Leitfaden zur Einarbeitung neuer Fachkräfte in der Pflege

Neue Mitarbeitende in der Pflege sind schwer zu finden – gerade deshalb möchte man sie umso besser ans Haus binden, wenn man sie einmal eingestellt hat. Die Grundlage für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung und hohe Zufriedenheit ist eine gelungene Einarbeitung in der Pflege. Das ist essentiell, damit der neue Kollege nicht schon nach kurzer Zeit wieder geht, und damit die Qualität der Pflege in der Einrichtung auf einem konstant hohen Niveau bleibt. 

Mit einem durchdachten Konzept wird die Einarbeitungsphase zur positiven Erfahrung für beide Seiten und bildet den ersten Schritt zur erfolgreichen Zusammenarbeit von Pflegeeinrichtung und Personal. 

Ziele der Einarbeitung in der Pflege

Eine strukturierte Einarbeitung im Pflegeumfeld hat verschiedene Zielsetzungen:

• die Qualität der Pflege für die Patient:innen soll gewährleistet bleiben, 
• Kontinuität im Team erreicht und
• ein zufriedenstellendes Arbeitsumfeld erreicht sowie
• eine langfristige und konstruktive Zusammenarbeit angestrebt werden. 

Eine gründliche Einarbeitung sorgt darüber hinaus für einen reibungslosen Dienstantritt, reduziert Fehler in der Anfangszeit und ist somit auch ein Qualitätsmerkmal für die Pflege der Einrichtung.

Welche Ziele die Einarbeitung darüber hinaus im Detail verfolgt, hängt von der einzelnen Einrichtung ab; eine Intensivstation verfolgt andere Ziele als ein ambulanter Pflegedienst. Beide jedoch sind von einem akuten Fachkräftemangel betroffen und wollen sicherstellen, dass der dringend benötigte Neuzugang auch möglichst zufrieden und lange im Team bleibt. 

Deshalb ist es wichtig, dass auch der Einarbeitungsplan klare zeitliche und fachliche Ziele festlegt, die sowohl dem Arbeitgebenden als auch den Arbeitnehmenden bekannt sind. 

• Wann soll welche Arbeit selbstständig erledigt werden?
• Welche Erwartungshaltung liegt vor?
• Wann gibt es Feedbackgespräche? 
• Welche Ziele hat die Fachkraft selbst? 

All dies sollte im Einarbeitungskonzept berücksichtigt werden, denn nur mit gezielter Kommunikation in der Pflege wird die Einarbeitung zum Erfolg. 

Erreichen Sie Ihre gesamte Belegschaft in Echtzeit und erleichtern Sie die Kommunikation untereinander: Jetzt Beekeeper kennenlernen 

Ziele des Onboardings abhängig von Erfahrung

Im Detail unterscheiden sich die Ziele je nach Erfahrungsschatz des neuen Mitarbeitenden. Ein Pfleger, der gerade die Ausbildung beendet hat, wird andere Bedürfnisse haben als die Intensivschwester, die mit 20 Jahren Berufserfahrung das Haus wechselt. Über die freundliche Begrüßung und den vorbereiteten Spind am ersten Arbeitstag werden sich jedoch beide freuen. 

Somit sollte der Einarbeitungsplan auf die jeweilige Rolle angepasst werden, zentrale Punkte wie Datenschutz, Stationsorganisation oder Vorbereitung des begrüßenden Teams sind jedoch in jedem Fall ähnlich. 

Methoden zur Einarbeitung: Persönlich, Mentoren oder eLearning? 

Wenn Sie beginnen, das Einarbeitungskonzept zu erstellen, sollten Sie sich erst einmal einen Überblick darüber verschaffen, was ein neues Mitglied im Pflegeteam alles wissen und erfahren muss. Sie werden schnell feststellen: Das ist eine ganze Menge. Von Stationsabläufen über die persönliche Organisation von Dienstzeiten bis hin zu Notfallplan und Datenschutz gibt es viele Prozesse und Bereiche, die für eine neue Pflegekraft in ihrem Arbeitsbereich relevant sein werden. 

Erleichtern Sie dem Neuzugang den Einstieg und übernehmen Sie die Strukturierung all dieser Themengebiete. Denn nicht alles muss am ersten Tag gelingen und übermittelt werden, und nicht alles muss persönlich besprochen werden. 

