Das Dienstplan Tool: Die Geheimwaffe im Betrieb

Die Planung von Diensten, Schichten und Urlauben gestaltet sich mit herkömmlichen Mitteln wie einem Schwarzen Brett oder anderen wenig kollaborativen Kommunikationsmitteln wie E-Mails gerade in Zeiten von Corona als besonders schwierig. Viele Mitarbeitende sind im Home Office, die Personenzahl im Betrieb wird bewusst klein gehalten.  Wie sollen kurzfristige Änderungen im Dienstplan sowie Schichtwechsel und wichtige Absprachen allen Mitarbeitenden gleichermaßen zuverlässig kommuniziert werden? Ein digitales und mobil nutzbares Dienstplan Tool ist da die Lösung.

Warum eine Dienstplan-Software?

Nicht nur angesichts der Corona-Pandemie bringt der Wechsel zu einer digitalen Dienstplan-Lösung viele Vorteile mit sich, auch weil bestehende Hilfsmittel mitunter gesetzlich nicht mehr möglich sind.

So verstößt das Aushängen von persönlichen Informationen am Schwarzen Brett seit Mai 2018 gegen die Datenschutz-Grundverordnung. Somit sind Dienstpläne am schwarzen Brett nicht DSGVO-konform und sollten der Vergangenheit angehören. Zudem kostet die Festlegung von Dienstplänen über Aushänge oder E-Mails Zeit und Mühe, da wiederholte Rücksprachen notwendig sind, um alle Schichten zuverlässig und rechtzeitig zu besetzen.

Kurzfristige Ausfälle oder das Tauschen von Schichten unter den Kolleginnen und Kollegen stellen ein weiteres Problem dar: Falsch notierte Zeiten oder ein unregelmäßiges Schauen auf den aktuellen Dienstplan können dazu führen, dass Mitarbeitende zu spät von ihren Diensten erfahren und Schichten nicht ausreichend mit Personal abgedeckt sind. Vor allem gewerbliche Mitarbeitende müssen oft nach getaner Arbeit und in ihrem Feierabend den aktuellen Zeitplan prüfen, ein frustrierender Zeitaufwand – gerade auch für Mitarbeitende im Außeneinsatz oder jene, die dafür zusätzliche Wege von der Produktionshalle zum Aushang oder einem Firmen-PC haben.

Eine digitale Dienstplan-Software erlaubt die stressfreie und langfristige Planung von Diensten. Dank der ortsungebundenen, mobilen Nutzung wird die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht, die Schichtplanung erfolgt unkompliziert und das Unternehmen hat weniger Dienstausfälle bzw. zu geringe Personalbesetzung in ihren Schichten zu verzeichnen. 

Online Dienstpläne erstellen zugunsten von Effizienz und Produktivität

Die Verwaltung von Urlauben, Abwesenheiten und Schichten wird durch Online-Schichtplaner sowie Dienstplan-Tools vereinfacht. Effizienz und Zeitersparnisse bei der Verteilung der Aufgaben und Arbeitszeiten wird durch eine Echtzeit-Kommunikation ermöglicht: Die Mitarbeitenden können sich sowohl untereinander als auch mit der Schichtleitung ortsungebunden austauschen. Da sowohl die Mitarbeitenden als auch die Unternehmensleitung Zugriff auf Dienstplan-Tools haben, können auch kurzfristige Ausfälle berücksichtigt und Schichten schnell neu besetzt werden. 

Fehler wie etwa falsch notierte Zeiten oder die falsche Schichtzuteilung von Mitarbeitenden werden durch zum Teil automatisierte Prozesse minimiert und können durch die benutzerfreundliche Übersichtlichkeit einer Dienstplan-Software schneller ausgeräumt werden. Denn so können sich Teams deutlich effizienter abstimmen und die Mitarbeitenden, ob in der Fertigungshalle oder im Außeneinsatz, jederzeit ihre kommenden Dienste einsehen. 

Sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen profitieren vielfach von der Steigerung der Produktivität und der übersichtlichen, flexibleren Dienstplanung, denn diese ist:

• zeitsparend
• effizient
• ortsungebunden und mobil
• datengeschützt
• in Echtzeit aktualisiert

Welche Vorteile hat das Dienstplan-Tool von Beekeeper?

Mit der mobilen App für Kollaboration und Produktivität von Beekeeper erleichtern Sie nicht nur das Leben Ihrer Frontline-Mitarbeitenden, sondern steigern auch die betriebliche Effizienz. Auf einer zentralen Plattform kann die Schichtplankommunikation benutzerfreundlich erfolgen und Dienste in der Kalender- oder Listenansicht eingesehen werden. Durch die eindeutige Zuordnung eines jeden Mitarbeitenden zu einer Mitarbeiter-ID werden Missverständnisse und Doppelbesetzungen minimiert. 

Mit Beekeeper können Dienstpläne sowohl über vorformatierte Excel-Tabellen in die App hochgeladen oder mit einer benutzerdefinierten Integration (z.B. mit UKG) eingefügt werden. Die Mitarbeitenden erhalten Updates direkt auf ihr Smartphone und haben jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf ihre Dienstpläne. Per Push-Benachrichtigungen werden sie über Änderungen im aktuellen Dienstplan informiert sowie sobald ein neuer Dienstplan eingestellt ist. 

Bestehende Beekeeper-Kunden können sich für ein operatives Zusatzpaket zur Integration von Dienstplänen an das Customer Success Team wenden. Sie sind noch nicht Beekeeper-Kunde? Fordern Sie hier eine kostenlose Demo an, um Ihr Unternehmen mit dem Dienstplan-Tool zu optimieren.