Das richtige Kommunikationskonzept für Frontline-Teams

Ein transparentes, strategisches Kommunikationskonzept ist essenziell für jedes Unternehmen, das seine Mitarbeitenden nachhaltig motivieren möchte – vor allem, wenn diese an der Frontline arbeiten. Andernfalls leiden Authentizität und Glaubwürdigkeit des Unternehmens und Mitarbeitende fühlen sich durch mangelhafte Kommunikation wenig motiviert und wertgeschätzt. 

Um die eigene Kommunikationsstrategie zu verbessern, die eigenen Ziele im Auge zu behalten und langfristig zu wachsen, empfiehlt sich ein regelmäßig aktualisiertes, gut durchdachtes  Kommunikationskonzept. Wir verraten Ihnen, worauf es dabei ankommt, wie Sie ein Kommunikationskonzept erstellen, mit dem Sie auch Mitarbeitende der Frontline erreichen und welche Struktur dabei verwendet werden sollte.

In unserem White Paper „Konzept für interne Kommunikation” finden Sie zudem weitere Informationen und Best Practice Tipps für eine verbesserte Unternehmenskommunikation.

Was ist ein Kommunikationskonzept?

Ein Kommunikationskonzept bildet die Basis einer einheitlichen Kommunikation im Unternehmen. In allen Teilbereichen werden genaue Vorgaben gemacht. Dank des Kommunikationskonzepts kann Mitarbeitenden, Stakeholdern und Geschäftsführung ein uniformer, klarer Leitfaden vorgegeben werden, der Missverständnisse minimiert und ein stimmiges Gesamtbild schafft. 

Vor allem bei Frontline-Unternehmen geht dem Wunsch nach einem einheitlichen Kommunikationskonzept eine Problemlage im internen Informationsaustausch voraus, die sich aus verschiedenen Teilproblemen zusammensetzt. Dazu zählen unter anderem: 

• Frontliner haben keine unternehmensinterne E-Mail-Adresse bzw. keinen Zugriff auf interne Kommunikationskanäle, das minimiert Motivation und Engagement.
• Informationen werden nicht zuverlässig kommuniziert.
• Bottom-up-Kommunikation ist kaum gegeben, Peer-to-Peer-Kommunikation sehr kompliziert.
• Mitarbeitende nutzen unsichere Kommunikationsmittel wie WhatsApp.
• Mehrere Standorte und Abteilungen machen die Unternehmensstruktur komplex.
• Die Corporate Identity verliert an Kontur.

Ein gutes Kommunikationskonzept kann diesen Problemen entgegenwirken. Die kommunikativen Ziele richten sich bewusst an Unternehmens- und Marketingzielen aus. Anhand dieser werden entsprechende Maßnahmen und Instrumente zur Umsetzung eines Kommunikationskonzepts ausgewählt, deren Erfolg gemessen und evaluiert wird. 

Was sind die Kernbotschaften & Vorteile eines Kommunikationskonzepts?

Ein Kommunikationskonzept hat sowohl extern als auch intern Vorteile und sollte in beiden Bereichen der Unternehmenskommunikation Anwendung finden. Dank einheitlicher Logos, Farben und Schriftarten – einer Corporate Identity – in der externen Kommunikation nehmen Kunden das Unternehmen als organisiert und seriös wahr. 

Interne Kommunikations-Trends für 2022 zeigen, dass Mitarbeitende ihren Arbeitgeber durch ein gutes Kommunikationskonzept unverfälscht und transparent wahrnehmen:

Stimmt die Außendarstellung mit der Wahrnehmung der Mitarbeitenden überein, werden Motivation und Engagement bei den Angestellten gesteigert.

Durch die gleichzeitige Verinnerlichung der Unternehmens- und Kommunikationsziele sind interne strategische Entscheidungen für die Mitarbeitenden besser nachzuvollziehen. 

Grundsätzlich bedeutet ein Kommunikationskonzept sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden Optimierungen in diversen Bereichen sowie eine Minimierung der vorausgehenden Problemlage:

Kommunikationskonzept erstellen: Verbesserte interne Kommunikation

Mitarbeitende und Geschäftsführung können in einen Austausch treten, der die Top-Down-Kommunikation ergänzt. Durch eine zeitgemäße Bottom-Up-Kommunikation werden Probleme und Fragen schneller geklärt sowie Informationen einfacher geteilt und eingeholt.

