Arbeitszeiterfassung verstehen und umsetzen

Die Arbeitszeit stellt einen ganz entscheidenden Aspekt eines Arbeitsverhältnisses dar. Dabei ist es selbstverständlich wichtig, auf die gesetzlichen Regelungen in diesem Bereich zu achten – beispielsweise auf die Vorgaben für den Achtstundentag.

Zwar ist es möglich, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer von diesen Zeiten abweichen. Dabei ist allerdings lediglich eine Unterschreitung erlaubt – beispielsweise bei einem Halbtagsjob. Das führt dann jedoch zu einer Reduzierung des Lohns. Während eine dauerhafte Überschreitung der gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeit nicht erlaubt ist, sind gelegentliche Ausnahmen in Form von Überstunden möglich. Diese muss der Arbeitgeber dann jedoch separat vergüten. Sie sehen, dass die Arbeitszeit einen hohen Einfluss auf die Einkünfte hat. Sie spielt jedoch auch für die Lebensqualität eine wichtige Rolle. Um den Alltag ansprechend zu gestalten, ist ausreichend Freizeit unverzichtbar.

Um der Bedeutung der Arbeitszeit gerecht zu werden, gibt es hierfür genaue Vorgaben. Für deren Kontrolle wäre jedoch eine genaue Arbeitszeiterfassung erforderlich. Bislang setzen jedoch nur wenige Unternehmen diese Maßnahme um. Das Bundesarbeitsgericht hat jetzt jedoch entschieden, dass dies für alle Unternehmen verpflichtend ist. Das soll in erster Linie die Arbeitnehmer schützen. Durch die genaue Erfassung ist sichergestellt, dass eventuell geleistete Überstunden auch korrekt vergütet werden. Doch erhält dadurch auch der Arbeitgeber die Möglichkeit, zu überprüfen, ob die Mitarbeitenden die vorgesehene Arbeitszeit tatsächlich ableisten. Deshalb stellt die Arbeitszeiterfassung einen Gewinn für beide Seiten dar.

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Was hat das BAG konkret entschieden? 

Die Arbeitszeiterfassung sorgt bereits seit mehreren Jahren für Diskussionen. Schon 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Allerdings setzte der Gesetzgeber in Deutschland diese Vorgabe nicht in nationales Recht um, sodass es in diesem Bereich eine gewisse Grauzone gab. Zwar gab es bereits Ansätze, die Zeiterfassung gesetzlich zu regeln, allerdings kamen diese bislang zu keinem konkreten Ergebnis.

Vor diesem Hintergrund kam es zu einer Auseinandersetzung zwischen dem Arbeitgeber und einem Betriebsrat in einer vollstationären Wohneinrichtung. Ursprünglich bestand der Wunsch beider Parteien darin, ein System für die Arbeitszeiterfassung einzuführen – aufgrund fehlender klarer gesetzlicher Regelungen auf freiwilliger Basis. Allerdings verlor der Arbeitgeber nach einiger Zeit das Interesse an diesem Thema und verfolgte es nicht weiter. Der Betriebsrat drängte jedoch auf eine Umsetzung.

Der Streit zwischen den beiden Parteien entwickelte sich an der Frage, ob der Betriebsrat in dieser Frage ein Initiativrecht hat – also ob er von sich aus auf eine Umsetzung bestehen kann. Es ging daher eigentlich nicht darum, ob die Arbeitszeiterfassung verpflichtend ist, sondern um ein ganz anderes juristisches Detail. Die Klage nahm dann jedoch ihren Weg durch die Instanzen, bis sie ans Bundesarbeitsgericht (BAG) gelangte. Dieses gab formal dem Arbeitgeber recht, indem es das Initiativrecht des Betriebsrats in diesem Fall verneinte. Die Begründung hierfür fiel jedoch anders aus, als von den beiden Parteien erwartet. Das BAG urteilte, dass ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nur dann gegeben sei, wenn es in der entsprechenden Frage keine klare gesetzliche Regelung gibt. Nach Ansicht des Gerichts gibt es jedoch bereits für die Arbeitszeiterfassung ein Gesetz, das eine entsprechende Maßnahme vorschreibt. Das bisherige Arbeitsschutzgesetz besagt, dass der Arbeitgeber die Sicherheit und die Gesundheit der Arbeitnehmer gewährleisten und zu diesem Zweck „für eine geeignete Organisation“ sorgen und die „erforderlichen Mittel“ dafür bereitstellen muss. Nach Ansicht des Gerichts umfasst dies auch ein System für die Zeiterfassung.