Mitarbeiter-Apps erleichtern die Einarbeitung

Es bietet sich deshalb an, mit verschiedenen Methoden zu arbeiten: Fachlicher Austausch und praktische Einarbeitung erfolgen sinnvollerweise persönlich bzw. durch Mentoren. Schulungen zu Daten- und Arbeitsschutz wiederum können gut an Online-Tools ausgelagert werden, in denen Mitarbeitende dann auch direkt bestätigen können, dass sie die Leitlinien zur Kenntnis genommen haben und wo sie bei Bedarf nachschlagen können. 

Das ist beispielsweise möglich über eine Mitarbeiter-App Gesundheitswesen wie Beekeeper. Dort können alle Beteiligten auch jeweils abhaken, wenn ein Teil der Einarbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde. Das erleichtert den Überblick ganz erheblich und verhindert Papierchaos. 

Alle wichtigen Informationen auf einen Blick, vom Schichtplan bis zur Arbeitsschutzunterweisung: Profitieren Sie im Gesundheitswesen von den Funktionen einer Mitarbeiter-App.

Binden Sie die neue Fachkraft aktiv ins Team ein

Pflegeteams sind chronisch überlastet und unterbesetzt – deshalb sind auch alle erleichtert über die neue Unterstützung. Umso wichtiger, dass die Pflegekraft nicht einfach ins kalte Wasser geworfen wird, nur weil keiner Zeit hat, sich um das Onboarding zu kümmern. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass es einen engen Austausch zwischen Ihrem Haus und dem:der neuen Kolleg:in gibt und vermeiden Sie, dass er:sie sich allein gelassen fühlt. 

Idealerweise findet direkt am ersten Arbeitstag, spätestens aber im Laufe der ersten Woche ein Einführungsgespräch statt, bei dem Sie das Einarbeitungskonzept gemeinsam durchgehen. Binden Sie die neue Fachkraft dabei ein – das gilt umso mehr, je mehr Berufserfahrung sie hat. Legen Sie gemeinsam fest, wann es weitere Einarbeitungsgespräche geben soll. 

Beispielsweise können Sie am Ende des ersten Arbeitstages oder der ersten Woche, nach einem Monat, nach drei und nach sechs Monaten strukturierte Gespräche führen, in denen der Fortschritt der Einarbeitung und auch etwaige Hürden diskutiert werden. 

Mentor:innen erleichtern die Integration

Unabhängig von der Berufserfahrung sollte jede:r, der:die neu ins Team kommt, eine:n Mentor:in zur Seite gestellt bekommen, der:die bei Fragen zur Seite steht und als Vertrauensperson fungiert. Berücksichtigen Sie auch bei der Schichtplanung, dass Mentor:in und Mentee in den ersten Wochen in die gleichen Schichten eingeteilt sind, so dass Kennenlernen und Zusammenarbeit direkt gefördert werden. 

Checkliste für die Einarbeitung in der Pflege

Gerade weil Personal in der Pflege in einer neuen Position so vieles neu lernen und wissen muss, ist die Arbeit mit Checklisten so sinnvoll. Je nach Position und Erfahrung kann die Mitarbeiterführung festlegen, welche Punkte relevant sind, doch in jedem Fall wird so strukturiert erfasst, was die Pflegefachkraft wissen muss und ob sie die Einarbeitung erhalten hat. 

Pflegepersonal arbeitet dezentral. Es hat darum weder Papier noch PC zur Hand, wenn gerade beispielsweise die Unterweisung in den Medikamentenschrank stattgefunden hat. Weil vor allem in den ersten Wochen viel auf die neuen Kolleg:innen einprasselt, geht es schnell unter, die Einarbeitungscheckliste abhaken. Einfacher ist es, wenn Sie den Mitarbeitenden den Plan mobil in einer App zur Verfügung stellen. So können alle, die ihn abzeichnen müssen, das einfach und digital erledigen und alle Beteiligten behalten den Überblick. Außerdem können Sie wichtige Dokumente zu Daten- und Arbeitsschutz auch gleich integrieren und Termine für Zwischengespräche vereinbaren. 

