9 häufige Fehler bei der Dienstplanung, die Sie vermeiden sollten

Sie ertappen sich immer wieder dabei, die Dienstplanung auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen? Die ungeliebten Wochenendschichten bleiben in Ihrem Unternehmen immer bis zuletzt unbesetzt? Ihre Mitarbeitenden beschweren sich über fehlendes Mitspracherecht und Flexibilität hinsichtlich der Dienstplanung? 

Diese Punkte sind nur einige der häufigsten Fehler, die sich Unternehmen und Verantwortliche oftmals bei der Dienstplanung leisten. Kein Wunder: Bei der Erstellung eines Dienstplans müssen viele verschiedene Faktoren beachtet, Hürden überwunden und Wünsche berücksichtigt werden, sodass andere Punkte – unabsichtlich oder unwissentlich – in Vergessenheit geraten. 

Welche neun häufigen Fehler Sie in der Dienstplanung unbedingt vermeiden sollten, wie Sie die Dienstplanung sinnvoll regeln und warum digitale Tools die Lösung für Ihre Probleme sind, erfahren Sie in diesem Artikel. 

1. Kurzfristige Planung setzt Mitarbeitende unter Druck

Dienstplanung ist ein leidiges Thema, das viele Personalverantwortliche gerne auf die lange Bank schieben. Doch aufgeschoben ist nicht aufgehoben – und in Sachen Dienstplan erstellen keine gute Idee. Auch wenn sich der Mythos hartnäckig hält, dass eine kurzfristige Schichtplanung viele Risiken wie Krankheitsausfälle, Schichtwechsel und Co. abfängt, sollten Sie Ihren Blick doch in die Zukunft richten. 

Unerwartete Ereignisse treten gemäß der Sache unerwartet auf und können auch bei kurzfristiger Dienstplanung alles durcheinanderbringen. Zudem versetzen Sie Ihre Mitarbeitenden mit Last-Minute-Plänen in Zeitdruck, denn gerade im Schichtbetrieb ist Planbarkeit und Verlässlichkeit das A und O. Schließlich leben Ihre Mitarbeitenden nicht nur für die Arbeit und wollen auch Ihr Privatleben rechtzeitig planen. Je früher Sie den Dienstplan kommunizieren, desto besser. So vermeiden Sie negative Gefühle und eine schlechte Arbeitsatmosphäre, die wiederum zu hoher Personalfluktuation und einer negativ konnotierten Unternehmenskultur führen. 

Eine langfristige Personaleinsatzplanung, die sich gleichzeitig am Auftragsaufkommen orientiert, sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen und zufriedene Mitarbeitende. Legen Sie am besten einen konkreten Tag im Monat samt Uhrzeit fest, an dem die Dienstplanung für die nächsten Schichten veröffentlicht wird. 

Mitarbeitende werden nicht in die Dienstplanung einbezogen

Ein Working Paper der Hans-Böckler-Stiftung zum Thema ‚Gestaltung von Schichtarbeit in der Produktion‘ macht deutlich, wie wenig Schichtarbeitende in die Dienstplanung einbezogen werden: 81 Prozent der Befragten können nur selten oder sogar nie aus persönlichen Gründen ihre Schichten tauschen. 

Dabei ist es gerade heute unerlässlich, auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Nur so können Ihre Frontliner eine gesunde Work-Life-Balance etablieren, ihre Gesundheit schützen und zuverlässig für Ihr Unternehmen arbeiten. Auch der steigende Fachkräftemangel verschafft Ihren Mitarbeitenden zunehmend einen anderen Stellenwert: Der Arbeitsmarkt verschiebt sich immer mehr vom Arbeitgeber- hin zum Arbeitnehmermarkt. So werden Ihre Angestellten zur wichtigsten Ressource des Unternehmens. Das sollte auch in der Dienstplanung berücksichtigt werden – schließlich steht und fällt der Erfolg Ihres Betriebs mit der Zufriedenheit und dem Arbeitseifer Ihrer Angestellten. 

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden deshalb Mitspracherecht in Sachen Schichtplanung. Sammeln Sie rechtzeitig Verfügbarkeiten ein, um Wunschdienstpläne zu ermöglichen. Auch Tauschbörsen für Schichten geben Ihren Teams mehr Selbstbestimmung am Arbeitsplatz. 

Pro-Tipp: Noch einfacher funktioniert der Diensttausch übrigens über digitale Tools wie Beekeeper. Mitarbeitende können dort mit einem Klick offene Schichten annehmen oder einen Schichtwechsel unkompliziert von unterwegs aus anfragen. So sparen sich alle Beteiligten eine Menge Arbeitsaufwand und Papierkram. 

