5 Tipps für eine sichere interne Kommunikation in KMU

Eine gute interne Kommunikation macht operative Teams in allen Branchen produktiver und effizienter.

Das gilt nicht nur für große Marken, sondern eben auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Der Erfolg ist deutlich – und vor allem relativ schnell – messbar.

Damit die interne Kommunikation auch wirklich sicher, das heißt datensicher und datenschutzkonform, eigenen sich in der Umsetzung besonders Kommunikations- beziehungsweise Mitarbeiter-Apps.

Worauf sollten im Speziellen KMU bei Plattformen, Tools, Apps und Co. achten? Wir haben 5 Tipps zusammengestellt.

1. Tipp: Sichere interne Kommunikation sollte auf der Führungsebene Priorität haben

Die Umsetzung für eine sichere interne Kommunikation in KMU beginnt bei den Entscheidungsträgerinnen und -Trägern.

Wenn die Führungsebene die Sicherheit vorlebt, werden Standards von allen Mitarbeitenden ernster genommen und konsequenter umgesetzt.

Im Arbeitsalltag lässt sich das durch regelmäßige Kommunikation über Sicherheitsziele und Maßnahmen gewährleisten: So wird zum Beispiel ein Bewusstsein für Datenschutz gefördert und eine Kultur geschaffen, in der Sicherheit bei allen Prozessen bereits mitgedacht wird.

2. Tipp: Automatisierte administrative Vorgänge steigern die Sicherheit

Mitarbeiter-Apps helfen KMU, repetitive Vorgänge vom Onboarding, bis zur Schichteinteilung zu automatisieren. Damit wird vor allem die operative Arbeit erleichtert – gleichzeitig können spezielle Abläufe programmiert werden (sogenannte Workflows) und im Rahmen der Krisenplanung bereits präventiv ausgefüllt werden.

Darüber hinaus kann so sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf interne Dokumente, Kanäle und Daten haben.

Automatisierte Prozesse für Benutzerverwaltung, Rechtevergabe oder regelmäßige Passwortaktualisierungen erleichtern also nicht nur die Arbeit, sondern erhöhen auch die Sicherheit.

3. Tipp: Regelmäßige Trainings oder Schulungen für Mitarbeitenden minimieren Risiken

Regelmäßige Schulungen zu sicherer Kommunikation und der korrekten Nutzung von Tools schaffen ein Bewusstsein für die Probleme.

Damit werden Mitarbeitende unter anderem auch für mögliche Sicherheitslücken sensibilisiert. Themen sind zum Beispiel:

• Passwortsicherheit
• Phishing-Erkennung
• Datenschutz

Auch hier wird ein Bewusstsein für potenzielle Bedrohungen geschaffen und ein verantwortungsvolles Verhalten gefördert.

4. Tipp: Definieren Sie klare Zugriffsrechte

Oben ist das Thema bereits angeschnitten: Sie schützen sensible Informationen, indem Sie Zugriffsrechte genau nach den Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden vergeben. 

Denn nicht alle Mitarbeitenden benötigen Zugriff auf jede Information. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben – und passen Sie Zugriffsrechte regelmäßig an.

Durch regelmäßige Überprüfungen – und gegebenenfalls das Anpassen der Zugriffsrechte – stellen Sie sicher, dass keine unnötigen oder veralteten Berechtigungen bleiben.

5. Tipp: Lokale Dienstleister für Sicherheitslösungen verstehen gängige Probleme

Besonders für KMU aus DACH kann es von Vorteil sein, mit Anbietern und Dienstleistern aus der Region zusammenzuarbeiten.

Die Anbieter verstehen die spezifischen Bedürfnisse und gesetzlichen Anforderungen – und bieten meist maßgeschneiderte Sicherheitslösungen für diesen Kontext.

Anbieter für Mitarbeiter-Apps – und insgesamt Plattformen für die interne Kommunikation – kennen sich mit Datenschutzrichtlinien aus und außerdem bieten die lokalen Expertinnen und Experten nicht nur technische Lösungen, sondern Beratung für KMU.

Zudem erleichtert die Nähe Kommunikation und den Support.

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