Kommunikationskonzept für bessere Feedback-Kultur

Moderne Unternehmen kennen die Vorteile, die sie aus dem Feedback ihrer Mitarbeitenden ziehen können. Mitarbeitende an der Frontline können so beispielsweise die Geschäftsführung auf Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zur Arbeitsoptimierung hinweisen, auf die das Leitungspersonal kaum Einblick hat. Gleichzeitig fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt, da ihr Feedback nicht nur gestattet, sondern erwünscht ist.

Motivations- und Effizienzsteigerung durch Kommunikationskonzept

Verstehen sich die Mitarbeitenden an der Frontline als wertgeschätzter Teil des Unternehmens, werden über unternehmensbezogene Neuerungen informiert und können sich standortungebunden mit ihren Kollegen sowie Vorgesetzten austauschen, wird das Mitarbeitererlebnis jedes Einzelnen optimiert. So fühlen sich die Mitarbeitenden dem Unternehmen verbunden und sind. Gleichzeitig wird die Fluktuation gesenkt.

Verbesserte Teamproduktivität dank Kommunikationskonzept 

Durch den erleichterten Austausch innerhalb der Teams können Entscheidungen schneller getroffen und Projekte zügiger umgesetzt werden. Auch Mitarbeitende an der Frontline können sich dank der verbesserten Unternehmenskommunikation über entsprechende Kanäle näherkommen und lernen die Arbeitsbereiche ihrer Kolleginnen und Kollegen kennen. So wächst der Teamzusammenhalt, der wiederum für mehr Produktivität sorgt.

DSGVO-konforme Kommunikationskanäle

Mit sicheren Kommunikationskanälen wie Beekeeper wird den Mitarbeitenden eine frei verfügbare, sichere Plattform zur Verfügung gestellt. Über diese können sie Informationen erhalten, sich austauschen sowie Zugang zu Dateien und Dokumenten bekommen. Die Frontliner wissen, dass ihre eigenen Daten geschützt sind und die Geschäftsführung ermöglicht eine digitale Kommunikation, die nicht über unsichere Dienstleister erfolgt und so womöglich diskrete Interna für Hacker angreifbar macht.

Kommunikationskonzept für zentralen und transparenten Informationsaustausch

Die Mitarbeitenden müssen wissen, wie sie an relevante Informationen gelangen. Und dies ist dank Mitarbeiter-Apps wie Beekeeper für Non-Desk-Workers auch standortunabhängig und mobil möglich. Mitarbeitende im Außeneinsatz, auf dem Bau, Krankenhauspersonal nach der Visite und Rezeptionisten in der Hotelbranche können sich über unternehmensrelevante Neuerungen auf Streams und Kanälen informieren, Schichten planen und tauschen sowie mit der Geschäftsführung kommunizieren. Dank Kommunikationskonzept müssen Unternehmen Informationen nicht mehr über mehrere Kommunikationskanäle kommunizieren, um möglichst viele Mitarbeitende zu erreichen – mit einer App werden garantiert alle erreicht.

Analysierbare und optimierbare Ergebnisse

Das Kommunikationskonzept zielt auf einen optimierten Austausch innerhalb des Unternehmens ab. Inwiefern Maßnahmen und Instrumente erfolgreich sind, lässt sich bei digitalen und mobilen Lösungen wie Beekeeper problemlos nachvollziehen: Integrierte Analyse-Tools zeigen die Nutzungsdauer, Nutzerverhalten sowie Optimierungsbedarf an. Weiterhin können Mitarbeitende über Umfragen mitteilen, wodurch sie sich angesprochen fühlen und was ihrer Meinung nach verbesserungswürdig ist. Dies kann sowohl die Kommunikation als auch Arbeitsabläufe und Co. betreffen. So wird gezielt auf Stärken und Schwächen eingegangen.

Wie erstelle ich eine Kommunikationsstrategie?