3. Ineffiziente Dienstplanung durch dysfunktionale Teams

Dienstplanung besteht nicht daraus, verfügbare Mitarbeitende nach Lust und Laune in einen Schichtplan einzutragen. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, funktionierende Teams zusammenzustellen, sodass jede Schicht optimal besetzt ist. 

Harmonieren die Qualifikationen der Mitarbeitenden in einer Schicht nicht, wird ein Schichtteam schnell dysfunktional, da essenzielle Fähigkeiten fehlen. Damit Sie den Überblick über die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden behalten, lohnt es sich, eine Kompetenzmatrix anzulegen. Diese ist ein Instrument der systematischen Personalentwicklung und hält die gewünschten, vorhandenen, fehlenden und aufzubauenden Kompetenzen Ihrer Arbeitnehmenden fest.

Verteilen Sie die Fähigkeiten Ihres Teams in jeder Schicht ideal, steigert das nicht nur die Produktivität der einzelnen Dienste, sondern auch den Unternehmenserfolg.

Pro-Tipp: Digitale Anwendungen wie Beekeeper ermöglichen auch eine Integration solcher Instrumente.

4. Fehlende Flexibilität verkompliziert Dienstplanung 

Sie erwarten von Ihren Mitarbeitenden, dass Sie jederzeit einsatzbereit sind – zeigen in Ihrer Dienstplanung allerdings selbst nur wenig Flexibilität? Das kann sich als großer Fehler entpuppen: Plant ein Unternehmen Schichten statisch nach fixen Mustern, können spontane Ausfälle nur schlecht gedeckelt werden. 

Da ausfallende Mitarbeitende meist erst kurzfristig Bescheid geben können, muss die Dienstplanung entsprechend flexibel gestaltet werden. Orientieren Sie sich bei der Erstellung eines Dienstplans deshalb vor allem am tatsächlichen Bedarf und den realen Bedingungen in Ihrem Unternehmen. Wählen Sie zudem passende Schichtmodelle, die die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden sowie Ihres Betriebes gleichermaßen unterstützen.

Kurzfristige Unverfügbarkeiten können Sie beispielsweise über Reservelisten ausgleichen. Beachten Sie auch bei kurzfristigen Dienstplanänderungen die Kompetenzen der eingetragenen Mitarbeitenden, damit alle notwendigen Qualifikationen in einer Schicht vorhanden sind! 

Pro-Tipp: Digitale Dienstplanungs-Tools wie Beekeeper zeigen Ihren Mitarbeitenden außerdem digital offene Schichten an – diese können sich, falls Interesse besteht – mit einem Klick dafür eintragen. So lösen Sie auch spontane Personalengpässe unkompliziert, für alle Parteien übersichtlich und haben immer einen Plan B in der Tasche. 

5. Einsatz der Mitarbeitenden nicht würdigen 

Schichtarbeit ist nicht nur für Unternehmen in Sachen Organisation und Dienstplanung eine große Herausforderung. Vor allem für Ihre Mitarbeitenden ist das Arbeiten zu unterschiedlichen Tageszeiten eine absolute Höchstleistung für Körper und Geist. Je nachdem, welche Schichten Ihre Angestellten häufig übernehmen, können die Folgen mehr oder weniger belastbar sein. 

Die Befragten der Hans-Böckler-Studie ‚Gestaltung von Schichtarbeit in der Produktion‘ geben beispielsweise an, dass Schichtarbeitende, die häufig am Wochenende arbeiten, grundsätzlich unter einer höheren Gesamtbelastung leiden. 

Als Arbeitgebender ist es Ihre Pflicht darauf zu achten, dass Schichten ausgewogen übernommen werden und Mitarbeitende für Ihren Einsatz entsprechende Wertschätzung erfahren. Übernimmt einer Ihrer Frontliner eine Wochenend-Schicht, die bis zuletzt unbesetzt blieb, können Sie sich persönlich bei ihm bedanken und ihn im nächsten Monat mit einer attraktiven Schicht belohnen. Berücksichtigen Sie in Ihrer Dienstplanung außerdem, dass Sie genügend freie Wochenenden für jeden Mitarbeitenden einplanen.

Pro-Tipp: Mit Hilfe von digitalen Dienstplanungs-Tools wie Beekeeper können Sie auch online Wertschätzung und Anerkennung zeigen. Veröffentlichen Sie die Erfolge einzelner Mitarbeitenden oder Teams in Streams und lassen Sie so das ganze Unternehmen daran teilhaben. Dadurch zeigen Sie, dass gute Arbeit gesehen und von allen geschätzt wird.   

