Wie die DSGVO der EU Ihre interne Kommunikation beeinflusst

Das Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) rückt immer näher und Unternehmen arbeiten fieberhaft daran, die Einhaltung zu gewährleisten, um die Geschäftsbeziehungen mit der Europäischen Union weiterhin aufrecht zu erhalten. Die Datenschutz-Grundverordnung soll sowohl Unternehmen als auch Kunden schützen, weshalb bei Nichteinhaltung nicht nur hohe Geldstrafen drohen. Der Schutz persönlicher Daten betrifft Fremdgeschäfte, beeinflusst aber auch die internen Kommunikationssysteme innerhalb der Unternehmen. Um sowohl den internen als auch externen Datenschutz gewährleisten zu können, müssen Sie eventuell die Kommunikationsstrategie und -software Ihres Unternehmens anpassen.

Informationssperre

Der DSGVO-Entwurf beinhaltet die Zugangsrechte der Nutzer, die Rechte auf Datenlöschung, Datenübertragbarkeit, eingebauter Datenschutz und sogar die Ernennung und Überwachung von Datenschutzbeauftragten, welche die Einhaltung verfolgen. Transparenz in Bezug auf die Rechte der betroffenen Personen sowie ein verbesserter Schutz vor Sicherheitsverletzungen beeinflussen die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen in der Zukunft Informationen handhaben wird.

Das Sperren sensibler Daten ist ein kritischer Teil des DSGVO-Entwurfs. Nachfolgend erfahren Sie, was Sie über persönliche Informationen im Zusammenhang mit interner Kommunikation wissen müssen:

Die Definition von „Persönliche Daten“

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig E-Mails oder eine andere Plattform für interne Kommunikation nutzt, sollten Sie davon ausgehen, dass sich die Art, wie Sie diese Medien nutzen, deutlich verändern wird. Laut DSGVO-Richtlinien sind persönliche Daten alle Informationen über eine Person oder ein Datensubjekt, die eine Identifizierung ermöglichen. Diese lose Definition umfasst:

• Namen
• Fotos
• E-Mail-Adressen
• Bankdaten
• Beiträge in sozialen Medien
• Medizinische Informationen
• IP-Adressen

Wenn Ihre Angestellten häufig private Gespräche per E-Mail führen, medizinische Berichte als E-Mail-Anhang an die Personalabteilung senden oder von anderen Orten aus arbeiten, wirkt sich die DSGVO auf Ihre Verantwortung für diese Informationen aus. Dies sind jedoch nur wenige Beispiele von Datenschutz-Problemen innerhalb von Unternehmen.

Kommunikationslösungen zur DSGVO-Einhaltung

Durch die Wahl von Kommunikationslösungen, welche die DSGVO einhalten, werden die Daten der Nutzer standardmäßig geschützt. Sowohl interne Mitarbeiter, die persönliche Informationen teilen, als auch Mitarbeiter, die Kundeninformationen bearbeiten, müssen die gleichen Datenschutz-Richtlinien einhalten.

Unabhängig davon, ob sich Ihr Unternehmen in der EU befindet oder nicht – Kunden und Mitarbeiter werden die DSGVO-Einhaltung als Zeichen dafür wahrnehmen , dass Ihr Unternehmen den Datenschutz ernst nimmt. Gleichzeitig ist die Erkenntnis, dass die persönliche und professionelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern zur Arbeitsmoral beiträgt, eine weitere Komponente der DSGVO-Adaptation.

Verbesserte Kommunikationsrichtlinien und -plattformen helfen Mitarbeitern, sich zu verbinden und vereinfachen den oft komplizierten Informationstransfer. Allerdings kann sich das Überzeugen der Mitarbeiter als schwierigster Teil der DSGVO-Umsetzung herausstellen. . Doch nutzerfreundliche Services und Integrationen können den Übergang vereinfachen, weshalb die Wahl der richtigen Kommunikationslösung Priorität hat.