Die grundlegenden Herausforderungen bei der Erstellung eines Kommunikationskonzepts sind die Ausformulierung, die Vermittlung und Etablierung des Konzepts im Unternehmen sowie die finale Steuerung und Kontrolle der notwendigen Maßnahmen und Instrumente. 

Bei der Erstellung des Kommunikationskonzepts können Vorlagen helfen. Dabei orientiert sich die Erarbeitung grundsätzlich an folgender Struktur:

• Briefing
• Situationsanalyse
• Kommunikationsziele
• Zielgruppenbestimmung
• Kommunikationsstrategie
• Umsetzung und Controlling

Was gehört alles in ein Kommunikationskonzept? 

Sie wissen nun, welche Elemente zur Struktur eines guten Kommunikationskonzepts gehören – aber was genau muss dabei beachtet werden?  

Das Briefing

In einem Briefing für das Kommunikationskonzept können alle Entscheidungsträger aus Marketing, Unternehmenskommunikation und Geschäftsführung grundsätzliche Fragen klären, wie etwa das aktuelle Mitarbeitererlebnis oder den Status quo der Unternehmensziele. Auch die Erwartungen an und der Einfluss der Stakeholder auf die interne Kommunikation werden an dieser Stelle geklärt. Sind die wesentlichen Grundsätze vereinbart, ist der Weg für ein gemeinsames Konzept geebnet.

Die Situationsanalyse

Die Analyse des Ist-Zustands des Unternehmens bildet die Ausgangsbasis des späteren Kommunikationskonzepts. Hierfür werden die Unternehmensstruktur sowie bisher genutzte Kommunikationskanäle und -instrumente genauer betrachtet: Wie erfolgt die Kommunikation zwischen Hauptsitz und Niederlassungen? Werden intern alle Mitarbeitenden – auch an der Frontline – erreicht? Sind die Kommunikationsmittel im digitalen Zeitalter noch zeitgemäß? Erfolgt die Unternehmenskommunikation Top-Down oder ist ein Austausch zwischen Belegschaft und Geschäftsführung möglich?

Hilfreich ist hierbei die SWOT-Analyse, die Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen der Unternehmenskommunikation erfasst. Zudem kann diese erste ungenutzte Potenziale der internen Kommunikation aufdecken.

Ziele definieren

Im Anschluss an die Situationsanalyse erfolgt die Definition der internen Kommunikationsziele. Diese sollten zu den Unternehmens- und den Marketingzielen passen und sich nach den SMART-Kriterien – spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert – festlegen lassen. 

So könnte ein Unternehmen als Ziel definieren, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Mitarbeitenden – einschließlich der Frontliner – mobil erreichen zu wollen sowie Bottom-Up-Kommunikation für ein verbessertes Arbeitsklima anzustreben. Mithilfe von Plattformen wie Beekeeper können solche Vorhaben realisiert werden. 

Zielgruppe bestimmen

Interne Kommunikation zielt darauf ab, alle Mitarbeitenden zu erreichen. Doch dabei lassen sich verschiedene Zielgruppen hinsichtlich Alter, Geschlecht, Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Neuerungen oder der Position und Tätigkeit im Unternehmen unterscheiden. Erst mit der Bestimmung der Zielgruppen können Strategien und Maßnahmen für das Kommunikationskonzept erarbeitet werden.

Mögliche Kriterien bei der Zielgruppensegmentierung:

• Organisationseinheit (z. B. Funktion, Abteilung, Region, Land)
• Mitarbeitertyp (z. B. Verkauf, Facility Management, Geschäftsführung, Produktion)
• Hierarchische Stufe (z. B. Management, Abteilungsleitung)
• Mitarbeiter-Lifecycle (z. B. Neueintritt, Veteran)
• Thema/Interesse (z. B. Experten, IT-Affinität)

Die Kommunikationsstrategie

Die Kommunikationsstrategie macht die definierten Ziele erreichbar. Entscheidend für das Kommunikationskonzept sind Faktoren wie 

• Kommunikationsinhalt
• Kommunikationsbudget
• Kommunikationsmaßnahmen und -instrumente

Dabei wird geklärt, welche Inhalte auf welche Weise kommuniziert werden, wie viel Geld dafür zur Verfügung steht, wer für die Umsetzung des Kommunikationskonzepts verantwortlich ist und inwiefern dessen Effizienz analysiert werden kann. Dieser Prozess umfasst viele Einzelschritte, die Sie separiert betrachten sollten, damit kein Bereich in der Planung zu kurz kommt.

