Digitalisierung im Bürokratie-Dschungel: Warum digitale Formulare an der Frontline so wichtig sind

Das Sprichwort „Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare“ führt deutlich vor Augen, welchen Stellenwert die formularbasierte Bürokratie in unserem Leben hat. Formulare begleiten uns an allen Ecken und Enden des Alltags: Sie werden genutzt für Anträge bei Ämtern, zur medizinischen Anamnese oder um die alljährliche Steuererklärung einzureichen. Sowohl im privaten Bereich als auch im Berufsleben unterschreiben wir Verträge und geben Bestellungen auf, registrieren uns für einen spannenden Vortrag oder behalten durch Formulare einen Überblick über unsere Ausgaben. Formulare werden für jegliche Zwecke genutzt – Tag für Tag, Woche für Woche, Jahr für Jahr. 

Doch was steckt eigentlich hinter dem Dokumentationszwang, der in der heutigen Gesellschaft noch immer vorherrscht? Werden Formulare irgendwann verschwinden – oder einfach nur ihre Form ändern? Welche Rolle spielen Formulare im Alltag systemrelevanter Berufe? Und weshalb sollten vor allem Frontline-Unternehmen auf digitalisierte Formulare setzen? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in unserem Artikel. 

Das Formular: Historisches Dokument im zeitgenössischen Gewand?

Formulare, Anträge, Fragebögen: Das gesamte Privat- und Berufsleben scheint sich rund um jene Dokumente zu drehen – und das seit Menschengedenken. Der lateinische Begriff formularius bedeutet so viel wie ‚zu den Rechtsformen gehörend‘ und leitet sich vom Substantiv forma (dt.: ‚Form‘, ‚Gestalt‘) ab. Als Lehnwort taucht ‚Formular‘ im Deutschen erstmals 1530 auf und bezeichnete über viele Jahre Kanzleibücher oder Listen. Bereits im 19. Jahrhundert lassen sich juristische Vordrucke finden, die beispielsweise vorgefertigte Anklageschriften oder juristische Schriftsätze in vereinfachter Form verfügbar machten. Als ‚Erfinder‘ des Formulars im heutigen Sinne gilt der Mathematiker und Philosoph Charles Babbage, der die Relevanz genormter Formularen für Untersuchungsergebnisse und Co. erkannte. 

Formulare aus Papier: Unsicher und nicht datenschutzkonform

Noch heute vereinfachen und beschleunigen standardisierte Formulare rechtliche sowie geschäftliche Vorgänge in allen Lebensbereichen. Dennoch genügen einfache Papieranträge nicht mehr den Ansprüchen des 21. Jahrhunderts: Obwohl Papierformulare über viele Jahre lang funktionierten, haben sie mehrere entscheidende Nachteile. Erstens können sie leicht verlegt und verloren werden – damit verzögern sich Vorgänge und Daten kommen abhanden. Zudem sind sie, zweitens, hinsichtlich des Datenschutzes nicht sicher: Gelangen Formulare in die falschen Hände, werden möglicherweise sensible Daten verbreitet, die eigentlich unter Verschluss gehören. Drittens ist es sehr umständlich, Formulare auszufüllen – und nicht zuletzt sind sie, viertens, teilweise schwer auszuwerten: Formulare müssen einzeln geprüft und evaluiert werden. Daran ändern auch Durchschlagpapier und kohlenstofffreies Kopierpapier nicht viel: Zwar können schnell viele Kopien erstellt werden, dennoch sind der Druck sowie die Verbreitung relativ teuer. 

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Digitale Formulare: Wichtige Modernisierung für Unternehmen

Erst die zunehmende Digitalisierung, die schließlich das papierene Formularwesen umkrempelt, schafft Erleichterungen und passt die Dokumente den Ansprüchen des modernen Zeitalters an. Digitale Formulare unterscheiden sich rein optisch nicht von ihrer Papiervorlage – sind aber sowohl am Desktop als auch mobil abrufbar, lassen sich schnell und unkompliziert übermitteln und bringen somit mehr Flexibilität in den Unternehmensalltag. 

Sechs Vorteile digitaler Formulare:

1. Datensicherheit: Im Gegensatz zu papierenen Formularen gehen ausgefüllte digitale Formulare nicht verloren. Sie werden automatisch archiviert und können jederzeit gefunden werden. 
2. Korrekte Eingabe: Schon während des Ausfüllprozesses kann die Korrektheit der eingegebenen Daten sichergestellt und bei Bedarf direktes Feedback gegeben werden. 
3. Zeitersparnis: Durch die Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte kann im Arbeitsalltag viel Zeit eingespart werden. Formulare werden nicht mehr manuell gecheckt, gescannt und abgeheftet.
4. Prozessdigitalisierung: Digitale Formulare machen auch eine Digitalisierung der auf das Ausfüllen folgenden Arbeitsschritte möglich. Diese nehmen meist automatisch ihren Lauf. 
5. Nachhaltigkeit: Dank digitaler Formulare spart Ihr Unternehmen Papier und schützt somit die Umwelt. 
6. Kostensenkung: Mehr Effizienz und sinkendes Fehlerpotenzial senken die Kosten für sämtliche Prozessstrukturen von Formularen. 

