Digitale Transformation der Frontline: Die ersten Schritte auf dem Weg der Digitalisierung

Willkommen zum vierten Teil unserer Blog-Reihe, in der wir ausgewählte Themen aus meinem neuen Buch „Digitale Transformation der Frontline“ entpacken. Klicken Sie hier für Teil 1, hier für Teil zwei und hier für Teil drei.  

Wie schon der Weise Laotse aus dem 6. Jahrhundert bekanntermaßen bemerkte: „Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt.“ Der Weg zur Digitalisierung der Frontline, obwohl nicht per se in Meilen gemessen, beginnt ebenfalls mit einem Schritt, genauer gesagt mit vier davon. Wie Sie Ihren Vorstoß in die Digitalisierung von Anfang an sicher angehen, erfahren Sie hier. 

Organisationen, die ihre Zukunft sicherstellen wollen, haben längst verstanden, dass die Digitalisierung ihrer Frontline ein Schlüsselfaktor ist. Ihr Erfolg bei der Implementierung neuer Technologien hängt jedoch von zwei Hauptfaktoren ab:

1. Sie werden von Menschen genutzt
2. Sie haben einen klaren Nutzen für diese Menschen, was zu weiterer Nutzung führt (dies wird im Fachjargon oft als „Stickiness“ bezeichnet) 

Was hindert also Menschen daran, neue Technologien zu verwenden, besonders im gewerblichen Bereich? Ein aktuelles Forschungsprojekt von TEKsystems, 2020 State of Digital Transformation, ergab, dass die Denkweise, bzw. das Verhalten der Mitarbeitenden das größte Hindernis darstellt. 

Glücklicherweise gibt es dafür eine Lösung: Nach meiner Erfahrung mit unzähligen Organisationen habe ich festgestellt, dass große Teile der Belegschaft, einschließlich der Frontline, eher mitziehen, wenn die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangeht und die neue Technologie auch selbst nutzt. 

Dies gilt insbesondere dann, wenn das Management darauf achtet, sich auf der Plattform so gut wie möglich sichtbar zu machen. Sie können dies tun, indem sie neue Mitarbeitende in der Organisation willkommen heißen, gute Arbeit loben und im Allgemeinen vermitteln, dass sie entschlossen sind, die ausgewählten digitalen Tools tatsächlich zu nutzen.

In Zeiten von Corona und den damit einhergehenden wirtschaftlichen Herausforderungen benötigen Frontline-Mitarbeitende zusätzliche Gewissheit, dass sie in ihren jeweiligen Organisationen geschätzt werden. Die Firmenleitung ist in der einzigartigen Position, diese Sicherheit zu bieten, wenn sie Plattformen nutzt, die sie für ihre Mitarbeitenden sichtbar und zugänglich macht. Dies trägt zum Aufbau von Teamgeist bei und macht die Belegschaft offener für Kommunikation von aus dem Management. Kurz gesagt, wenn gewerbliche Mitarbeitende einen Kommunikationskanal als Quelle nützlicher Informationen wahrnehmen, neigen sie eher dazu, sie regelmäßig zu nutzen. 

Darüber hinaus gaben laut einer aktuellen Studie des App-Entwicklers Nulab 40% der befragten Mitarbeitenden an, dass sie das Gefühl hatten, dass Apps für die Kommunikation am Arbeitsplatz sie produktiver machten. 

Wie weit möchten Sie auf dem Weg der Digitalisierung reisen? 

Eine Plattform zu haben, die eine Echtzeitkommunikation zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden ermöglicht, aber gleichzeitig auch für die direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden an vorderster Front nutzbar ist, kann schon an sich transformativ sein. Aber das ist nicht alles. Ich habe vier Schritte auf dem Weg einer Firma zur digitalen Transformation identifiziert, die unterstreichen, wie die Bemühungen der Frontline auf diesem Weg am besten unterstützt werden können.

Schritt 1: Erreichen, verbinden, einbinden

Die Nutzung eines mobilfähigen Tools für die Zusammenarbeit im gewerblichen Bereich erlaubt Arbeitgebern, ihre gesamte Belegschaft mit der gleichen internen Kommunikation zu erreichen, öffnet aber auch einen Draht zu einzelnen Gruppen oder Teams wie es gerade benötigt wird. 

Darüber hinaus können Teamleitende und Admins auf detaillierte Analysen zurückgreifen, um zu erfahren, wer ihre Nachrichten gesehen hat und so sicherstellen, dass sie die richtigen zur richtigen Zeit erreichen. Ebenso sollten Frontline-Teammitglieder, die nicht die vorherrschende Sprache eines Unternehmens sprechen, Nachrichten in ihrer bevorzugten Sprache empfangen können. Gewerbliche Belegschaften sind oft sehr vielfältig und es werden viele verschiedene Muttersprachen gesprochen. Mitarbeitende und Arbeitgeber können gerade jetzt nicht riskieren, dass eine Nachricht nicht vollständig verstanden wird, insbesondere wenn es um Gesundheit und Sicherheit geht. Eine mobile Kollaborationsplattform kann also Zeit sparen und Missverständnisse reduzieren, indem Nachrichten in die von den einzelnen Mitarbeitenden bevorzugte Sprache übersetzt werden. 

