Dienstplan erstellen: Welche Möglichkeiten Sie haben und was es zu beachten gilt

In Frontline-Unternehmen ist großes Organisationstalent gefragt, wenn es um die Erstellung von Schichtplänen, Kommunikation mit den Mitarbeitenden und die Personalplanung geht. Vor allem das Erstellen von Dienstplänen entpuppt sich in Branchen wie der Pflege, der Gastronomie oder im produzierenden Gewerbe oftmals als Herausforderung: Je größer das Unternehmen, desto komplizierter ist es, Schichten und Arbeitszeiten übersichtlich und an einem Ort gesammelt darzustellen.

Neben klassischen – analogen – Methoden funktioniert die Personaleinsatzplanung heute weitestgehend digital, entweder über Excel-Tabellen, Softwares oder mobile Anwendungen wie Beekeeper. So kann ein Dienstplan mit deutlich reduziertem Arbeitsaufwand erstellt, übersichtlicher dargestellt und für alle Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.

Doch welche Faktoren gilt es bei der Erstellung eines Dienstplans zu beachten? Wie kann ein Dienstplan Schritt für Schritt erarbeitet werden? Und welche Möglichkeiten bringt die Auswertung eines Dienstplans mit sich? Alle Fragen rund um das Thema ‚Dienstplan‘ beantworten wir Ihnen in diesem Artikel.

Dienstplan: Definition

Der Begriff ‚Dienstplan‘ beschreibt ein Planungsinstrument in der Personalwirtschaft, das dazu genutzt wird, Arbeitnehmende zeitlich sowie lokal einzuteilen. Mittels Dienstplan stellt ein Unternehmen also sicher, dass der quantitative sowie qualitative Personalbedarf abgedeckt wird und die Zwecke sowie Ziele des Betriebs erreicht werden können. Im Dienstplan werden nicht nur Beginn und Ende der Arbeitszeit festgehalten, sondern auch Ruhepausen der Arbeitnehmenden bestimmt.

Für Mitarbeitende sowie Unternehmensführung ist ein organisierter Dienstplan zudem wichtig, um einen Überblick über die Arbeitszeiten zu behalten und dabei gleichzeitig gesetzliche Vorgaben einzuhalten. In einem guten Dienstplan werden außerdem die Bedürfnisse und Interessen beider Parteien – Arbeitgebendem und Arbeitnehmenden – berücksichtigt. Auch der Betriebsrat oder ähnliche Arbeitnehmervertretungsorgane haben Mitspracherecht, wenn es um die Gestaltung des Dienstplans geht.

Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan und Schichtplan?

Laut BAG-Urteil (25.04.2013 – 6 ARZ 800/11, Randnummer 30) legt ein Dienstplan „die Arbeitszeit für den Kalendertag und die Uhrzeit“ fest. Dagegen berücksichtigt ein Schichtplan Arbeiten, die die individuelle Arbeitszeit eines Arbeitnehmenden überschreiten und somit „austauschbaren Arbeitnehmern in einer zeitlich geregelten Reihenfolge übertragen werden“. Ein Schichtplan ist im Endeffekt also ein Dienstplan, aus dem sich eine regelmäßige Folge an Schichten entwickelt. Der Dienstplan ist damit ein Oberbegriff für den Schichtplan.

Dienstplan schreiben: Das müssen Sie beachten

Es ist ein kompliziertes Unterfangen, einen Dienstplan zu schreiben. Einerseits sollen Produktivität und Effektivität des Unternehmens gesteigert werden, andererseits dürfen auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nicht vernachlässigt werden. Beachten Sie deshalb unbedingt folgende Faktoren bei der Personaleinsatzplanung:

Das richtige Schichtmodell finden

Wichtiges Basic für die Erstellung eines Dienstplans ist das passende Schichtmodell. Je nachdem, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, gibt es verschiedene Systeme, auf die Sie zurückgreifen können: Sie arbeiten im Gesundheitswesen – sieben Tage die Woche, 24 Stunden am Tag? Dann sollte Ihre Wahl auf ein vollkontinuierliches Schichtmodell fallen. Im Einzelhandel kommen Sie dagegen ohne Nachtarbeit aus und können Ihren Dienstplan auf ein 2 Schicht System stützen. Welche Systeme außerdem infrage kommen und was Sie jeweils beachten müssen, erfahren Sie in unserem Artikel über Schichtmodelle.

Sobald Sie das passende Schichtsystem für Ihren Betrieb gefunden haben, können Sie mit der Erstellung des Dienstplans beginnen.

Personenbezogene Faktoren im Dienstplan

Ein Dienstplan stellt immer einen Kompromiss zwischen unternehmerischen Zielen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden dar. Werden letztere vernachlässigt, beeinträchtigt dies die Stimmung der Belegschaft und verschlechtert die Employee Experience. Deshalb muss ein Dienstplan immer auch die Arbeitnehmenden einbeziehen.

