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Die interne Kommunikation hat in den meisten Unternehmen in den letzten Jahren einen immer höheren Stellenwert erreicht. Sie ist sehr wichtig geworden, um Wissen weiterzugeben und um die Mitarbeitenden über aktuelle Entwicklungen sowie über neue Techniken zu informieren. Eine effektive und effiziente interne Kommunikation ist daher für den unternehmerischen Erfolg von großer Bedeutung geworden.
Allerdings ist es für die Verantwortlichen nicht immer einfach, sich über interne Kommunikationstrends zu informieren. Das liegt gerade daran, dass es sich hierbei um ein internes Mittel handelt, deren genaue Ausgestaltung nicht öffentlich gemacht wird. Zwar gibt es meistens einige Mitarbeitenden, die bereits in einem anderen Unternehmen gearbeitet haben und deshalb die Erfahrungen, die sie dort gesammelt haben, weitergeben können. Außerdem sind einige Fachpublikationen erhältlich, die sich mit der internen Kommunikation befassen. Dennoch ist in vielen Unternehmen in diesem Bereich ein erhebliches Informationsdefizit zu beobachten. Das macht es für die Führungskräfte schwierig, ein effizientes Kommunikationssystem aufzubauen und eine zuverlässige Weitergabe von Informationen sicherzustellen. Aus diesen Grund haben wir hier für die interne Kommunikation Beispiele zusammengestellt, die aufzeigen, in welchen Situationen diese von besonderer Bedeutung ist und wie Sie dabei für eine gewinnbringende Umsetzung sorgen können.
Warum ist interne Kommunikation in Frontline-Branchen so wichtig?
Eine gute interne Kommunikation ist in allen Branchen von großer Bedeutung – vom traditionellen Handwerksunternehmen bis hin zum modernen IT-Konzern. Allerdings gibt es dabei einige Unterschiedene bei der Bedeutung und bei den Umsetzungsmöglichkeiten. Deshalb ist es wichtig, das Kommunikationskonzept immer genau an die Branche des Unternehmens anzupassen.
In diesem Beitrag beziehen wir uns in erster Linie auf die Frontline Branchen – also auf Betriebe, in denen die Mitarbeitenden in direktem Kontakt zu den Kunden stehen und die häufig über kein festes Büro verfügen, sondern die an vielen unterschiedlichen Stellen zum Einsatz kommen. Zum einen wollen wir speziell auf diesen Bereich eingehen, weil hierbei eine gute interne Kommunikation besonders wichtig ist. Zum anderen ist sie mit großen Herausforderungen verbunden. Da die Mitarbeitenden ihre Arbeit an unterschiedlichen Orten und häufig auch nicht zu festen Zeiten verrichten, ist es schwierig, eine direkte Kommunikation durch die Vorgesetzten im Büro umzusetzen. Stattdessen bietet es sich an, eine technische Lösung zu implementieren, mit der Sie alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Einsatzort erreichen.
Doch weshalb ist die interne Kommunikation gerade in den Frontline Branchen so wichtig? Hierfür gibt es mehrere Gründe. Da die Mitarbeitenden hierbei in direktem Kontakt zu den Kundinnen und Kunden stehen, ist es sehr wichtig, dass sie über aktuelle und korrekte Informationen über Ihre Produkte und Dienstleistungen verfügen. Trifft dies nicht zu, geben sie häufig falsche oder veraltete Fakten an die Kunden weiter. Das macht keinen guten Eindruck und bringt viele weitere Probleme mit sich. Deshalb ist es sehr wichtig, sie regelmäßig mit verlässlichen Informationen zu versorgen. Die interne Kommunikation dient jedoch nicht nur der Wissensvermittlung. Darüber hinaus ist sie auch für das Verhältnis zwischen den Mitarbeitenden von großer Bedeutung. Wenn sich diese täglich im Büro begegnen, entstehen ganz von alleine persönliche Gespräche zu verschiedenen Themen – sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Auf diese Weise kommt es auf natürliche Weise zu einem Erfahrungsaustausch. Darüber hinaus ist dies die Grundlage für gute persönliche Beziehungen innerhalb der Belegschaft. Die Mitarbeitenden in den Frontline Branchen haben jedoch häufig kaum Kontakt zu ihren Kolleginnen und Kollegen. Dieses Kommunikationsdefizit kann den Wissensaustausch beeinträchtigen und die Identifikation mit dem Unternehmen schwächen. Daher ist es in diesem Bereich besonders wichtig, von Unternehmensseite ein effizientes Kommunikationskonzept zu entwickeln und die hierfür erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Aus diesen Gründen gehen unsere Beispiele für interne Kommunikation speziell auf die Anforderungen in den Frontline Branchen ein.
