieden? Gab es besondere Voraussetzungen an das neue Tool?

Die Mehrheit unserer Mitarbeiter arbeitet nicht an einem festen Arbeitsplatz, weshalb sich einige  fundamentale Kriterien für das neue Tool ergaben. Es musste eine mobil abrufbare Plattform sein, die gleichzeitig als Webversion für den Desktop zur Verfügung steht. Sie sollte zudem den Anspruch erfüllen, auf weitere Bildschirme übertragen werden zu können, damit auch Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz und Smartphone erreicht werden. Darüber hinaus war es wichtig, sowohl direkt mit jedem einzelnen Mitarbeiter kommunizieren zu können, als auch die Peer-to-peer- und die filialübergreifende Kommunikation über uneingeschränkt zugängliche und mobile Kanäle zu fördern. Unsere Wahl fiel auf die interne Kommunikationsplattform von Beekeeper.

Wie hat sich die interne Kommunikation seit der Einführung von Beekeeper geändert?

Unsere Mitarbeiter-App Pia (Persönlicher Informationsaustausch) für die interne Kommunikation zielte darauf ab, die Mitarbeiter auf der Fläche im Sinne eines Digital Workplace verstärkt in die kommunikativen Maßnahmen, über die unterschiedlichen Filialen hinaus, einzubeziehen.

Obwohl das Projekt erst seit Ende 2017 läuft, können wir schon jetzt einen positiven Wandel im Unternehmen beobachten. 70% unserer Mitarbeiter sind täglich auf Beekeeper aktiv. Auch in unserer Kultur konnten wir einen positiven Wandel weg von einer Sie-Kultur hin zu einer Du-Kultur beobachten. Jetzt arbeiten wir daran, noch qualitativere Inhalte in die Plattform zu integrieren. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie die Gustav Ramelow AG die interne Kommunikation mit Beekeeper verbessert hat, laden Sie sich die Ramelow-Case-Study herunter.