Bei Beekeeper haben wir in den letzten 12 Monaten gesehen, wie Benutzer Inhalte in mehr als 100 verschiedene Sprachen übersetzen. Unsere Kunden wissen, dass diese Übersetzungsfähigkeit für die Kommunikation mit ihren Mitarbeitenden während dieser Krise von entscheidender Bedeutung war, während auch Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz gewähleistet wurden.

Schritt 2: Digitalisieren

Wie die Schauspielerin Pearl Bailey es treffend formulierte: „Was die Welt wirklich braucht, ist mehr Liebe und weniger Papierkram.“ Ich denke, nur wenige würden dem widersprechen, insbesondere diejenigen, die täglich mit Papierkram zu tun haben. Die Digitalisierung verspricht, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, indem sie papierbasierte Prozesse in digitale Prozesse umwandelt, die die Effizienz sowohl der gewerblichen Mitarbeitenden als auch ihrer Manager steigern. 

Nahezu jeder Unternehmensbereich kann von der Digitalisierung profitieren, aber die greifbarsten Vorteile für die Frontline werden in den folgenden drei Bereichen realisiert:

1. Onboarding

Ein Großteil der Unzufriedenheit mit Onboarding-Prozessen ist auf die Abhängigkeit von Papier und das Ausfüllen von Formularen zurückzuführen. Aus rechtlicher Sicht ist die Verwendung digitaler Dokumente und elektronischer Unterschriften anstelle von veralteten papierbasierten Praktiken durchaus akzeptabel. Warum also nicht auf digitale Lösungen umstellen? Es ist besser für die Umwelt, Ihre Wirtschaftlichkeit und vor allem Ihre Mitarbeitenden. 

2. Schichtpläne 

Durch die Digitalisierung der Arbeitseinteilung kann eine Organisation ihren gewerblichen Mitarbeitenden Schichtzeiten direkt mitteilen sowie Änderungen oder Anfragen, wie z. B. für Urlaub, über eine mobile App managen, wodurch der Prozess für alle einfacher wird.

3. Formulare

Während die Mitarbeitenden am Schreibtisch seit Jahren digital arbeiten, wurden gewerbliche Belegschaften in der Vergangenheit beim Zugang zu digitalen Tools und Konnektivität unterversorgt. Wenn die Handhabung von Formularen für Ihre gewerblichen Mitarbeitenden zum Alltag gehört, wird deren Digitalisierung nicht nur die Arbeit effizienter machen, sondern auch den Arbeitsplatz gerechter gestalten.

Schritt 3: Automatisieren

Eine weltweite Studie von UiPath und The Economist Intelligence Unit unter Führungskräften ergab, dass fast die Hälfte der Befragten der Meinung ist, dass Automatisierung am effektivsten ist, wenn sie die menschliche Arbeit ergänzt, anstatt sie zu ersetzen.

Dies ist eine faszinierende Statistik, die einen Trend in einer Vielzahl von Branchen aufzeigt, insbesondere in solchen mit vielen gewerblichen Mitarbeitenden: 

• Mitarbeitende sind offen für den Einsatz von Technologie und dafür, dass diese kontinuierlich verändert, verbessert und optimiert wird. 

• Mobile Plattformen, die bestimmte Aufgaben automatisieren und so für Mitarbeitende freie Kapazitäten schaffen, um sinnvollere Aufgaben zu erfüllen, steigern sowohl die Effizienz als auch die Arbeitsmoral. 

Tatsächlich hat dieselbe UiPath-Studie festgestellt, dass mehr als 90 % der Unternehmen bereits Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen einsetzen und 73 % mit den Vorteilen der Automatisierung sehr oder vollständig zufrieden sind. 

Schritt 4: Optimieren

Wenn sich ein Unternehmen nicht ständig verbessert, steht es im Wesentlichen still. Da Frontline-Mitarbeitende ein so großer und wichtiger Teil eines Unternehmens sind, ist die vollständige Digitalisierung ein wichtiger Schritt, um den zukünftigen Erfolg dieses Unternehmens zu sichern. 

Hier sind drei Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, um diesen Teil des Digitalisierungsprozesses zu optimieren:

1. Machen Sie die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe und die Entwicklung einer datenbasierten Strategiezum Kern Ihres Handelns. 
2. Verwenden Sie Datenpunkte, um konsistente, iterative Verbesserungen an der Mitarbeiter-App vorzunehmen und so sicherzustellen, dass sie weiterhin einen Mehrwert bietet und dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. 
3. Identifizieren Sie Trends und Muster in den Daten mit Hilfe von Analysetechnologie.

Bedenken Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens, dass die Bedeutung einer kompetenten, gut ausgestatteten, motivierten und engagierten Belegschaft an vorderster Front nicht unterschätzt werden sollte. Der wahre Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Digitalisierung im gewerblichen Bereich anzunehmen und offen für ihre zukünftigen Möglichkeiten zu bleiben. Die Digitale Unterstützung Ihrer gewerblichen Mitarbeitenden ist die Zukunft. Das ist nicht nur gut fürs Geschäft, sondern auch gut für die Menschen.

Mein neues Buch „Digitale Transformation der Frontline“ untersucht die kritische Bedeutung der modernen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im gewerblichen Bereich und erläutert, warum diese unverzichtbaren Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle im globalen wirtschaftlichen Erholungsprozess spielen werden. Holen Sie es sich jetzt bei Amazon!

Um mehr darüber zu erfahren, wie die Digitalisierung Ihre Frontline-Mitarbeitenden stärken kann, empfehle ich unseren Bericht zur gewerblichen Mitarbeitertechnologie.