Achten Sie bei der Erstellung des Dienstplans auf die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden. Nicht alle Arbeitnehmenden können in jeder Abteilung oder in jeder Schicht eingesetzt werden, schließlich sind einzelne Arbeitsbereiche mit spezifischen Qualifikationen verbunden. Dies sollte auch im Dienstplan sichtbar sein.

Zudem müssen Sie Urlaubsplanungen sowie Krankheitsfälle Ihrer Belegschaft im Hinterkopf behalten und rechtzeitig einkalkulieren. Da immer auch ungeplante Abwesenheiten auftreten können, sollte Ihre Personaleinsatzplanung im Dienstplan so flexibel wie möglich gestaltet sein. So können Sie spontane Ausfälle abfedern.

Wichtig sind natürlich auch die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden, die sich im Dienstplan abzeichnen sollten. Dabei gilt es, alle Arbeitnehmenden fair und gleich zu behandeln und stets zu versuchen, alle Ansprüche unter einen Hut zu bekommen. Person A arbeitet am liebsten in der Frühschicht, da am Nachmittag keine Kinderbetreuung zur Verfügung steht? Person B ist dagegen ein Morgenmuffel und kommt erst nachmittags so richtig in die Gänge? Teilen Sie Mitarbeitende so ein, dass es zu ihren persönlichen Lebensumständen passt.

Rechtliche Grundlagen bei der Dienstplanerstellung

Natürlich gibt es auch rechtliche sowie vertragliche Regelungen, die Sie bei der Erstellung eines Dienstplans berücksichtigen müssen. Dieser ist nur gültig, wenn alle gesetzlichen Kriterien eingehalten werden.

Das Arbeitszeitgesetz besagt beispielsweise, dass bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden 30 Minuten Ruhepause eingehalten werden müssen. Nach jeder Arbeitsschicht benötigen Arbeitnehmende zudem eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden. Dabei sollte die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nur in speziell deklarierten Ausnahmefällen überschritten werden.

Auch das Bundesurlaubsgesetz sollte im Dienstplan Berücksichtigung finden: Alle Arbeitnehmenden haben einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub von mindestens 24 Werktagen. Außerdem sollte der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden und nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen ins nächste Jahr übertragen werden. In diesem Fall muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des neuen Jahres aufgebraucht werden.

Neben den gesetzlichen Vorgaben müssen selbstverständlich auch Regelungen, die in Arbeitsverträgen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen festgehalten wurden, beachtet werden.

Datenschutz beim Erstellen von Dienstplänen

In Dienstplänen finden Sie viele Informationen, unter anderem auch zahlreiche personenbezogene Daten von Mitarbeitenden. Dazu gehören beispielsweise Name und Geburtsdatum, aber auch Einsatz-, Urlaubs- und Krankheitszeiten. Deshalb darf auch auf einem Dienstplan der Datenschutz nicht vernachlässigt werden.

Dienstplan aushängen: Ist das überhaupt erlaubt?

Es ist noch immer in vielen Unternehmen gang und gäbe, Dienstpläne für alle zugänglich und sichtbar auszuhängen. Dabei ergeben sich allerdings große Probleme in Sachen Datenschutz, denn nach dem Prinzip der Datensparsamkeit dürfen viele private Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden. Dazu gehören unter anderem die Urlaubsplanung, Krankheitstage, aber auch die Schichtplanung. Diese Daten gehen zunächst nur den Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden etwas an.

Sie wollen Ihre Dienstpläne dennoch öffentlich aushängen? Dann sollten Sie Daten beispielsweise anonymisieren oder pseudonymisieren, also auf Klarnamen verzichten, Geburtsdaten tilgen und eine Zuordnung über eine individuelle Zahlenkombination oder ähnliche Strategien ermöglichen. Eine weitere Möglichkeit ist es, das Einverständnis zur Veröffentlichung des Dienstplans aller Mitarbeitenden einzuholen. Widerspricht allerdings ein Mitarbeitender, dürfen Sie die Daten nicht gegen dessen Willen publizieren.

Digitale Tools für Dienstpläne wie Beekeeper erleichtern dagegen den Datenschutz im Unternehmen immens. Jeder Mitarbeitende hat seinen individuellen Dienstplan direkt auf dem Smartphone, andere Schichtpläne sind nicht einsehbar. Generell sind lediglich alle notwendigen Informationen und keine personenbezogenen Daten Dritter für Frontliner zugänglich. Das erspart Ihnen nicht nur eine Menge Verwaltungsaufwand, sondern garantiert Ihnen gleichzeitig, in Sachen Datensicherheit immer korrekt zu handeln.

Wie erstellt man einen guten Dienstplan?