Ideal für Unternehmen: Plattformen für die Verwaltung mobiler Formulare

Für die Kommunikation, Organisation sowie Verwaltung von Formularen in Unternehmen sind Plattformen besonders sinnvoll, die alle unternehmensinternen Prozesse in sich vereinen – beispielsweise Beekeeper. Dank der dialogorientierten Schnittstelle erlaubt es Beekeeper Unternehmen, mobile-first Formulare herzustellen und ohne großen Aufwand zu verteilen. 

Warum sind digitale mobile-first Formulare so wichtig?

In Zeiten der Digitalisierung sind mobile-first Formulare in Unternehmen nicht mehr nur nettes Extra, sondern essentielles Tool – vor allem für Frontline-Mitarbeitende. Gerade schreibtischlose Arbeitnehmende haben oft wechselnde Arbeitsplätze und sind viel unterwegs. Um so wichtiger ist es dabei, dass sie Formulare auch mobil ausfüllen und teilen können. Das erleichtert nicht nur die alltägliche Arbeit und beschleunigt Prozesse, sondern ist zudem relevant für das Sammeln von Daten sowie die Arbeitssicherheit. 

Vor allem in Frontline-Unternehmen werden viele datenbasierte Entscheidungen getroffen: Mobile-first Formulare erleichtern es Frontline-Arbeitnehmern deshalb enorm, relevante Daten von Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern zu akquirieren. Dabei ist es egal, auf welchem Gerät Formulare ausgefüllt oder versendet werden: Ob Mobiltelefon, Tablet oder Desktop-PC – die digitalen Formulare von Beekeeper sind mit allen Geräten jeglicher Bildschirmgröße kompatibel und können einfach gespeichert sowie mit Teammitgliedern oder Vorgesetzten geteilt werden.

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Mobile-first Formulare als Frontline Success System für Ihren Unternehmenserfolg

Der Beekeeper Frontline Trends Report 2023 zeigt, wie viel Zeit vor allem Frontline-Manager täglich mit administrativen Aufgaben, Datenauswertungen und Management von Mitarbeitenden verbringen: 60 Prozent der Arbeitszeit werden in mühsame Koordination zwischen Frontline-Team und Hauptsitz investiert. Dabei fehlt vielen Frontline-Managern und Frontline-Arbeitenden eine zentrale Schnittstelle, an der alle Stränge zusammenlaufen. 

Beekeeper vereint alle Anwendungen auf einer Plattform

Kommuniziert wird über E-Mail, WhatsApp, SMS und Co, gleichzeitig aber auch über Slack oder Teams. Es gibt spezielle Tools für die Schichtplanung, separate Apps für Urlaubsanträge und wiederum eine extra Anwendung für digitale Gehaltsabrechnungen. Wer behält hierbei noch den Überblick? Beekeeper vereint alle notwendigen Anwendungen auf einer Plattform und erleichtert so dank Automatisierung Arbeitsabläufe im Alltag wie Genehmigungsprozesse, wiederkehrende Aufgaben oder häufige Anfragen zu bestimmten Themen. Hierbei sind digitale mobile-first Formulare essentiell: Urlaubs- und Krankenstandsanträge können mobil ausgefüllt und eingereicht, Wartungsanfragen gemanaged, Berichte versendet und tägliche Checklisten automatisch nachverfolgt werden. 

Digitalisierung der Frontline für mehr Unternehmenserfolg

Obwohl Frontline-Mitarbeitende Herz und Fundament vieler Unternehmen und für die wichtigsten Aufgaben im Betrieb verantwortlich sind, werden sie oftmals den größten Sicherheits- und Gesundheitsrisiken ausgesetzt – profitieren aber gleichzeitig am wenigsten von technologischen Neuerungen. Digitale Formulare sowie Anwendungen auf Plattformen wie Beekeeper unterstützen Frontliner dabei, wichtige Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise ermöglichen es mobile-first Formulare, Echtzeitdaten zu sammeln und somit wichtige Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Grundsätzlich verringert sich durch Beekeeper die Arbeitszeit, die in Organisation investiert werden muss, drastisch. Digitale Formulare können zudem dazu verwendet werden, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften zu überwachen und die Leistung einzelner Mitarbeitenden zu verfolgen. 