Folgende Punkte sollten Sie in Ihrer Checkliste berücksichtigen und für Ihre Einrichtung bzw. die Position der Pflegefachkraft anpassen:

Zeitliche Struktur: Was ist wann wichtig für die Einarbeitung in der Pflege?

Vor dem ersten Arbeitstag

Nichts ist schlimmer, als wenn man am ersten Arbeitstag im neuen Job erscheint und niemand darauf vorbereitet ist, dass man kommt. Verhindern Sie, dass Ihre dringend benötigte neue Pflegekraft so gleich einen schlechten Eindruck bekommt und bereiten Sie den ersten Arbeitstag vor: 

• Die Kollegen sollten wissen, dass jemand neues kommt und welche Position die Person einnehmen wird
• Stellen Sie sicher, dass es eine Stellenbeschreibung gibt
• Berücksichtigen Sie die Einarbeitung im Dienstplan
• Bereiten Sie einen Einarbeitungsplan vor
• Halten Sie Schlüssel, Spind, ggf. Arbeitskleidung, Personalunterlagen, Passwörter und Zugänge bereit

Der erste Arbeitstag

Ein erster Arbeitstag im neuen Job ist für die Person, die es betrifft, vor allem eines: Stress. 

Alles ist neu, neue Gesichter, neue Namen, neue Umgebung. Sie wollen, dass Ihre neue Pflegekraft sich langfristig in das Team integriert, also erleichtern Sie den Einstieg und überfordern Sie sie nicht. 

• Sorgen Sie für eine persönliche Begrüßung
• Bereiten Sie eine gemeinsame Pause vor
• Stellen Sie den:die neue Kolleg:in im Team vor
• Vereinbaren Sie ein Treffen von Mentor:in und Mentee

In der ersten Woche 

Im Laufe der ersten Woche klären sich viele Fragen und langsam wird sich Ihr Neuzugang in Ihrem Haus zurechtfinden. Ermutigen Sie Ihr neues Teammitglied, Fragen zu stellen, positive wie negative Eindrücke zu teilen und hören Sie zu: Das Feedback der Pflegekraft, die aus einem anderen Umfeld kommt und nicht betriebsblind ist, kann besonders wertvoll sein und Verbesserungen in Ihrer Einrichtung anregen. 

Besprechen Sie direkt zu Beginn auch den Einarbeitungsplan. 

Unterstützen Sie neue Mitarbeitende in der Pflege und stellen Sie den Einarbeitungsplan digital zur Verfügung. Einfach und schnell geht das in einer Mitarbeiter-App wie Beekeeper.

Pflegeleitbild

Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeitenden das Pflegeleitbild und die Werte Ihrer Einrichtung kennen. Auch ein paar Worte zur Geschichte, geplanten Veränderungen oder anstehenden Veranstaltungen sind hilfreich, um sich zügig mit dem Haus identifizieren zu können. 

Abläufe Dienst- und Arbeitsplanung in der Pflege

Erstellen Sie eine ausführliche Übersicht mit allen Punkten, die neue Mitarbeitende für ihre Arbeit in der Pflege wissen müssen. Einmal erstellt, können Sie diese Liste immer wieder verwenden und überarbeiten. Von der räumlichen Orientierung auf der eigenen Station und über die persönliche Organisation von Dienstplänen bis hin zur Übersicht über externe Partner sollte alles enthalten sein, was für die tägliche Arbeit wichtig ist. 

Einige Beispiele für die Einarbeitung in der Pflege:

• Wie ist der Tagesablauf? 
• Mit welchen Ärzt:innen, Seelsorger:innen oder Sanitätshäusern arbeiten Sie zusammen? 
• Welche Pflege- und Fahrdienste sollte man kennen?
• Wie funktioniert die Telefonanlage?
• Was ist im Brandfall zu tun?
• Wo sind Notfallkoffer?
• Wie funktioniert die Müllentsorgung?
• Welche Dolmetscher gibt es? 
• Wie wird mit Geschenken der zu Pflegenden umgegangen? 

Dienst- und Pausenzeiten, Rufbereitschaft und Schichtplan: Teamorganisation im Pflegebetrieb

Ihr neues Mitglied im Pflegeteam muss auch wissen, wie es an relevante Informationen für seine Arbeit kommt: Wo gibt es den Schichtplan? Wie funktioniert ein Urlaubsantrag und wem muss man einen Krankheitsfall melden? 

