Firmen-Intranet erfolgreich nutzen

Intranets können zu Kommunikations-Tools werden, die die Bindung an Unternehmen stärken und die Zufriedenheits-Werte deutlich verbessern.

Das klassisch-statische Intranet jedoch hat ausgedient. Mitarbeitende wünschen sich Interaktivität und die Möglichkeit, von unterwegs auf die Plattform zuzugreifen.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein privates Netzwerk, im Gegensatz zum öffentlich zugänglichen Internet. Es wird innerhalb einer Organisation genutzt, um Informationen und Ressourcen sicher zu teilen und intern zu kommunizieren.

Nur autorisierte Benutzer haben Zugriff und Unternehmen schützen die Informationen vor fremdem Zugriff.

Intranets gibt es schon seit rund 30 Jahren: Etwa um Betriebs-Vereinbarungen, Kantinen-Speisepläne oder Telefon-Verzeichnisse zu kommunizieren.

Die klassischen Varianten von Intranets sind selten interaktiv und vermitteln ausschließlich Informationen.

Das Nutzerverhalten verändert sich – auch im Intranet

In den letzten Jahrzehnten hat sich das Verhalten der Nutzenden im Internet gewandelt: Der Fokus liegt auf Social Media, Interaktivität und Kommentar-Funktion.

Um attraktiv für Mitarbeitenden zu sein, sollten auch Firmen-Intranets Interaktion ermöglichen. Einseitige interne Kommunikation ist nicht mehr zeitgemäß.

Mobiles Intranet erreicht alle Mitarbeitenden

Das klassische Intranet im Browser erreicht lange nicht mehr alle Mitarbeitenden – vor allem in den operativen Branchen, in denen viele keinen festen PC-Arbeitsplatz zur Verfügung haben. In der Hotellerie, Gastronomie, Produktion oder auf Baustellen brauchen Mitarbeitende eine andere Art des Zugriffs auf das Intranet.

Die Lösung sind Firmen-Intranets, auf die Mitarbeitende auch vom Smartphone aus zugreifen können – zum Beispiel über eine App oder eine responsive Website. So erreichen Unternehmen alle Personen, unabhängig von deren Arbeitsorten, Arbeitszeiten, Schichtplänen oder Standorten.

Kritik an Intranets

• Firmen-Intranets sind zu statisch und unterstützen nur die Top-down-Information: nicht aber die Kommunikation mit den Teammitgliedern. Dafür wird auf andere Kanäle ausgewichen, schlimmstenfalls auf private und unsichere Messenger wie WhatsApp. Unternehmen können hier nie sicher wissen, wer die Informationen mitliest und wem vielleicht Wichtiges entgeht.
• Schlechte User-Experience: Das Internet entwickelt sich rasend schnell und die Nutzer-Gewohnheiten ebenfalls. Diese Entwicklung müssen auch Intranets widerspiegeln.
• Schlechte Nutzbarkeit führt zu schlechter Akzeptanz: Wenn es im Intranet nicht viel Neues oder Interessantes zu lesen gibt, verlassen sich Mitarbeitende eher auf den Flurfunk als auf die interne Informationsquelle.

Vorteile moderner Intranets für Unternehmen

Ein klassisches Intranet für den Desktop ist heute tendenziell uninteressant für Mitarbeitende geworden. Gleichwohl bieten moderne Intranets viele Vorteile für Unternehmen – wenn sie auf die Bedürfnisse der Belegschaft zugeschnitten sind.

Verbesserung der internen Kommunikation

Intranet, verschiedene Messenger, Aushänge, Flurfunk: Es ist sinnvoll, wenn die Kommunikation kanalisiert und nicht sich selbst überlassen wird. Firmen-Intranets können gleichzeitig Top-down-Informationsquelle für Mitarbeitende sein und Plattform für die Kommunikation mit den Teammitgliedern.

Stellt das Unternehmen keinen Kanal zur Verfügung, werden sich Mitarbeitende einen passenden suchen. Besser und sicherer für die Unternehmens-Daten ist es, hier Vorgaben zu machen und sichere Alternativen anzubieten.

So entsteht ein zentraler digitaler Treffpunkt und Informations-Hub, der mobil zu erreichen ist – auch ohne Desktop-Arbeitsplatz.