Blockieren von Hacker-Aktivitäten

Unternehmen, die die persönlichen Informationen ihrer Mitarbeiter und Kunden nicht schützen, müssen mit erheblichen Kosten in Form von Geldstrafen und verlorenen Geschäften rechnen, wenn ein Verstoß öffentlich wird. Das Einhalten der DSGVO-Standards führt nicht nur zu besserem Schutz vor Hackern, sondern gewährleistet auch, dass Ihr Unternehmen das Vertrauen der Kunden behält.

Die neuen Richtlinien bedeuten, dass Informationen, die online versendet werden, auf eine bestimmte Art verschlüsselt werden müssen, um sie zu schützen (z. B. End-to-End), doch viele Unternehmen brauchen mehr als nur E-Mail für die interne Kommunikation.Vertrauliche Peer-to-Peer-Kommunikation ist eine Komponente von Kommunikationssystemen innerhalb von Unternehmen, doch diese Sicherheit kann auf alle Geschäftsbereiche ausgeweitet werden, um die EU-DSGVO einzuhalten.

Kommunikation treibt Produktivität voran

In einer Zeit, in der Geschäfte wirklich global sind, ist es wichtig , sicherzustellen, dass die Kommunikationsmethoden Ihres Unternehmens die Produktivität fördern und nicht reduzieren. In der Tat können verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit über soziale Technologien laut McKinsey Global Institute die Produktivität um 20 bis 25 % steigern.

Gleichzeitig bedeutet die jetzige Einrichtung alternativer Kommunikationswege, die die DSGVO-Richtlinien einhalten, dass Sie im Mai 2018 bereits einen Schritt voraus sind. Außerdem gewinnen Sie durch den Wechsel weg von konventionellen Kommunikationsmethoden Zeit, da Sie keine Missverständnisse mehr durch verzögerte Kommunikation aufklären müssen.

Beiträge der Mitarbeiter zur Kommunikation

Obwohl Cybersicherheit ein wichtiges Thema für Geschäftsinhaber ist, werden Mitarbeiter oft außen vor gelassen. Der erste Schritt zur Einhaltung der neuen Datenschutz-Regeln ist, sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter Gedanken über Cybersicherheit machen. Die Förderung von Mitarbeiterbeteiligung und -feedback spielt eine grosse Rolle bei der Aufrechterhaltung der Cybersicherheit im ganzen Unternehmen.

Bei Ihrem internen Kommunikationsansatz sollten die Bedürfnisse und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Wenn Sie neue Verfahren und Richtlinien im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung einführen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter an dem Prozess beteiligen. Erstellen Sie eine Kommunikationsstrategie, die das von Mitarbeitern erwartete Verhalten darlegt und Auskunft über zukünftige Veränderungen der Kommunikationsplattformen gibt.

Heben Sie als ersten Schritt hervor, wann und über welche Kanäle persönliche Informationen versendet werden sollten, aber gehen Sie sicher, dass Mitarbeiter die Absicht hinter diesen Richtlinien verstehen, z.B. durch das Einholen von Mitarbeiter-Feedback. Dies hilft bei der Verbesserung und Sicherung der Kommunikation.

Beteiligung wird zu Produktivität

Auch wenn die Produktivität zunächst sinkt, während Mitarbeiter neue Verfahren und Software kennenlernen, sollten Sie daran denken, dass Unternehmen mit hoher Effektivität im Change Management und in der Kommunikation mit 3,5 mal höherer Wahrscheinlichkeit besser abschneiden als die Konkurrenz der Branche. Dies geht aus einer Studie von Towers Watson hervor, die die Auswirkungen der Mitarbeiterbeiträge auf den Profit eines Unternehmens untersucht. Die Ergebnisse der Studie zeigen eine enge Beziehung zwischen interner Kommunikation, Managementführung und Arbeitsleistung.

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