Mitarbeiter-Apps: Bessere Kommunikation in der operativen Arbeit

Mitarbeiter-Apps sind ideal für den Austausch zwischen Führungskräften und Belegschaft – besonders wenn Fachkräfte keinen PC am Arbeitsplatz haben. Gleichzeitig ermöglichen sie Mitarbeitenden untereinander datensicher zu kommunizieren.

Gerade in operativen Branchen wie zum Beispiel Pflege, Bau, Gastronomie und Hotellerie und Produktion, in denen der Zugriff auf betriebliche Mails oder das Intranet meisten mobil erfolgt schließen die Apps eine Lücke. Und sie digitalisieren gleichzeitig Prozesse und Informationsaustausch auf Papier, Aushängen, Laufzetteln und schwarzen Brettern.

Operative Arbeitskräfte sind damit nicht mehr kommunikativ isoliert und es ist einfacher, sie zu erreichen. Sie erhalten interne Informationen, bleiben miteinander in Kontakt und empfinden eine viele stärkere – und messbare – Bindung an das Unternehmen. So werden Mitarbeiter-Apps auch zum wirksamen Mittel gegen hohe Fluktuation und Fachkräftemangel.

Fazit zu Mitarbeiter-Apps: Das ideale Tool für den operativen Bereich

• Mitarbeiter-Apps sind für Unternehmen mit hohem Anteil an Beschäftigten im operativen Bereich das ideale Tool.
• Die Kommunikation untereinander und mit dem Unternehmen wird gefördert, die Organisation der persönlichen Belange gelingt digital und mit weniger Zeitaufwand.
• Die Mitarbeitenden haben auch dann am Informationsfluss im Unternehmen teil, wenn sie dezentral und asynchron arbeiten.

Zu welchen Unternehmen passen Mitarbeiter-Apps?

Mitarbeiter-Apps ermöglichen es operativen Fachkräften, sicher und digital zu kommunizieren und ihre Arbeit zu organisieren. Deshalb gilt: Je höher der Anteil operativer Fachkräfte im Unternehmen, desto wertvoller ist der Einsatz von Mitarbeiter-Apps.

Operative Arbeitskräfte etwa in der Pflege, im Service, Rettungsdienst, Einzelhandel oder auf der Baustelle haben eines gemeinsam: keinen eigenen PC am Arbeitsplatz. Oft arbeiten sie im Schichtbetrieb, sind während des Dienstes unterwegs und dabei auf sich gestellt. Die persönliche Organisation wie Krankmeldungen und Urlaubsplanung findet häufig umständlich mit Papier-Formularen statt.

Unternehmen können die Angestellten über die App informieren und umgekehrt können Mitarbeitende sich einbringen. So stellen Organisationen sicher, dass jede Person an der internen Kommunikation teilhaben kann, auch wenn sie nicht im Hauptsitz oder im Büro tätig ist oder unregelmäßige Arbeitszeiten hat.

Vorteile der Mitarbeiter-Apps

Kommunikationstools für Mitarbeitende mit festem PC-Arbeitsplatz sind mittlerweile allgegenwärtig – wie zum Beispiel Microsoft Teams, Slack oder andere Instant-Messenger. Unabhängig vom Arbeitsort werden sie längst digital über alles Wesentliche im Unternehmen informiert.

Mitarbeiter-Apps gehen noch einen Schritt weiter: Sie binden wirklich alle Teammitglieder im Unternehmen ein.

Mitarbeiter-Bindung und -Engagement

Mitarbeitende ohne eigenen PC wissen nicht immer über die aktuellen Themen im Unternehmen Bescheid. Einige arbeiten überwiegend autark – etwa im mobilen Pflegedienst oder im Lieferdienst – und sie haben keine Möglichkeit, Verbesserungs-Vorschläge und ihr Feedback einzubringen.

Allerdings wird damit der Arbeitgebende austauschbar – es besteht kaum Bindung zum Unternehmen. Mitarbeiter-Apps ermöglichen die Teilhabe an internen Diskussionen und einfache Verwaltung der eigenen Arbeit über Checklisten und Personal-Systeme.

So wird das Engagement deutlich verbessert.

Mehr Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Mitarbeiter-Apps ermöglichen direkten Kontakt zwischen Führungskräften und Teams. Das erleichtert Feedback – in beide Richtungen.

Manager erhalten ein viel besseres Verständnis für die Situation, während Mitarbeitende konstruktiv und unmittelbar Rückmeldung zu ihrer Arbeit bekommen.

Statt Jahresgesprächen mit einmaligem Feedback wird es möglich, Pulse-Feedback zu messen.

