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Der Lebensmitteleinzelhandel steht seit Jahren unter heftigem Preisdruck. Verbrauchende erwarten niedrige Preise, gleichzeitig steigen die Kosten für Logistik und Verkaufsflächen. Hinzu kommt der Fachkräftemangel, der auch im Lebensmittelhandel ein immer größeres Problem darstellt.
Der Fachkräftemangel hat in Gastronomiebetrieben und Bäckereien bereits dazu geführt, dass Öffnungszeiten reduziert werden müssen, weil nicht genug Personal vorhanden ist. Das Ziel des Einzelhandels jedoch ist es, Kund:innen zuverlässig, schnell und gut zu versorgen. Die Reduktion gewohnter Öffnungszeiten ist somit der worst-case.
Eine durchdachte Marktorganisation hilft, die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu steigern, die Fluktuation zu senken, wirkt dem Fachkräftemangel entgegen und stellt die Versorgung der Kundschaft sicher.
Digitalisierung im Lebensmitteleinzelhandel
Supply Chain und Kassensysteme sind im Lebensmittelhandel seit Jahrzehnten selbstverständlich digitalisiert. Anders sieht es aus in der operativen Marktorganisation: Schichtpläne hängen am Schwarzen Brett, Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, sich gegenseitig auf der Fläche zu erreichen, Dokumente sind unzugänglich.
Dabei bietet die Digitalisierung auch der Filialorganisation erhebliches Potenzial, sowohl den Service für Kund:innen als auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
10 Tipps für bessere Marktorganisation im Lebensmittelhandel:
Tägliche Aufgaben automatisieren und vereinheitlichen
Im Lebensmittelhandel gibt es viele wiederkehrende Aufgaben: Wareneingangskontrolle, Tagesabschluss, Abwesenheitsanträge der Mitarbeitenden,…. Diese Aufgaben lassen sich digital bearbeiten und abhaken, so dass jederzeit klar ist, wer dafür zuständig ist und ob etwas noch zu erledigen oder bereits geschehen ist.
Einheitliche Abläufe und Workflows, die über digitale Checklisten und Formulare abgearbeitet werden können, erleichtern die interne Kommunikation und verkürzen die Bearbeitungszeit. Mit einer digitalen Plattform können Sie Mitarbeitenden Aufgaben direkt zuweisen: die direkte und klare Kommunikation erleichtert die Filialorganisation und hilft, Fehler zu vermeiden.
Dokumente digital zugänglich machen
Wichtige Bestimmungen zu Lebensmittelsicherheit, Hygiene, Kühlketten etc. müssen für alle Mitarbeitenden zugänglich sein. Eine digitale Dokumentenbibliothek macht das möglich: schneller und einfacher Zugriff auf aktuelle Vorgaben erleichtern es Mitarbeitenden und Filialführung, den Überblick zu behalten.
Gibt es eine neue Bestimmung zum Umgang mit Waren? Auf einer digitalen Plattform können Sie Bestätigungen anfordern, dass Ihr Team diese zur Kenntnis genommen und gelesen hat. Eine digitale Unterschrift gibt beiden Seiten Sicherheit. Die Mitarbeitenden müssen sich wichtige Informationen nicht mühsam manuell zusammensuchen; die Filialleitung kann direkt jene Mitarbeitende kontaktieren, die auf eine Änderung ggf. noch nicht reagiert haben.
Nahtlose Kommunikation und vereinfachte Prozesse: Wie hat Edeka es gemacht? Hier Webinar ansehen:
Alle Mitarbeitenden jederzeit erreichen können
Mitarbeitende im Lebensmittelhandel sind dezentral unterwegs und daher schwierig erreichbar. Auf der Fläche, in Teilzeit, nach Ladenschluss als Reinigungskraft oder frühmorgens als Liefernde: die Belegschaft ist verstreut und wichtige Informationen erreichen sie oft zu spät oder gar nicht.
Produktneuigkeiten oder Aktion geplant? Mit einer mobilen digitalen Plattform informieren Sie alle Mitarbeitenden in Echtzeit. Unabhängig von Sprachbarrieren und Standorten teilen Sie Fotos und Informationen in Sekundenschnelle, während die Mitarbeitenden direkt kommentieren, Feedback geben und Fragen stellen können. Wollen Sie sichergehen, dass die Mitarbeitenden eine Information zur Kenntnis genommen haben, können Sie auch Lesebestätigungen einholen. Direkte Kommunikation mit den dezentralen Fachkräften vereinfacht die Marktorganisation und steigert somit auch Kundenzufriedenheit und Umsatz.