Sie sehen: Bei der Erstellung eines Dienstplanes müssen immer rechtliche, persönliche sowie unternehmerische Interessen mitbedacht und gleichzeitig verschiedene Kriterien beachtet werden. Zu einem guten Betriebsmanagement gehört ein Dienstplan, der alle wichtigen Planungskriterien (gesetzliche Bestimmungen, Wünsche, Qualifikationen, Abwesenheiten) berücksichtigt, das passende Werkzeug nutzt und eine optimale Strategie zur Erstellung ausarbeitet, die die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens einkalkuliert.

Wer heute Dienstpläne noch mit Stift und Papier manuell erstellt, stößt schnell an seine Grenzen: Analoge Verfahren bieten keinerlei Flexibilität, sind sehr fehleranfällig und nehmen viel Zeit in Anspruch. Digitale Tools bringen dagegen viele Erleichterungen und Vorteile mit sich, die das Ausarbeiten eines Dienstplans zum Kinderspiel machen.

Dienstplan schreiben mit Excel

Übersichtlichkeit und eine geringe Anfälligkeit für Flüchtigkeitsfehler verspricht die Erstellung eines Dienstplans mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel. Vor allem für kleinere Teams mit bis zu zehn Mitarbeitenden lohnt sich das Tool.

Je nach Anwendungszweck können Dienstpläne unterschiedlich aussehen. Beispielsweise gibt es Wochenpläne für jeden einzelnen Mitarbeitenden, aber auch längerfristige Schichtpläne für die gesamte Belegschaft. Der Excel-Dienstplan setzt sich meist aus drei Bereichen zusammen: Einer dauerhaft präsenten Kopfzeile mit den verschiedenen Schichten sowie dazugehörigen Uhrzeiten, einer Seitenleiste mit automatisch erzeugtem, fortlaufendem Datum sowie einer Tabelle, in der die diensthabenden Mitarbeitenden eingetragen und die Anzahl der abgeleisteten Schichten berechnet werden kann. Haben Sie einmal eine Dienstplan-Vorlage erstellt, können Sie diese immer wieder nutzen.

Dennoch ist der zeitliche Aufwand relativ hoch und auch die Übersichtlichkeit könnte noch besser sein. Auch Ihre Nerven werden immer wieder auf die Probe gestellt : Schleicht sich ein Fehler in die Tabellenkalkulation ein, zieht er sich durch das gesamte Dokument – und Sie können Ihren Dienstplan direkt neu aufsetzen. Wer sich zudem mit Excel und Co. nicht auskennt, muss sich lange in die Programme einarbeiten. Deshalb empfiehlt es sich – vor allem für größere Unternehmen – auf Softwares oder mobile Anwendungen zu setzen. Diese funktionieren intuitiv und werden durch einen zuverlässigen Support unterstützt.

Softwares und mobile Anwendungen erleichtern Dienstplan-Erstellung

Während Dienstpläne in Excel immer wieder neu angelegt, zumindest teilweise manuell befüllt und komplizierte Formeln aufgestellt werden müssen, sind moderne Dienstplan-Softwares oder Apps deutlich komfortabler im Handling.

Mittels digitaler Tools wird die Verwaltung von Abwesenheiten und Schichten zum Kinderspiel, Abläufe in der Personalplanung werden effizienter, ein integrierter Urlaubsplaner behält Urlaubstage im Blick und eine Menge Zeit kann eingespart werden. Über Anwendungen wie Beekeeper werden Dienstpläne automatisch unter Berücksichtigung individueller Variablen erstellt und langfristig geplant.

Haben sich doch Unstimmigkeiten eingeschlichen oder müssen kurzfristig Änderungen vorgenommen werden, können Mitarbeitende sich sowohl untereinander als auch mit der Schichtleitung ortsungebunden austauschen und den Dienstplan online flexibel anpassen. Wird der Plan aktualisiert, erhalten alle Betroffenen die Updates per Push-Nachricht direkt auf das Smartphone.

Auf der zentralen Beekeeper-Plattform findet jeder Mitarbeitende seinen Dienstplan in Kalender- oder Listenansicht. Dadurch, dass jedem Arbeitnehmenden eine Mitarbeiter-ID zugewiesen wird, werden Missverständnisse und die Gefahr von Doppelbesetzungen im Dienstplan minimiert. Zudem lässt sich eine Arbeitszeiterfassung mit der Software verknüpfen und somit auch das Zeitkontingent der jeweiligen Mitarbeitenden im Blick behalten.

Step by step einen Dienstplan erstellen

Bei der Erstellung eines Dienstplans sollten Sie fünf wichtige Schritte berücksichtigen: die ausführliche Vorbereitung, die Personalplanung für Festangestellte, die Planung für flexible Aushilfen, die Einbeziehung potenzieller Probleme sowie die anschließende Reflektion über den Dienstplan.