Beispiele für effektive interne Kommunikation
Die interne Kommunikation umfasst zahlreiche unterschiedliche Facetten. In vielen Betrieben entsteht sie auf ganz natürliche Weise – indem die Mitarbeitenden sich in den Pausen oder manchmal auch direkt am Arbeitsplatz miteinander unterhalten. Oftmals ist es jedoch notwendig, die interne Kommunikation zu steuern und zu unterstützen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die spezielle Arbeitssituation im Betrieb eine natürliche Kommunikation erschwert oder wenn es notwendig ist, Informationen zielgerichtet und zuverlässig unter der Belegschaft zu verbreiten. Um zu zeigen, in welchen Situationen dies besonders wichtig ist und um die jeweiligen Herausforderungen aufzuzeigen, stellen wir Ihnen in den folgenden Absätzen acht Beispiele für interne Kommunikation vor.
1. Onboarding und Einarbeitung
Wenn Sie für die interne Kommunikation Beispiele suchen, dann steht sicherlich das Onboarding beziehungsweise die Einarbeitung der Mitarbeitenden an erster Stelle. Wenn eine neue Arbeitskraft eine Stelle antritt, ist es stets notwendig, diese in die neue Tätigkeit einzuarbeiten. Der Umfang der erforderlichen Maßnahmen kann dabei ganz unterschiedlich sein. Wenn es sich um eine spezialisierte Fachkraft mit präzisen Kenntnissen und Erfahrung mit der entsprechenden Aufgabe handelt, dann ist das Onboarding in der Regel recht einfach. Dennoch ist es auch in diesem Fall notwendig, die speziellen Abläufe im Betrieb darzustellen und die Formen der Zusammenarbeit mit den übrigen Mitarbeitenden zu vermitteln. Deutlich umfangreicher ist der erforderliche Wissenstransfer, wenn die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter noch nicht über die erforderlichen Fachkenntnisse für die entsprechende Tätigkeit verfügt. In diesem Fall ist es notwendig, alle Details genau zu erklären. Das macht es besonders wichtig, auf eine effiziente interne Kommunikation zu achten. Ist diese nicht gegeben, nimmt der Einarbeitungsprozess deutlich mehr Ressourcen in Anspruch.
2. Effiziente Kommunikation in Krisensituationen
Eine Krisensituation stellt für die Mitarbeitenden in einem Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Sie müssen häufig Aufgaben übernehmen, die nicht zu ihren alltäglichen Tätigkeiten gehören. Hinzu kommt oftmals eine besondere Belastung. Dabei handelt es sich zum einen um eine hohe Arbeitsbelastung. Meistens ist ein besonders hoher Einsatz notwendig, um die Krise zu bewältigen. Zum anderen kommt es hierbei zu einer emotionalen Belastung. Viele Mitarbeitenden fürchten um ihren Arbeitsplatz oder sind aufgrund der weiteren Auswirkungen der Krise bedrückt. Um diese Herausforderungen zu meistern, ist eine zuverlässige interne Kommunikation unverzichtbar. Wenn Sie konkrete Beispiele für interne Kommunikation in Krisensituationen suchen, ist der Ausbruch des Corona-Virus zu nennen. Gerade die Frontliner, die in direktem Kontakt zu den Kunden stehen, mussten viele neue Regeln beachten. Um alle erforderliche Maßnahmen zu übermitteln, ist eine effiziente interne Kommunikation unverzichtbar. Es kommt hinzu, dass es sich hierbei um eine sehr bedrückende Situation handelte, die die gewohnte Lebensweise stark veränderte. Vielen Mitarbeitenden fiel es schwer, sich an diese neue Situation zu gewöhnen. Der Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen kann in dieser Situation Halt geben. Das zeigt, dass die innerbetriebliche Kommunikation nicht auf die Weitergabe von Wissen und Informationen beschränkt sein sollte. Sie sollte auch den persönlichen Kontakt zwischen den Angestellten fördern. Das macht es wesentlich einfacher, Krisensituationen zu bewältigen.