6. Gesetzliche & physische Vorgaben bei der Dienstplanung missachten

Viele Schichtplanende machen den Fehler, in der Dienstplanung nur auf die Ziele und Bedürfnisse des Unternehmens zu achten und dabei die gesetzlichen Vorgaben zu ignorieren. Dabei ist das Einhalten vorgeschriebener Regelungen sehr wichtig, um einerseits gesetzeskonform zu arbeiten und andererseits Ihre Mitarbeitenden in Sachen Arbeitssicherheit und Gesundheit zu unterstützen. 

Arbeiten Ihre Mitarbeitenden beispielsweise zu viele Schichten nacheinander, ohne Ruhezeiten einzuhalten, können Schlafmangel und fehlende Konzentration für Unfälle oder andere gesundheitliche Konsequenzen sorgen. 

Arbeitszeitgesetz und Datenschutz in die Dienstplanung integrieren

Laut Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitende mit einer Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden 30 Minuten Ruhepause einplanen. Bei über neun Stunden Arbeitszeit pro Schicht sind es sogar 45 Minuten. Zudem muss auf jede Schicht eine Erholungsphase von mindestens elf Stunden folgen, bevor die nächste Schicht angetreten wird. Achten Sie außerdem darauf, dass die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nur in seltenen Ausnahmefällen überschritten wird. 

Neben dem Arbeitszeitgesetz spielt auch der Datenschutz eine große Rolle in der Dienstplanung. Personenbezogene Daten wie Namen, Geburtsdaten, aber auch Krankheits-, Einsatz- und Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeitenden dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden – außer alle Beteiligten stimmen ausdrücklich zu. Ein Aushängen des Dienstplans darf somit nur nach Rücksprache mit Ihren Mitarbeitenden erfolgen oder muss in anonymisierter Form stattfinden. 

Pro-Tipp: Um das Stundenkontingent Ihrer Mitarbeitenden immer im Blick zu behalten, können Sie über Apps wie Beekeeper eine Arbeitszeiterfassung einrichten. Digitale Tools helfen Ihnen außerdem dabei, die Dienstplanung einfach und datenschutzkonform zu gestalten: Mit  Beekeeper bekommen Mitarbeitende lediglich ihren individuellen Dienstplan direkt aufs Smartphone. Andere Daten sind nicht einsehbar – somit ist Datensicherheit garantiert.

Auf physische Belastung achten

Natürlich sollten Sie nicht nur gesetzliche Regeln befolgen, sondern auch gesundheitlich notwendige Maßnahmen in Ihre Dienstplanung integrieren. Beachten Sie beispielsweise, dass vorwärts rollierende Schichtsysteme (Wechsel von Frühschicht auf Tagschicht auf Nachtschicht) für Ihre Mitarbeitenden am besten sind, da Sie den natürlichen Biorhythmus spiegeln. Allerdings sollte zwischen dem Wechsel von Nacht- auf Frühschicht eine längere Pause von drei bis vier Tagen liegen, da sich der Körper erst an die Umstellung akklimatisieren muss. Idealerweise kalkulieren Sie für jede Nachtschicht einen Erholungstag ein. 

7. Dienstplanung, ohne Spitzenzeiten einzukalkulieren

Sind Sie in einer Branche tätig, in der es immer wieder zu Spitzenzeiten kommt? Dazu gehören beispielsweise die Wochen vor Weihnachten im Einzelhandel, die Erntezeit in der Landwirtschaft oder Messetage in der Hotellerie. Werden diese Spitzenzeiten in der Dienstplanung nicht berücksichtigt, kann dies ein Unternehmen schnell vor eine große Herausforderung stellen: Der Workload ist zu hoch für die Anzahl an zur Verfügung stehender Frontliner und Aufgaben können so nicht mehr in gleicher Qualität bearbeitet werden. In der Folge leidet nicht nur der wirtschaftliche Erfolg Ihres Unternehmens, sondern Sie verärgern zudem Kundinnen und Kunden, Mitarbeitende und Stakeholder.

Eine gute Dienstplanung kalkuliert Spitzenzeiten deshalb rechtzeitig ein. Dazu gehört auch, dass Schichtpläne nicht in letzter Minute erstellt werden, sondern Ihre Frontliner bereits einige Zeit im Voraus über etwaige Zusatzschichten und Einsätze Bescheid wissen. Wird diese Maßnahme versäumt, endet die Dienstplanung in Stress, Überstunden für Mitarbeitende und verschlechtert so das Betriebsklima. 

Idealerweise halten Sie für Spitzenzeiten einen zusätzlichen Pool an flexiblen Mitarbeitenden bereit, die bei etwaigen Ausfällen oder unvorhergesehenen Aufgaben auch kurzfristig eingesetzt werden können. 