Wichtig ist es, die jeweiligen Zielsetzungen sowie die Corporate Identity, das Corporate Image, das Mitarbeitererlebnis und die individuellen Befindlichkeiten der Zielgruppen zu berücksichtigen.

Umsetzung und Erfolgskontrolle

Im letzten Schritt des Kommunikationskonzepts geht es um die Terminierung von Umsetzung und Erfolgskontrolle. Beispielsweise kann eine Mitarbeiter-App eingeführt werden, die mittels Redaktionsplans vonseiten des Unternehmens aktiv bespielt wird. Wie sehr sich die Frontliner beteiligen, kann in Form von Kommentaren und eigenen Beiträgen nach einer gewissen Zeit evaluiert werden.

Dieser Schritt ist nicht zwangsläufig das Ende des Kommunikationskonzepts, sondern führt vielmehr wieder zum ersten Schritt, denn Ziele, Mitarbeitererlebnis sowie SWOT-Analysen müssen immer wieder aktualisiert. Deshalb sollte das Kommunikationskonzept als langfristiger Prozess verstanden werden. 8 Beispiele für effektive interne Kommunikation zeigen, wie positiv sich Maßnahmen auf das Unternehmen auswirken.

Kommunikationskonzept Beispiel: Beekeeper

Ein Kommunikationskonzept zu erstellen ist kompliziert und braucht Zeit. Mitunter sind Unternehmen auch auf externe Profis angewiesen. Doch der Aufwand lohnt sich: Durch die einheitliche, klare Formulierung von Zielen, Strategien und Maßnahmen lassen sich diese effizient umsetzen. So erreicht das Unternehmen durch eine gut funktionierende interne Kommunikation Glaubwürdigkeit und Authentizität, die Mitarbeitende auch an der Frontline motiviert und bindet.

Mit Beekeeper können Unternehmen ihr Kommunikationskonzept zugunsten einer lückenlosen Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden realisieren: Die Unternehmenskommunikation erfolgt mobil und ortsungebunden – DSGVO-konform. Dies ist besonders für gewerbliche Branchen relevant.

Beekeeper ermöglicht eine mobile Kommunikation, über die Dokumente geteilt, Umfragen durchgeführt und Arbeitsprozesse wie die Veröffentlichung von Newslettern und Dienstplänen automatisiert werden können. Bei der stetigen Optimierung operativer Prozesse hilft das Analyse-Dashboard. Weiterhin steht das Beekeeper-Team beratend und unterstützend zur Seite. 

Beekeeper-Vorzüge in Kürze:

• alle Mitarbeitenden ortsungebunden und mobil erreichen
• höchste Datensicherheit
• Steigerung der Produktivität
• Erhöhte Agilität 
• Intranet-Lösungen für mobile Geräte
• Individualisierte, kundenspezifische Lösungen 
• Integrationen für Umfragen, Schichtpläne, kollaboratives Arbeiten
• Mitarbeiteraktivität einsehen dank Analysetools
• Unterstützung bei der Inhaltsplanung durch Branchenexperten

Interne Kommunikation: Konzept für Ihr Unternehmen

Die Kombination aus einem klaren Kommunikationskonzept und dem passenden Tool für die interne Kommunikation bietet die Möglichkeit für einen verbesserten Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden an der Frontline – zugunsten des Mitarbeitererlebnisses, der Arbeitserleichterung, der Effizienz sowie der Feedback-Kultur. Auf diese Weise werden die Produktivität des Unternehmens und das Mitarbeiterengagement gesteigert sowie die Fluktuationsrate gesenkt.

Bereits unser White Paper zur internen Kommunikation dient als Leitfaden für die Konzepterarbeitung, -implementierung und -evaluation. Es zeigt Ihnen,

• wie Sie eine Kanal-, Stakeholder- und SWOT-Analyse durchführen,
• wie Sie Kommunikationsziele festlegen,
• wie Sie Massnahmen planen, umsetzen und evaluieren
• und vieles mehr

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