Außerdem erkennen Mitarbeitende in operativen Bereichen oft sehr gut, wo und wie sich Prozesse einfacher und effizienter gestalten lassen. Deshalb sollen sie die Chance bekommen, ihre Ideen niederschwellig einzubringen. Unternehmen können die Verbesserungs-Vorschläge über Apps ganz einfach annehmen und verarbeiten.

Förderung der Unternehmens-Kultur

Mehr Teilhabe, Feedback–Möglichkeiten und Chancen sich einzubringen: all das verbessert die Unternehmenskultur.

Die Mitarbeitenden spüren die Wertschätzung, was sich wiederum auf ihre Zufriedenheit auswirkt.

Offene Kommunikation und Transparenz stärkt außerdem das Vertrauen der Beschäftigten in die Organisation.

Messung und Analyse von Mitarbeiter-Zufriedenheit

Was denken die Mitarbeitenden wirklich? Wie zufrieden sind sie mit ihren Arbeits-Bedingungen und Aufgaben?

Sentiment-Analysen geben Unternehmen Aufschluss über die Stimmung in der Organisation. Mit einer App können anonym, digital und automatisiert Umfragen verschickt und ausgewertet werden.

So ist die Stimmung im Unternehmen keine Blackbox mehr, sondern kann aktiv und zielgerichtet verbessert werden.

Bessere Zusammenarbeit

Kollegin A arbeitet immer in der Nachtschicht, Kollege B ist als Lieferfahrer nie vor Ort erreichbar. Wie bekommt man in dezentralen, operativen Teams alle an einen Tisch?

Austausch, Zugehörigkeit und Kooperation sind außerdem über Abteilungsgrenzen hinweg essenziell. Unternehmen profitieren mehrfach:

• Höhere Zufriedenheitswerte
• Mehr Verständnis füreinander
• Weniger Silo-Denken
• Besserer Austausch in Teams und zwischen Teams

Datenschutz und digitale Sicherheit bei Mitarbeiter-Apps

Gibt das Unternehmen keinen Kanal vor, wird in aller Regel auf Messenger wie WhatsApp oder bestenfalls Signal, Threema und Co. zurückgegriffen – ein Wildwuchs an Gruppen, Chats und Kanälen entsteht.

Die Unternehmen haben keine Übersicht darüber, wo welche Daten und Interna ausgetauscht werden und wer wirklich mitliest.

Haben die Mitarbeitenden, die aus dem Unternehmen ausgetreten sind, auch alle Whatsapp-Gruppen verlassen?

Wo werden eigentlich die Daten der Chats gespeichert?

Werden auch persönliche oder vertrauliche Daten von Patienten, Gästen oder Lieferanten geteilt?

All diese gravierenden Sicherheits-Bedenken können Unternehmen ausräumen, indem sie die Nutzung von Messengern untersagen. Dann allerdings müssen sie einen anderen Kanal zur Verfügung stellen. Firmen-Apps bieten hier eine sichere Alternative, in der Daten, Bilder und Informationen in einer geschützten Umgebung ausgetauscht werden können.

So lässt sich außerdem berufliche und private Kommunikation trennen – und ein wesentlicher Stressfaktor für Mitarbeitende fällt weg.

Wichtige Funktionen von Mitarbeiter-Apps für operative Branchen

Mitarbeiter-Apps erleichtern die Kommunikation in Teams mit zahlreichen operativ Arbeitskräften erheblich. Über die Chat-Funktion hinaus gibt es weitere Features, um die interne Kommunikation und alltägliche Prozesse zu erleichtern.

Informations-Kanäle

• Kanal für offizielle Top-down-Kommunikation der Geschäftsleitung
• Neuigkeiten und Änderungen können direkt an alle Beschäftigten kommuniziert werden oder nur an die Abteilungen, die es betrifft, zum Beispiel an alle Auszubildenden
• Mit der Option, dass Mitarbeitende die Kenntnis einer Information bestätigen müssen
• Alle Beteiligten werden gleichzeitig erreicht

Personalmanagement-Tools

Schichtplanung:

Der offene Aushang von Schichtplänen ist nicht konform mit dem Datenschutz. Über eine App können Mitarbeitende jederzeit ihre Dienstpläne einsehen und auf Wunsch tauschen. Aufwändige Anträge auf Papier und die umständliche manuelle Suche nach einer geeigneten Vertretung übernimmt die App.

Urlaubsanträge:

Auch hier müssen operativ Beschäftigte häufig noch mit Papier arbeiten und lange Wartezeiten in Kauf nehmen. In einer App können sie ihre Anträge digital einreichen, die Vorgesetzten prüfen die Personaldecke und können zügig Rückmeldung geben.