8. Unübersichtliche Dienstpläne an Mitarbeitende verteilen

Arbeiten Sie Ihre Dienstplanung noch immer manuell aus? Oder nutzen Sie Excel-Tabellen, um Schichtpläne für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen? Beide Varianten haben eine Gemeinsamkeit: Sie präsentieren Ihre Dienstplanung oft unübersichtlich. Ihre Arbeitnehmenden können in der Zeile verrutschen, aus Versehen den Dienst eines Kollegen übernehmen oder die falsche Woche vor Augen haben. 

Für eine gute Dienstplanung ist es wichtig, dass Daten stets aktuell sind und die Schichten von Ihren Mitarbeitenden auf einen Blick erkannt werden können. Zudem sollten alle relevanten Details – beispielsweise Aufgabe, Einsatzort, Arbeitszeiten und Co. – einsehbar sein, damit keine Fragen offen bleiben.

Idealerweise nutzen Sie deshalb für die Dienstplanung ein digitales Tool wie Beekeeper, das Schichtarbeitende Ihren aktuellen Dienstplan direkt auf dem Smartphone einsehen lässt. 

Pro-Tipp: Beekeeper stellt Einsatzzeiten, Daten und andere wichtige Informationen übersichtlich und unmissverständlich dar, sodass sie mit einem Blick erfasst werden können. Zudem erleichtern interaktive Funktionen wie ein einfaches Wechseln der Schichten per Klick oder die Kommunikation mit Vorgesetzten sowie Kolleginnen und Kollegen die individuelle Dienstplanung.

9. Sie kommunizieren nicht mit Ihren Mitarbeitenden

Soll die Dienstplanung sowohl für Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden sinnvoll umgesetzt werden, bedarf es eines hohen Maßes an Kommunikation. Werden von Seiten der Dienstplanenden keine Fragen gestellt und äußern Mitarbeitende keine Präferenzen oder voraussichtliche Ausfälle, werden beide Parteien mit der Dienstplanung unzufrieden sein. 

Sprechen Sie deshalb offen und rechtzeitig mit Ihren Mitarbeitenden. Klären Sie Präferenzen ab und stellen Sie hierfür im besten Fall ein digitales Tool zur Verfügung: Wer kann wann arbeiten? Zu welchen Zeitpunkten sind Mitarbeitende im Urlaub? Wer übernimmt gerne Schichten am Wochenende? Welche Arbeitnehmenden müssen Kinder betreuen? 

Wer ohne digitale Schichtplanung arbeitet, muss diese Details sehr umständlich über Telefongespräche, E-Mail oder zahlreiche Messenger-Nachrichten abklären. Das sorgt nicht nur für einen großen Verwaltungs- und Zeitaufwand, sondern birgt immer die Gefahr, dass Daten falsch notiert werden oder Missverständnisse entstehen. 

Erfolgt die Dienstplanung interaktiv über eine App wie Beekeeper, können Mitarbeitende dort ganz einfach die jeweiligen Verfügbarkeiten eintragen, vakante Schichten mit einem Klick übernehmen oder sogar Urlaub einreichen. 

Fazit: Digitale Tools wie Beekeeper als Lösung für eine entspannte Dienstplanung

Viele häufige Fehler bei der Dienstplanung können Sie ganz einfach vermeiden, indem Sie auf digitale Tools wie Beekeeper setzen. Diese haben viele Vorteile, mit denen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtern. 

Ihre Angestellten erhalten ihren individuellen Dienstplan direkt auf ihr Smartphone und werden per Push-Nachricht über etwaige Änderungen informiert. So bleiben Ihre Mitarbeitenden immer auf dem aktuellen Stand und versäumen es nicht, eine Schicht anzutreten. Missverständnisse aufgrund von unübersichtlichen Schichtplänen gehören mit Beekeeper ebenfalls der Vergangenheit an: Dienste werden klar und deutlich dargestellt, die Schichten anderer Mitarbeitenden nicht angezeigt. 

Präferenzen, Ausfälle oder Urlaube können über die App interaktiv eingereicht und somit rechtzeitig in die Dienstplanung integriert werden. Wird ein Mitarbeitender unvorhergesehen krank oder kann aus einem anderen Grund seinen Dienst nicht antreten, ermöglicht Beekeeper einen einfachen – digitalen – Schichtwechsel. Mitarbeitende können vakante Dienste mit einem Klick übernehmen oder eine Schicht per Direktanfrage an die Verantwortlichen zum Tausch anbieten. Die gesamte Kommunikation rund um die Dienstplanung kann über Beekeeper abgedeckt werden – das spart allen Beteiligten eine Menge Zeit und Verwaltungsaufwand. 

Sie wollen mehr über die digitale, interaktive Dienstplanung mit Beekeeper erfahren? Hier lernen Sie alle Vorteile der App kennen!