5 praktische Tipps für die interne Krisenkommunikation

Unternehmen spüren weiterhin die Auswirkungen der weltweiten Corona-Pandemie. Um die Auswirkungen dieser und zukünftiger Krisen zu begrenzen, ist es notwendig, dass Führungskräfte ihre Mitarbeitenden durch gute Kommunikationsmethoden auf dem Laufenden halten und aufeinander abstimmen.

Ob es sich um eine Naturkatastrophe handelt oder um eine globale Pandemie, die Fähigkeit zur Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden war noch nie so wichtig wie heute. Passendes Messaging und die richtigen Tools können den operativen Betrieb mit so wenig Störungen wie möglich am Laufen halten, und – was noch wichtiger ist – sie können auch die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten.

Wenn sich Ihre Firma demnächst wieder in einer Krise befindet,, denken Sie daran, dass Unternehmensführung in einer Notsituation eine ruhige und zuverlässige Kommunikation erfordert.

In einer sich schnell verändernden Lage wird die Notwendigkeit unternehmensweiter Echtzeit-Kommunikation deutlich, besonders, wenn Menschen Abstandsregelungen einhalten müssen und persönliche Treffen zum Risikofaktor mutieren. Für Unternehmen bedeutet das in vielen Fällen, dass Millionen von Mitarbeitenden plötzlich von zu Hause aus arbeiten und per E-Mail Kontakt zu Führungskräften und Kollegen halten.

80 Prozent der weltweiten Arbeitnehmerschaft sind jedoch gewerbliche Mitarbeitende, ohne Computer oder E-Mail-Adresse, und auch diese müssen in die Krisenkommunikation einbezogen werden. Sie sind oft die einzigen Teams, die in Zeiten wie diesen bei der Arbeit bleiben und können oft wertvolle Einblicke in das Geschehen vor Ort geben. Außerdem müssen sie aus Sicherheits- und Planungsgründen über relevante Informationen auf dem Laufenden gehalten werden.

In einem sich schnell verändernden Szenario wie dem derzeitigen gibt es zwei wichtige Elemente interner Kommunikation, die man im Auge behalten sollte:

1. Zuverlässige und hilfreiche Botschaften, um Ihre Belegschaft in einer Zeit der Ungewissheit informiert zu halten.
2. Die richtigen digitalen Werkzeuge zur schnellen Verbreitung von Informationen an jeden einzelnen Mitarbeiter.

Edeka Friedebold hält seine Belegschaft in Krisenzeiten mit Beekeeper auf dem Laufenden.

Wie das Rote Kreuz während einer Krise in Kontakt bleibt

Selbst in der alltäglichen Unternehmenskommunikation haben E-Mails ihre Grenzen. Sowohl für gewerbliche Mitarbeitende als auch für Schreibtisch-Angestellte ist eine Mitarbeiter-App die effektivste Möglichkeit, alle zu erreichen, egal wo sie sich befinden. Auf diese Weise können Sie auch das Narrativ der Krise bezüglich der Arbeit Ihrer Belegschaft steuern.

Das Rote Kreuz ist in Notlagen auf der ganzen Welt im Einsatz. Mutige humanitäre Helfer kümmern sich an Brennpunkten um diejenigen, die mitten in der Katastrophe stecken. Als ein 80-köpfiges Team innerhalb des Deutschen Roten Kreuzes die Krisenkommunikation optimieren wollte, brauchte es eine Lösung, die mit der Unvorhersehbarkeit seiner Arbeit Schritt halten konnte. Die mobile Plattform Beekeeper ermöglichte es ihnen, eine Zentrale für die Verbreitung von Informationen zu schaffen und Kommunikationssilos aufzubrechen. Gleichzeitig konnte die Datensicherheit für ein weltweit arbeitendes Team sichergestellt werden.

Während einer Krise ermöglicht eine App für mobile Arbeitskräfte Folgendes:

• Geben Sie aktuelle Informationen über sich schnell verändernde Situationen in Echtzeit weiter.
• Verbinden Sie verstreute Mitarbeitende vieler Standorte miteinander.
• Kommunizieren Sie mit allen Mitarbeitenden gleichzeitig für eine einheitliche Nachrichtenübermittlung.
• Lassen Sie Mitarbeitende ihre Schichten direkt miteinander tauschen.
• Senden Sie wichtige Nachrichten an Ihre diverse Belegschaft in deren bevorzugter Sprache mit Echtzeit-Übersetzung.
• Organisieren Sie virtuelle Besprechungen durch Gruppen-Chats, wenn ein persönliches Gespräch nicht möglich ist.
• Geben Sie Sicherheitsinformationen über die Dokumentenbibliothek weiter.