Onboarding und Offboarding:

Checklisten im On- und Offboarding schaffen Klarheit über Verantwortlichkeiten und Aufgaben. So wird alles fristgerecht erledigt und die neuen Talente fühlen sich gleich als Teil des Teams. Auch über den Austritt hinaus entsteht ein professioneller Eindruck vom Unternehmen.

Dokumentations-System

• Alle wichtigen Formular haben die Mitarbeitenden in der App verfügbar – immer aktuell, ohne Papier und sie können Informationen direkt an das Team weiterleiten.
• Wichtige Checklisten liegen ebenfalls in der App und können dort digital bearbeitet.
• Suchfunktion und Transparenz: Mitarbeitende haben direkten Zugriff auf alle Daten und Informationen, für die sie die Berechtigung haben.

Workflows

Mentale Entlastung: Wiederkehrende Aufgaben können als Workflows hinterlegt werden. Damit werden Erinnerungsbenachrichtigungen automatisiert und Zuständigkeiten sind klar definiert.

Übersetzungen, Dokumenten-Austausch, digitale Fahrtenbücher und mehr

Übersetzungstool für Mitarbeitende, die unterschiedliche Sprachen sprechen.

Möglichkeit, Speisepläne der Kantine zu teilen: auch diese Funktion fördert den Zusammenhalt des Teams und sorgt für positive Stimmung.

Außendienst und Kurier-Fahrende: Digitale Fahrtenbücher erleichtern die Dokumentation und reduzieren den Papier-Verbrauch.

So wird die Einführung Ihrer Mitarbeiter-App zum Erfolg

Bei allen Vorteilen von Mitarbeiter-Apps: Sie bedeuten neue Gewohnheiten für Teams.

Nicht alle Mitarbeitenden werden eine dienstliche App auf dem privaten Smartphone gutheißen und nicht jeder möchte nach vielleicht jahrzehntelanger Betriebszugehörigkeit neue Wege der Kommunikation beschreiten.

Nutzen der Mitarbeiter-App argumentieren

Mit Daten bilden Sie eine gute Argumentationsgrundlage für das Implementieren eine Mitarbeiter-App.

Zum Beispiel: Für ein Multi-Location-Franchise ist es zentral, die Mitarbeitenden auf eine digitale Plattform zu bringen, auf der sie sich unternehmensweit Austauschen können.

Für ein Restaurant oder ein Unternehmen im Einzelhandel ist die Zeitersparnis wesentlich, etwa beim Erstellen der Dienstpläne. Sammeln Sie zu diesen Use Cases am besten – wie oben bereits erwähnt – Daten und argumentieren Sie mit Zahlen.

Top-down: Commitment der Geschäftsführung

Die Unternehmensleitung muss von der Idee der Mitarbeiter-App überzeugt sein – sonst wird das Projekt nicht gelingen.

Es müssen die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen freigegeben werden, sowohl für die Implementierung als auch für den Roll-out und die Pflege der Kommunikationskanäle. Diese Aufgaben erledigt niemand zusätzlich zum bereits bestehenden Arbeitsvolumen.

Außerdem ist es wichtig, dass die Geschäftsführung für entsprechende Kommunikationen die App nutzt und so deren Bedeutung unterstreicht.

Pilotgruppe: Mitarbeitende von Beginn an einbinden

In jedem Unternehmen wird es Menschen geben, die das neue Tool begeistert nutzen werden. Diese gilt es, früh einzubeziehen und aus möglichst verschiedenen Altersgruppen und Abteilungen zu rekrutieren.

Diese sogenannten Early Adopters testen die Funktionen als Erste und geben Hinweise zu Verbesserungen – direkt aus der täglichen Anwendung heraus.

Die Mitglieder der Pilotgruppe sind außerdem wichtig, wenn es an den Roll-out im gesamten Unternehmen geht: Als Multiplikatoren stärken sie die Akzeptanz für die Mitarbeiter- beziehungsweise Firmen-App auch in ihren Teams.

Roll-out: Die App gemeinsam entdecken

Ein neues Tool wird nur genutzt, wenn es bekannt ist, akzeptiert wird und die Mitarbeitenden sich in der Bedienung sicher fühlen.

• Onboarding im Team: Am besten stellen die Führungskräfte ihren Teams die Mitarbeiter-App vor, mit Unterstützung aus dem Projektteam. So können alle gemeinsam die ersten Schritte im neuen Tool gehen, etwaige Berührungsängste abbauen und die Funktionen testen.
• Einfacher Login: Niemand sollte seine private Handynummer offenlegen müssen. Es gibt Anbieter, die einen Login ohne persönliche Daten per Einladungscode ermöglichen.
• Unterstützung aus dem Projektteam: Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie sich bei Fragen zur Bedienung wenden können.

Über den Autor

Doris Beck