Mobile-first Formulare auf Plattformen wie Beekeeper tragen somit zu einer weiteren Technologisierung sowie Automatisierung in Frontline-Unternehmen bei und beeinflussen – dank Frontline Success System – den Unternehmenserfolg positiv.

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Digitale Formulare: Diese Branchen profitieren davon

Ob Einzelhandel, Industrie oder Produktion: Frontline-Unternehmen sind so unterschiedlich wie ihre jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen. Dennoch profitieren alle Branchen von digitalen Formularen, die über Beekeeper erstellt, ausgefüllt, verbreitet und archiviert werden können: 

• Bau: Arbeitnehmende können digitale Formulare verwenden, um tägliche Berichte einzureichen, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen und Urlaub zu beantragen.
• Einzelhandel: Frontline-Mitarbeitende nutzen digitale Formulare, um Bestandszählungen zu übermitteln, die Kundenzufriedenheit zu verfolgen und Waren-Nachschub anzufordern.
• Gesundheitswesen: Digitale Formulare helfen dabei, Patientenbesuche zu dokumentieren, Tests und Medikamente zu bestellen und Impfungen zu verfolgen.
• Produktion: Mitarbeitende übermitteln über digitale Formulare Produktionsdaten, verfolgen die Maschinenwartung oder fordern Reparaturen an.

So erleichtern digitale Formulare den Arbeitsalltag im Einzelhandel, Produktion und Co.

Im Einzelhandel, beispielsweise bei BUTLERS, verbessern Beekeeper sowie die Einführung digitaler Formulare nicht nur die Kommunikation zwischen Filialen und Hauptzentrale, sondern erleichtern vor allem das Einholen von Feedback. Haben vor mobile-first Umfragen nur etwa 100 Mitarbeitende auf Feedbackanfragen reagiert, konnte die Zahl dank App innerhalb kürzester Zeit verdreifacht – und die Durchführung wesentlich vereinfacht – werden.

Digitale Formulare via Beekeeper ermöglichen zudem ein strukturiertes Gesundheitsmanagement in der Produktion, zum Beispiel bei Tönnies. Das Unternehmen wurde während der Covid19-Pandemie stark getroffen, konnte aber dank Beekeeper den Überblick behalten und Mitarbeitende schützen: Mobile-first Formulare ermöglichten es den Frontlinern, tagesaktuelle Corona-Testergebnisse jederzeit bequem und ortsunabhängig über die App abzurufen und herunterzuladen. So schaffte es Tönnies als Unternehmen erfolgreich durch die Krise.

Amsted Rail gelang es dank digitaler Beekeeper-Formulare, während der Pandemie mehr Effizienz und Struktur in Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zu bringen. Wo zuvor Sicherheitspersonal den täglichen Gesundheitscheck aller Mitarbeitenden jeweils einzeln sowie manuell überprüfen musste, konnte der Prozess über die Beekeeper-App deutlich effizienter gestaltet werden: Ein digitaler Fragebogen zur Selbsteinschätzung des eigenen Gesundheitszustands wurde in das interne Sicherheitssystem von Amsted Rail integriert. Wurde der Fragebogen mobil ausgefüllt und eingereicht, konnte dieser automatisiert geprüft und bestätigt werden, wodurch sich die Eingangstür für gesunde Mitarbeitende automatisch öffnete. 

Fazit: Digitale Formulare erleichtern den Arbeitsalltag von Frontline-Unternehmen

Digitale Formulare bieten Frontline-Unternehmen und -Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile: Sie sind einfach und unkompliziert zu nutzen und können jederzeit von überall mobil erreicht werden. So bleiben Frontliner untereinander sowie mit der Zentrale verbunden und können Informationen in Echtzeit übermitteln – auch von unterwegs aus. 

Zudem profitieren Unternehmer und Frontline-Manager von mobile-first Formularen auf Plattformen wie Beekeeper: Fortschritte können verfolgt, Probleme früh erkannt und datenbasierte Entscheidungen getroffen werden. Zudem reduzieren digitale Formulare den Papierverbrauch und schonen so die Umwelt nachhaltig. Durch die Automatisierung zahlreicher Prozesse können auch Zeit und Geld eingespart werden. 

Sie wollen Ihre Frontliner motivieren und deren Arbeitsalltag erleichtern? Dann setzen Sie auf digitale Formulare und eine verbindende Plattform wie Beekeeper. Beekeeper ist speziell für Mitarbeitende an der Frontline entwickelt und unterstützt dabei, Daten von Sicherheitsvorfällen bis hin zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu verfolgen. So verbessern Sie nicht nur die Leistung Ihres Unternehmens, sondern motivieren jeden Frontliner durch bequeme sowie einfache Prozesse zu wahren Höchstleistungen.