Gleichzeitig ist es wichtig zu berücksichtigen, dass nicht alle Informationen immer für alle Mitarbeitenden relevant sind. Idealerweise lässt sich der Informations-Feed anpassen, sodass Teammitglieder nur die Mitteilungen erhalten, die relevant und wichtig sind.

Einfache und produktive Zusammenarbeit

Ein gutes Firmen-Intranet bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Ideen zu teilen und konstruktiv zusammenzuarbeiten. Funktionen wie Foren, Blogs, Kommentare und Umfragen im Intranet erlauben es Meinungen zu teilen und an Ideen zu arbeiten.

Nicht jeder Verbesserungs-Vorschlag muss einen monatelangen Freigabe-Prozess durchlaufen. Die direkte Kommunikation in Chats kann effizienter sein und die Abstimmung erleichtern – und damit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen. Davon profitieren:

• Kunden-Service
• Qualität der Dienstleistungen oder Produkte

Indem die Ideen der Mitarbeitenden gehört, ernst genommen und gegebenenfalls umgesetzt werden, stärken Unternehmen außerdem die Zufriedenheit und damit letztendlich auch deren Bindung an die Organisation.

Intranets steigern die Mitarbeiter-Zufriedenheit

Auch die Interaktion der Mitarbeitenden untereinander sowie die Transparenz zwischen Belegschaft und Geschäftsführung fördert die Zufriedenheit.

Regelmäßige Updates und Ankündigungen wirken sich positive aus: Unternehmens-Nachrichten, Projekt-Fortschritte und strategische Entscheidungen können im interaktiven Intranet zeitnah und umfassend kommunizieren werden. Diese aktuellen Informationen stärken das Vertrauen in das Management.

Transparente Zielsetzung und Erfolgsmessung: Im Intranet können Unternehmens-Ziele, KPIs und deren Fortschritt transparent dargestellt werden. Dies hilft den Teams, die übergeordneten Ziele zu verstehen und ihren eigenen Beitrag zum Gesamterfolg zu erkennen – das steigert wiederum Motivation und Engagement.

Feedback-Kultur: Über das Intranet können Teammitglieder einfach Feedback zu verschiedenen Themen geben. Etwa zur Arbeitsplatz-Kultur, zu neuen Projekten oder allgemeinen Unternehmens-Prozessen. Automatisierte Abfragen, Sentiment-Analysen und deren Auswertungen erlauben es der Personalabteilung und dem Management, die Stimmung im Unternehmen viel engmaschiger als bisher zu erfassen – und schneller darauf zu reagieren.

Anerkennung und Wertschätzung: Ein Intranet kann auch als Plattform für Anerkennungen und Auszeichnungen genutzt werden, wo Mitarbeiter für ihre Leistungen und Erfolge öffentlich gewürdigt werden. Diese Meldungen erhalten eine andere Wirkung, wenn Nutzende wie in einem Social-Media-Feed umgehend darauf reagieren können, anstatt nur die formale Mitteilung aus der HR-Abteilung zu lesen.

Effiziente Organisation des Arbeitsalltags

Intranets können zum Informations-Hub für Mitarbeitende werden, in dem sie alles finden, was für ihren Arbeitsalltag wichtig ist. Dazu gehört auch die persönliche Administration:

• Schichtplanung und Schichttausch
• Urlaubsanträge
• Krankmeldungen
• Onboarding-Pläne
• Offboarding-Pläne
• Gehaltsnachweise
• Sicherer Austausch von Personaldaten und anderen vertraulichen Informationen

Insbesondere Mitarbeitende, die keinen eigenen Arbeits-Computer haben, sind sehr oft auf umständliche Papier-Prozesse angewiesen. Gelingt es, die Prozesse auch für diese Teammitglieder zu digitalisieren und zu beschleunigen, stechen Unternehmen als Arbeitgebende positiv aus der Masse heraus.

Optimiertes Wissensmanagement

Die Möglichkeit, sich im Firmen-Intranet als Plattform austauschen zu können, verbessert die Verteilung von Wissen im Unternehmen. Das Wissen einzelner Mitarbeitender wird allen zugänglich gemacht. Das wirkt der Silo-Bildung entgegen.