1. Die Vorbereitung: Sammeln Sie alle relevanten Informationen, die Sie für die Erstellung des Dienstplans benötigen, digital. Dazu gehören die Vor- und Nachnamen der Mitarbeitenden, deren Aufgabenbereiche und Qualifikationen sowie das jeweilige Beschäftigungsverhältnis. Notieren Sie außerdem freie Tage einzelner Mitarbeitender.
2. Personalplanung für Festangestellte: Zuerst sollten Sie Ihre festangestellten Arbeitnehmenden im Dienstplan online einkalkulieren. Berücksichtigen Sie dabei einerseits die bereits abgeleisteten Arbeitsstunden im Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz, andererseits aber auch individuelle Wünsche der Belegschaft.
3. Personalplanung für Aushilfen: Lücken, die sich nach der Einteilung der Festangestellten im Dienstplan ergeben, können im dritten Schritt mit Aushilfskräften gefüllt werden. Allerdings sollten auch hierbei persönliche Präferenzen berücksichtigt werden.
4. Potenzielle Probleme einbeziehen: Je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten, können spezifische Problemfälle auftauchen. Ihr Unternehmen ist in der Baubranche tätig und kann bei schlechter Witterung nur bedingt arbeiten? Dann sollten Sie dies in Ihrer Planung einkalkulieren und beispielsweise eine witterungsabhängige Alternative erstellen. Auch Überbesetzungen und Krankheitsfälle sollten in diesem Schritt Berücksichtigung finden.
5. Reflexion: Bevor Sie sich an die Erstellung des nächsten Dienstplans machen, sollten Sie den letzten immer mit kritischem Blick unter die Lupe nehmen. Was hat gut funktioniert und wobei gab es Probleme? Wichen Plan- und Ist-Zeiten voneinander ab – und warum? Wie kann der Dienstplan beim nächsten Mal besser gestaltet werden?

Berücksichtigen Sie diese fünf Schritte, steht dem perfekten Dienstplan nichts mehr im Wege.

Wie wertet man einen Dienstplan aus?

Dienstpläne liefern vor allem Arbeitgebenden spannende Einblicke in Unternehmenszusammenhänge und können im People-Analytics-Verfahren fruchtbar gemacht werden. Nach Ablauf des Dienstplans sollten Sie also unbedingt Abweichungen und positive Beobachtungen notieren.

Mitarbeiterzufriedenheit

Holen Sie sich über Online-Umfragen das Feedback Ihrer Mitarbeitenden hinsichtlich des Dienstplans ein. Dies gilt am einfachsten über Software oder App. Folgende Fragen sollten Sie Ihren Schichtarbeitern stellen: Was könnte verbessert werden? Wurden Wünsche versehentlich nicht berücksichtigt? Welche Punkte werden positiv wahrgenommen? Das Feedback können Sie in die Erstellung des nächsten Dienstplans integrieren.

Arbeitszeiterfassung

Digitale Dienstplan-Tools ermöglichen oftmals eine automatische Auswertung und erlauben eine Integration der Arbeitszeiterfassung. So können Sie letztere auf Knopfdruck auswerten und haben einen Überblick über die abgeleistete Arbeitszeit Ihrer Arbeitnehmenden.

Überstunden

Dokumentieren Sie in jedem Fall Unstimmigkeiten zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmenden. Sorgen Sie beispielsweise im nächsten Dienstplan unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben für einen Ausgleich.

Zusammenfassung: Dienstplan erstellen

Das Erstellen eines Dienstplans ist eine organisatorische Meisterleistung: Es müssen nicht nur die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, gesetzliche Vorgaben und Datenschutzverordnungen mit einbezogen werden, sondern vor allem immer auch ein Kompromiss zwischen persönlichen Interessen der Arbeitnehmenden und Unternehmenszielen gefunden werden.

Während die analoge Dienstplanerstellung heute längst ausgedient hat, rückt auch die relativ komplizierte Planung mittels Excel immer mehr in den Hintergrund: Auch hier muss viel manuelle Arbeit erfolgen und Berechnungen funktionieren nur mittels aufwendiger Formeln. Softwares oder mobile Anwendungen für die Personaleinsatzplanung wie Beekeeper erleichtern durch Automatisierungen, individuelle Ansichten sowie flexible Gestaltungsmöglichkeiten die Erstellung eines Dienstplans enorm. Zudem ermöglichen sie eine unkomplizierte Auswertung aller wichtigen Variablen und machen es möglich, direktes Feedback der Mitarbeitenden zum Dienstplan einzuholen.

Sie wollen mehr zum Thema ‚Dienstplan‘ und digitalen Tools wie Beekeeper erfahren? Hier erhalten Sie alle relevanten Informationen zur Personaleinsatzplanung im digitalen Zeitalter.

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