3. Transformation und Change Management
Weitere interessante Beispiele für interne Kommunikation sind im Bereich des Change Managements zu verorten. Viele Betriebe weisen veraltete Strukturen auf – sowohl bei der Produktion als auch bei der Verwaltung. Diese stellen einen erheblichen Bremsklotz für die weitere Entwicklung dar. Deshalb sind Transformationen notwendig, um für moderne und effiziente Strukturen zu sorgen. Die interne Kommunikation ist hierbei in doppelter Hinsicht von hoher Bedeutung. Zum einen ist für jede Änderung ein hoher Wissenstransfer notwendig. Um die Anpassungen erfolgreich umzusetzen, ist es unverzichtbar, dass alle Mitarbeitenden genau wissen, welche Änderungen anstehen und wie sie diese umsetzen müssen. Erreichen diese Informationen die Arbeitskräfte nicht, lassen sich die erforderlichen Transformationen nicht umsetzen. Zum anderen ist es wichtig, die Mitarbeitenden auf einer emotionalen Ebene abzuholen. Oftmals nehmen diese die Änderungen als negativ wahr. Sich in die neuen Strukturen einzuarbeiten und diese umzusetzen, stellt einen hohen Aufwand dar. Dazu sind nicht alle Arbeitskräfte bereit. Darüber hinaus haben sie oftmals Befürchtungen, dass sie den neuen Anforderungen nicht gewachsen sind oder dass ihr Arbeitsplatz dadurch bedroht wird. Wenn die Belegschaft die Änderungen nicht annehmen will, wird es jedoch sehr schwierig, Transformationen umzusetzen. Für das Change Management ist es deshalb von großer Bedeutung, eine schlüssige Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Dafür sind gut ausgearbeitete Inhalte unverzichtbar, um den Mitarbeitenden ihre Ängste zu nehmen und um für eine positive Aufnahme der Veränderungen zu sorgen. Darüber hinaus müssen Sie die technischen Voraussetzungen schaffen, um alle Arbeitskräfte – auch die Frontliner – gut zu erreichen.
4. Wissensmanagement: Kenntnisse effizient weitergeben
Eines der wichtigsten Anwendungsbeispiele für die interne Kommunikation ist das Wissensmanagement. Dieser Aspekt hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen und steht daher immer mehr im Fokus. Früher war das Wissensmanagement recht einfach. Wenn eine neue Arbeitskraft hinzukam, stand diese über viele Jahre hinweg in direktem Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen. Auf diese Weise konnten diese ihr Wissen und ihre Erfahrungen langsam und persönlich weitergeben. Mittlerweile ist die Arbeitswelt jedoch deutlich schnelllebiger geworden. Arbeitskräfte wechseln häufiger ihre Stelle, sodass es schwieriger ist, das Wissen weiterzugeben. Außerdem sorgen immer schnellere technische Entwicklungszyklen dafür, dass selbst erfahrene Mitarbeitende häufig neue Informationen benötigen. Hierbei können Wissensdatenbanken helfen. Spezialisierte Fachkräfte mit den entsprechenden Fachkenntnissen können hier stets die aktuellen Informationen einpflegen. Die übrigen Mitarbeitenden erhalten dann Zugang zur Wissensdatenbank. Auf diese Weise erhalten sie stets aktuelle Informationen. Außerdem bleibt das Wissen im Unternehmen, selbst wenn die Arbeitskräfte eine andere Stelle annehmen.
5. Führungskommunikation für ein gutes Verhältnis zu den Mitarbeitenden
Ein weiteres Beispiel für die Wichtigkeit der internen Kommunikation ist die Ansprache der Vorgesetzten gegenüber den Mitarbeitenden. Diese dient in erster Linie dazu, Anweisungen an die Belegschaft weiterzugeben. Darüber hinaus ist es für eine hohe Motivation und eine gute Arbeitsleistung wichtig, dass die Belegschaft ein positives Bild von den Vorgesetzten hat. Hierbei spielt selbstverständlich der persönliche Kontakt eine wichtige Rolle. Hier müssen sich die Führungskräfte nahbar und kompetent geben. In größeren Unternehmen ist die Reichweite der direkten persönlichen Kontakte jedoch begrenzt. Deshalb ist es sehr wichtig, effiziente Kommunikationsmittel einzusetzen. Gut gemachte Videobotschaften können beispielsweise ebenfalls zu einer positiven persönlichen Bindung beitragen. Dabei ist es wichtig, auf hochwertige Inhalte zu achten und passende Systeme für die Verbreitung der Nachrichten einzurichten.