Was ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Das oben beschriebene Urteil hat sehr weitreichende Folgen. Es sagt aus, dass für alle Unternehmen eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten besteht. Ein großer Teil der Betriebe in Deutschland setzt diese jedoch bislang nicht um. Das hat zur Folge, dass alle Unternehmen, die auf dieses Mittel momentan verzichten, ein entsprechendes System einführen müssen. Dieses muss sowohl den Arbeitsantritt als auch das Ende der Tätigkeiten erfassen. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass es alle Pausen korrekt protokolliert. Über die genauen Details besteht bislang jedoch noch keine Klarheit. Die gesetzlichen Vorgaben sind hierbei sehr unspezifisch. Die Arbeitszeiterfassung wird im Arbeitsschutzgesetz nicht einmal genannt. Dementsprechend sind hier auch keine konkreten Regeln für die Umsetzung enthalten. Das Gericht leitet nur aus der allgemeinen Verpflichtung zum Schutz der Mitarbeitenden auch für die Arbeitszeiterfassung eine Pflicht ab. Bislang steht auch noch die Veröffentlichung der Entscheidungsgründe des Gerichts aus. Es ist davon auszugehen, dass diese bereits für etwas mehr Klarheit sorgen wird. Genaue Regeln sind jedoch erst zu erwarten, wenn der Gesetzgeber auf das Gerichtsurteil reagiert und genaue Vorgaben für die Zeiterfassung macht.

Ab wann ist die Umsetzung verpflichtend?

Das Gericht leitet sein Urteil aus einem seit Langem bestehenden Gesetz ab. Das bedeutet, dass die Verpflichtung zur Umsetzung eigentlich bereits seit Inkrafttreten dieses Gesetzes besteht. Das Gerichtsurteil hat aus dessen allgemeinen Vorgaben lediglich die spezifische Verpflichtung zur Zeiterfassung abgeleitet. Daraus folgt, dass diese seit dem Tag der Veröffentlichung dieses Urteils bereits verbindlich ist.

Was bedeuten die neuen Vorgaben für Arbeitgeber?

Das BAG-Urteil bedeutet für alle Arbeitgeber, dass sie zeitnah ein System für die Arbeitszeiterfassung umsetzen müssen. Sollten Sie bislang über kein entsprechendes System verfügen, besteht demnach Handlungsbedarf. Die Vorgaben sind jedoch noch nicht konkret gefasst. Es ist daher weder klar, welche genauen Anforderungen an das Zeiterfassungssystem bestehen werden, noch bis wann die Umsetzung verbindlich ist.

Stechuhr vs. Vertrauensarbeitszeit?

Viele Unternehmen nutzen bislang das Modell der Vertrauensarbeitszeit. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden selbst dafür sorgen, dass sie die Arbeitszeiten einhalten. Der Arbeitgeber kontrolliert sie nicht, sondern vertraut auf deren Angaben. Dieses Modell ist praktisch und flexibel. Durch das neue Urteil ist jedoch unklar, ob es Bestand haben wird. Auf der einen Seite ist das Gerichtsurteil in dieser Hinsicht recht eindeutig und schreibt eine genaue Arbeitszeiterfassung vor. Auf der anderen Seite haben die Regierungsparteien in ihrem Koalitionsvertrag ausdrücklich erwähnt, dass die Vertrauensarbeitszeit erhalten bleiben soll. Daher ist davon auszugehen, dass sie zumindest versuchen werden, eine rechtliche Grundlage für deren Beibehaltung zu schaffen.

Was passiert Arbeitgebern, die aktuell kein Zeiterfassungssystem nutzen?

Wenn Sie bislang kein Zeiterfassungssystem nutzen, ist es wichtig, bereits jetzt auf die geänderten Bedingungen zu reagieren. Beispielsweise ist es sinnvoll, einen Online Schicht Planer zu verwenden und auf diese Weise dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter genau wissen, wann sie arbeiten sollen und wann Pausen vorgeschrieben sind. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, zumindest ein rudimentäres System für die Zeiterfassung einzurichten. Auf die Schnelle ist hierfür erst einmal ein handschriftlicher Stundenzettel oder eine Exceltabelle ausreichend. Es kann auch sinnvoll sein, für die Arbeitszeiterfassung eine Vorlage zu verwenden. All diese Möglichkeiten können bereits gerichtliche Auseinandersetzungen verhindern. Auf lange Sicht ist jedoch meistens die digitale Arbeitszeiterfassung zu empfehlen.

Was kommt auf Arbeitnehmer zu?

Arbeitnehmer profitieren durch dieses Urteil von einem besseren Schutz vor einer Missachtung der Vorschriften zu den Arbeitszeiten. Allerdings kommen dadurch auch einige neue Pflichten auf sie zu. Beispielsweise müssen sie ihre Arbeitszeiten in dem System, das der Betrieb hierfür einrichtet, genau eingeben. Außerdem müssen sie nun noch genauer darauf achten, alle Vorschriften zu Arbeits- und Pausenzeiten zu berücksichtigen. Auch Überstunden auszahlen wird mit der neuen Pflicht für alle Parteien leichter nachzuverfolgen sein: Alle Arbeitszeiten werden festgehalten, somit auch versteckte Mehrarbeit. Damit dies alles reibungslos funktioniert, ist eine effiziente Mitarbeiter Kommunikation sehr wichtig. Dafür bietet es sich an, ein digitales System einzurichten, das alle Arbeitskräfte erfasst.

Fazit: Eine schnelle Anpassung an die neuen Strukturen ist unausweichlich

Das BAG-Urteil hat die Unternehmen in Deutschland vor eine große Herausforderung gestellt. Die Umsetzung der Arbeitszeiterfassung ist bereits jetzt vorgeschrieben. Die genauen Regeln für die Umsetzung sind jedoch unklar. Deshalb ist es wichtig, sich über den weiteren Verlauf zu informieren.

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