Wie sich eine Krise auf gewerbliche Mitarbeitende auswirkt

Gewerbliche Mitarbeitende stehen in Krisenzeiten buchstäblich an vorderster Front. Von Mitarbeitenden des Gesundheitswesens in Pflegeheimen bis hin zu Wartungs- und Reinigungskräften, die Einrichtungen sauber halten, sind diese Arbeitskräfte vor Ort oft unverzichtbar. Deshalb müssen sie jede einzelne Information ihrer Verantwortlichen erhalten.

An dieser Stelle kommen sowohl Bottom-up- als auch wechselseitige Kommunikation ins Spiel. Führungskräfte und Mitarbeitende im Homeoffice brauchen den Einblick der gewerblichen Mitarbeitenden vor Ort. Außerdem werden gerade diese in Krisenzeiten eine Menge Fragen haben. Ein digitaler Arbeitsplatz schafft ein Portal für die Kommunikation in beide Richtungen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitenden Antworten auf wichtige Fragen erhalten können, z.B.:

• Werde ich meinen Job verlieren?
• Werden meine Stunden gekürzt?
• Wird das Unternehmen geschlossen?
• Werde ich bei der Arbeit infiziert?
• Was passiert, wenn Leistungen reduziert werden?
• Wo finde ich Ressourcen, um mir und meiner Familie zu helfen?

Eine mobile Plattform ist der Ort, an dem sie ihren Führungskräften und einander Fragen stellen und Unterstützung anbieten können.

5 praktische Tipps für die interne Krisenkommunikation

In jeder Krise kann einheitliche und sofortige Information dazu beitragen, die Dinge in einer ansonsten chaotischen Situation ruhig zu halten. Mit diesen fünf Möglichkeiten können Sie eine effektive Strategie zur Mitarbeiterkommunikation umsetzen, die die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Belegschaft unterstützt.

1) Task Force zur Krisenkommunikation

Eine entsprechende Task Force für Krisensituationen sollten Sie schon vorher etabliert haben, damit Prozesse und Rollen von Anfang an bekannt sind. Wenn das Unerwartete eintritt, ihr Ihr Team bereit, die Kommunikation über die Mitarbeiter-App zu verwalten.

2) Zentrale Quelle für zuverlässige Kommunikation

Dieses Team kann Gruppen-Chats oder spezielle Streams zur Krisenkommunikation erstellen und Umfragen verschicken. So kann ununterbrochene Kommunikation gewährleistet und sichergestellt werden, dass die gesamte Belegschaft erreicht wird.

Während einer Krise fliegen verschiedene Nachrichten herum, sodass es manchmal schwer ist zu erkennen, was offizielle Informationen sind und was das Chaos nur verstärkt. 63 Prozent der kürzlich befragten Mitarbeitenden gaben an, dass sie täglich nach aktuellen Informationen aus ihrem Unternehmen suchen.

Werden Sie zur Hauptinformationsquelle für Ihre Mitarbeiter. Nutzen Sie einen Stream für die Krisenkommunikation, um eine zuverlässige Quelle einzurichten, damit alle die korrekten Informationen erhalten.

3) Mobile Mitarbeiter-Apps für wechselseitige Kommunikation

Krisen und Chaos erzeugen Angst und Sorge. Werden Sie zum Resonanzboden für Ihre Mitarbeitenden. Nutzen Sie eine mobile Plattform, um Fragen zu stellen und die Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Es ist für alle am besten, wenn die Beschäftigten ein Gefühl der Sicherheit haben.

4) Wer bekommt Informationen?

Mit einer Mitarbeiter-App behalten Sie das Gesamtengagement der Mitarbeitenden im Auge. In einer Krise sollten Sie Ihr Analyse-Dashboard und Bestätigungskampagnen nutzen, um das Engagement zu verfolgen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden wichtige Botschaften zur eigenen Sicherheit erhalten.

5) Nicht-arbeitsbezogene Informationen

Seien Sie für Ihre Mitarbeitenden da. Auch als Quelle für Dinge, die sie und ihre Familien abseits des Arbeitsplatzes benötigen könnten. Über einen Stream, der Informationen über lokale Ressourcen enthält, die in einer Krise wichtig sein könnten, helfen Sie beispielsweise bei der Versorgung mit Lebensmitteln oder dem Kontakt zu medizinischen Einrichtungen.

In Ausnahmesituationen wie der Corona-Krise müssen Führungskräfte in der Wirtschaft eine Quelle zuverlässiger Informationen sein und souveränes und ruhiges Verhalten an den Tag legen. Durch einen effektiven Kommunikationsplan können Sie Ihr gesamtes Team vernetzt halten, bis Sie wieder zur Tagesordnung übergehen können.

Laden Sie unsere Checkliste für die Krisenkommunikation herunter um auf alles vorbereitet zu sein!