Beachten Sie auch besondere Bedürfnisse: Eine Pflegekraft im ambulanten Dienst etwa muss wissen, wie ihr Fahrtenbuch geführt wird oder welche Regelungen zur Wartung des Dienstfahrzeugs gelten. 

Auch hier ist die digitale Transformation im Gesundheitswesen eine deutliche Erleichterung. Mit einer App können Sie auch dezentral arbeitende Fachkräfte wie die in der Pflege immer erreichen und beispielsweise über kurzfristige Änderungen im Dienstplan informieren. Umgekehrt können die Mitarbeitenden über eine App einfach Urlaub einreichen und Dienste dokumentieren. 

Datenschutz für Patienten und Pflegekräfte

Gerade Pflegende sind täglich zigfach mit höchst sensiblen Daten in Kontakt. Gesundheitsdaten der Patientinnen, Informationen von Ärzten, Angaben von Angehörigen: Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer Einarbeitungs-Checkliste den Punkt Datenschutz berücksichtigen. 

Schaffen Sie ein Bewusstsein für die DSGVO und informieren Sie über Ihre Hausregeln: 

• Welche Informationen dürfen am Telefon kommuniziert werden? 
• Über welchen Kanal dürfen die Mitarbeitenden vertrauliche Informationen kommunizieren? 
• Was tun, wenn es doch einmal zu einer Datenpanne kommt?

Pflegestandards und Pflegerichtlinien

Die Checkliste für die Einarbeitung muss auch Ihr Pflegekonzept enthalten und welche Standards in Ihrer Einrichtung gelten. Informationen zum Medikamentenmanagement, aber auch in Notfallsituationen wie etwa dem Verschwinden von Patient:innen oder dem Umgang mit Problemen sollten in der Einarbeitungsphase gegeben werden. Führen Sie alle relevanten Punkte auf, so dass nicht in Vergessenheit gerät, die neue Fachkraft in diese zu unterweisen. 

Dokumentationssystem und Qualitätspolitik

Berücksichtigen Sie in Ihrer Checkliste auch eine Einführung in das Pflegedokumentationssystem, das Qualitätsmanagementsystem und ggf. Informationen über Audits und Zertifizierungen. 

Arbeitsschutz

Jede:r neue Mitarbeitende muss im Arbeitsschutz unterwiesen werden. Auch hier empfiehlt es sich, den Punkt in die Checkliste mit aufzunehmen und diesen digital abzuhaken. Idealerweise können Sie die ganze Arbeitsschutzschulung als eLearning-Modul zum Selbststudium in Ihrer Mitarbeiter-App hinterlegen. 

Abschluss der Pflege-Einarbeitungsphase 

Legen Sie mit dem Einarbeitungskonzept und Ihrer Checkliste auch fest, wann die Einarbeitungsphase für das neue Pflege-Teammitglied abgeschlossen ist, sowohl zeitlich als auch inhaltlich. 

Das Ziel der Einarbeitung ist die Identifikation mit der Einrichtung und die Integration im Team – letztlich eine langfristige und beiderseitig zufriedene Zusammenarbeit von Fachkraft und Arbeitgebendem. 

Ein sauberer Abschluss dieser Phase ist ein Feedbackgespräch, in dem die Einarbeitung ehrlich reflektiert wird und nächste Schritte besprochen werden: 

• In welche Richtung möchte sich die Pflegekraft entwickeln? 
• Welche Weiterbildungen sind relevant? 
• Möchte die Person vielleicht selbst Auszubildende betreuen? 
• Kann die Fachkraft selbst interne Schulungen anbieten und Spezialwissen teilen? 

Nutzen Sie das Potenzial, das Ihr neues und erfolgreich integriertes Teammitglied Ihrem Haus bietet und bieten Sie ihr selbst den Raum und die Möglichkeiten, in einem angenehmen Arbeitsumfeld zu wachsen. Eine gelungene Einarbeitung in die Pflege ist dabei der erste Schritt. 

Jetzt in einem Beratungsgespräch mehr über die Mitarbeiter-App für die Gesundheitsbranche erfahren!