6. Peer-to-Peer Austausch: Kenntnisse innerhalb der Belegschaft weitergeben
Als eines der Beispiele für interne Kommunikation haben wir bereits den Wissenstransfer genannt und dabei den Aufbau einer Wissensdatenbank als sinnvolle Lösung genannt. Diese kann den persönlichen Austausch zwischen den Mitarbeitenden – auch als Peer-to-Peer Austausch bezeichnet – jedoch nicht komplett ersetzen. Häufig reicht es nicht aus, sich die entsprechenden Informationen durchzulesen. Viele Mitarbeitenden benötigen für die Umsetzung persönliche Unterstützung. Wenn sich eine Kollegin oder ein Kollege in der Nähe befindet, stellt dies kein Problem dar. Viele Frontliner arbeiten jedoch alleine, sodass sie nicht unmittelbar um Hilfe bitten können. Doch auch in diesem Bereich können elektronische Systeme einen direkten Austausch zwischen den Mitarbeitenden ermöglichen und auf diese Weise die Vermittlung wichtiger Kenntnisse erleichtern.
7. Personalbindung und Rekrutierung
Für viele Betriebe wird es zunehmend schwierig, passendes Personal zu finden und die vorhandenen Arbeitskräfte zu halten. Wenn Sie Beispiele für interne Kommunikation suchen, sind deshalb auch diese Bereiche zu nennen. Neben harten Faktoren wie dem Gehalt ist auch die persönliche Wertschätzung von großer Bedeutung für die Personalbindung. Einer der häufigsten Gründe für einen Jobwechsel besteht darin, dass die Mitarbeitenden den Eindruck erhalten, dass die Führungskräfte ihre Arbeit nicht schätzen. Das liegt häufig an einer mangelhaften Kommunikation – insbesondere in Frontline Betrieben, in denen persönliche Begegnungen recht selten sind. Deshalb ist es hierbei sehr wichtig, zusätzliche Kommunikationskanäle einzurichten, um die Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen. Auch bei der Suche nach neuem Personal ist die interne Kommunikation von großer Bedeutung. Ein großer Teil der Stellen wird mittlerweile über persönliche Kontakte besetzt. Dafür ist es jedoch notwendig, die Mitarbeitenden darüber zu informieren, wenn Sie eine neue Stelle ausschreiben.
8. Persönlicher Austausch für ein starkes Wir-Gefühl
Die meisten Angestellten arbeiten in erster Linie, um die Anforderungen ihrer Vorgesetzten zu erfüllen und um in der Folge ihr Gehalt zu beziehen. In Betrieben, in denen eine starke Gruppendynamik besteht, die dafür sorgt, dass die Mitarbeitenden sich auch für ihre Kolleginnen und Kollegen sowie für das gesamte Unternehmen einsetzen, sind die Motivation und die Leistung jedoch wesentlich höher. Grundlage hierfür ist, dass sich die Angestellten als Gemeinschaft wahrnehmen und ein starkes Wir-Gefühl entwickeln. Aufgrund der seltenen Kontakte ist dies bei Frontlinern jedoch sehr schwierig. Deshalb kann es in diesem Bereich sehr hilfreich sein, ein passendes Kommunikationssystem zur Verfügung zu stellen, das auch die persönlichen Beziehungen fördert.
Die technischen Voraussetzungen für eine effiziente Kommunikation schaffen
Die Beispiele für interne Kommunikation aus den letzten Abschnitten haben aufgezeigt, wie wichtig dieses Instrument ist – sowohl bei der Umsetzung alltäglicher Aufgaben als auch bei der Bewältigung besonderer Herausforderungen. Darüber hinaus haben sie jedoch auch gezeigt, dass die herkömmlichen Kommunikationsformen nicht mehr ausreichen, um diese Ziele zu erreichen. Um eine effiziente Kommunikation zu ermöglichen, ist es unverzichtbar, hierfür passende technische Voraussetzungen zu schaffen. Die Informationen müssen einfach verfügbar sein – ganz unabhängig vom Aufenthaltsort der Mitarbeitenden und von den technischen Geräten, die zur Verfügung stehen. Eine gute Lösung hierfür stellt die Mitarbeiter-App von Beekeeper dar. Diese können die Mitarbeitenden ganz einfach über ihr persönliches Smartphone nutzen und sie bietet vielfältige Funktionen, mit deren Hilfe Sie ganz unterschiedliche Kommunikationsformen umsetzen können.