Schichten digital und in Echtzeit teilen
Wer wann für welche Schicht eingeteilt ist, gehört nicht ans Schwarze Brett und sollte Mitarbeitenden auch nicht per Mail mitgeteilt werden. Mit einer digitalen Plattform erhalten Unternehmen im Lebensmittelhandel eine datenschutzkonforme Lösung, die auch der Belegschaft mehr Flexibilität bietet.
Schichten können so einfacher getauscht werden und jede:r hat Zugriff auf den aktuellen Dienstplan und behält einfach den Überblick. Mitarbeiter-Apps wie Beekeeper sind direkt integrierbar mit gängigen Dienstplantools, bieten aber auch selbst eine Schichtplanungslösung.
Schichtübergaben erleichtern
Mit einem digitalen Tool wird auch die Schichtübergabe einfach und zügig möglich: In einheitlichen und verbindlichen Workflows kann das Personal auf der Fläche bestätigen, dass die Übergabe stattgefunden hat und etwaige damit verbundene Aufgaben direkt in der App abhaken. Weniger Mental Load und mehr Überblick erleichtern die Arbeit.
Vernetzen Sie Ihre dezentralen Mitarbeitenden
Ein Grund für die Unzufriedenheit unter Angestellten im Lebensmittelhandel ist das Gefühl von Isolation. Eine geringe Bindung ans Unternehmen sorgt dafür, dass Mitarbeitende schneller bereit sind, zu kündigen und sich selbst als leicht ersetzbar wahrnehmen.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden von Neuigkeiten im Unternehmen erfahren – überlassen Sie das nicht dem Flurfunk. Mit einer digitalen Plattform können Sie zum einen Informationen top-down kommunizieren. Zum anderen ist es eine sichere, praktische und datenschutzkonforme Option, mit der die gesamte Belegschaft in Kontakt bleiben kann – unabhängig vom Arbeitsort.
Wertschätzung zeigen
Anerkennung für gute Arbeit ist gerade für Fachkräfte in dezentralen Berufen wichtig. Erfolge und Leistung gehen unter, wenn niemand auf sie hinweist. Motivieren Sie Ihre Belegschaft und feiern Sie besondere Errungenschaften gemeinsam – auch wenn Sie räumlich getrennt sind.
Feedback erfragen
Was denken eigentlich Ihre Mitarbeitenden? Kennen Sie die Stimmung in Ihrer Belegschaft? Es ist wichtig zu wissen, was die Fachkräfte beschäftigt. Das ist ungleich schwieriger, wenn sie dezentral auf der Fläche oder in der Anlieferung arbeiten. Gleichzeitig hat das Personal auf der Fläche direkten Kundenkontakt und ist im Lebensmittelhandel das Aushängeschild für den Markt.
Digitale Tools erleichtern es, Mitarbeiterumfragen durchzuführen. Haken Sie regelmäßig nach und erhalten Sie schnell und einfach Erkenntnisse direkt von Ihrer Belegschaft. Bonus: Wenn sich die Arbeitsbedingungen daraufhin auch wirklich verbessern, ist das sehr motivierend für die Mitarbeitenden – sie haben eine Stimme erhalten.
Mitarbeiterempfehlungen einholen
Es ist schwierig, freie Stellen mit geeigneten Kandidat:innen zu besetzen. Umso wichtiger sind Empfehlungen der Mitarbeitenden. Informieren Sie die gesamte Belegschaft über offene Stellen und lassen Sie sich als Arbeitgebender weiterempfehlen.
Einarbeitung in wenigen Stunden
Der Start eines neuen Teammitglieds ist für beide Seiten stressig und anstrengend. Es ist jedoch möglich, das Onboarding zu verkürzen, vereinheitlichen und zu vereinfachen. Geben Sie neuen Mitarbeitenden bei der Einarbeitung digital sofort Zugang zu allen relevanten Informationen und Unterlagen, richten Sie standardisierte Workflows ein und erleichtern Sie dem Neuzugang den Einstieg.
Je wohler sich die Fachkraft im Markt fühlt, desto geringer ist auch das Risiko für eine Kündigung in der Probezeit.
Fazit: Digitale Tools erleichtern die Marktorganisation im Lebensmittelhandel
Der Lebensmittelhandel steht unter Druck. Die Digitalisierung hat bereits Prozesse des Warenflusses und der Abrechnung effizienter gemacht. Doch in der operativen Filialorganisation gibt es noch erhebliches Potenzial, Abläufe zu vereinfachen und so für besseren Kundenservice und Mitarbeiterzufriedenheit zu sorgen.
Der Einsatz digitaler Tools bedeutet eine spürbare Entlastung und Zeitersparnis für Mitarbeitende auf der Fläche, im Lager und in unterstützenden Bereichen, steigert die Effizienz und verschafft Märkten einen spürbaren Wettbewerbsvorteil sowohl im Rennen um Fachkräfte als auch im Vergleich zur Konkurrenz.