Außerdem ermöglichen Intranets die Verwaltung einer Dokumenten-Bibliothek und gezieltes Wissens-Management. Mitarbeitende haben schnellen und einfachen Zugang zu wichtigen Ressourcen wie Handbüchern und Richtlinien. Dies reduziert Frustrationen und Teams fühlen sich unterstützt. Automatisierungen helfen, Daten aktuell zu halten.

Auch kritische Informationen können im Intranet geteilt werden. Das Anfordern von Lesebestätigungen für ausgewählte Nachrichten ermöglicht es, die Kommunikation messbar zu machen und sicherzustellen, dass jeder die Updates erhalten hat. 

Sind im Intranet darüber hinaus noch FAQ-Bereiche und E-Learning integriert, wird es zum Wissens-Hub für das gesamte Unternehmen. So sichern Organisationen Wissen, sollten Teammitglieder das Unternehmen wieder verlassen.

Die Auswahl des geeigneten Intranet-Anbieters

Es gibt viele gute Anbieter für Intranet-Lösungen. Die Auswahl der richtigen Plattform hängt vor allem vom Bedarf des Unternehmens ab. Folgende Fragen können helfen, die Auswahl einzugrenzen:

Welche Ziele möchte die Organisation mit dem Intranet erreichen und welche Anforderungen ergeben sich aus diesem Bedarf?

Welche Struktur hat die Belegschaft? Gibt es viele operative Mitarbeitende, die asynchron auf das Intranet zugreifen und beispielsweise auch unterwegs zuverlässigen Zugriff auf die Dokumenten-Bibliothek brauchen – wie etwa die Rettungskräfte des DRK Erfurt? Dann ist eine mobile Plattform die bessere Wahl.

Was wünschen sich die Mitarbeitenden? Feedback aus dem Unternehmen hilft, den Bedarf besser zu verstehen. So vermeiden Firmen teure Lösungen, die nicht angenommen und genutzt werden.

Wie viele Nutzende sind regelmäßig auf der Plattform?

Welche Kosten entstehen bei den einzelnen Anbietern?

Wie benutzerfreundlich sind die Intranet-Lösungen? Nutzende erwarten heute intuitive Bedienoberflächen und haben keine Geduld und Zeit, lange nach Inhalten zu suchen. Das Ziel ist schließlich eine aktive Nutzung.

Welche IT-Infrastruktur ist bereits im Unternehmen vorhanden und welche Schnittstellen zum Intranet werden benötigt?

Wo speichert der Anbieter die Daten und wie ist es um den Datenschutz und die Compliance bestellt? Das Intranet soll ein sicherer und geschützter Raum für die interne Kommunikation und den Austausch von Daten sein. Umso wichtiger ist es, zu prüfen wie der Anbieter diese Themen adressiert.

Schritte zur erfolgreichen Einführung eines Firmen-Intranets

Je intensiver Unternehmen die Mitarbeitenden in den Auswahlprozess einbinden, desto besser wird das Intranet später genutzt und angenommen.

Commitment der Geschäftsführung

Wenn die Geschäftsführung kein Interesse an einem interaktiven Intranet hat oder keinen Sinn darin sieht, wird das Projekt nicht erfolgreich sein. Es ist wichtig, dass das Management die Vision und den Nutzen des neuen Intranets klar kommuniziert und dessen Bedeutung für die Unternehmens-Ziele und die Mitarbeiter-Zufriedenheit erläutert.

Führungskräfte übernehmen eine Vorbildfunktion, indem sie das Intranet aktiv nutzen und ihre Erfahrungen in ihren Teams teilen. Außerdem braucht es personelle Ressourcen und Budget für die erfolgreiche Einführung und Wartung des Intranets – ein Projekt von dieser Größe kann nicht parallel zum Tagesgeschäft verwirklicht werden.

Pilotgruppe

Idealerweise wird eine Pilotgruppe gebildet, die als erste das neue Intranet testen. Die Gruppe sollte aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen und Hierarchieebenen bestehen, sowie natürlich dem Projekt-Team selbst. Das Feedback der Pilotgruppe hilft, den späteren Roll-out im Unternehmen reibungslos zu gestalten.

Gemeinsamer Roll-out

Es ist sinnvoll, einen detaillierten Roll-out-Plan für das neue Intranet zu erstellen.