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Geht es um unternehmerischen Erfolg, denken die meisten Menschen zunächst an gute Geschäftsideen, hochwertige Produkte, effiziente Herstellungsverfahren und ähnliche Themen. Die Mitarbeiterkommunikation ist ein Punkt, der in dieser Liste nur selten zu finden ist. Allerdings spielt gerade dieser Aspekt eine wichtige Rolle für unternehmerisches Gelingen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Mitarbeiterkommunikation genau ist, wie eine gute Kommunikation zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt und wie Sie den internen Austausch von Informationen einfach und effizient gestalten können.
Was versteht man unter Mitarbeiterkommunikation?
„Kommunikation“ bezeichnet im allgemeinen Sprachgebrauch den Austausch von Informationen zwischen Individuen, Personengruppen oder Organisationen. Häufig kommt es dabei zu einer verbalen Kommunikation – also zum mündlichen Informationsaustausch. Doch auch die schriftliche und zunehmend digitale Kommunikation spielen eine entscheidende Rolle.
Der Ausdruck ‚Mitarbeiterkommunikation’ kommt zum Einsatz, um die Kommunikationsformen in einem Unternehmen in verschiedene Bereiche zu unterteilen. Dabei handelt es sich um den unternehmensinternen Austausch von Informationen. Dieser ist von der externen Kommunikation – dem Informationsaustausch mit Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Organisationen – abzugrenzen.
Warum ist Mitarbeiterkommunikation so wichtig?
Viele Führungskräfte wissen nicht, weshalb transparente und gute Kommunikation für die Produktivität der Mitarbeitenden so wichtig ist. Auf den ersten Blick scheinen hierbei andere Aspekte von Bedeutung zu sein, beispielsweise spezifische Fachkenntnisse und eine nachhaltige Motivation des Teams. Allerdings hat die Kommunikation gerade auf diese Bereiche einen enormen Einfluss.
Die Arbeitskräfte nehmen durch den Austausch mit ihren Kolleginnen und Kollegen viel Wissen auf. Das ist nur möglich, wenn innerhalb des Unternehmens eine effiziente Kommunikation stattfindet. Darüber hinaus fördert regelmäßiger Kontakt das Zusammengehörigkeitsgefühl und dadurch häufig auch die Motivation des gesamten Teams.
Dabei ist allerdings nicht nur der Austausch über berufliche Themen gemeint: Für die Employee Experience ist es durchaus sinnvoll, gute Bedingungen für die private Kommunikation zu schaffen. In Gesprächen entstehen häufig kreative Ideen, die das gesamte Unternehmen voranbringen können – beispielsweise durch eine Verbesserung der Produktionsprozesse, die effizientere Gestaltung der Organisation oder Einfälle zu neuen Produkten und Dienstleistungen. Eine gute Kommunikation ist deshalb in allen Situationen des Unternehmensalltags erforderlich. In den folgenden beiden Abschnitten stellen wir Ihnen einige Beispiele vor, in denen der geregelte Austausch eine besondere Rolle spielt.
Gute Kommunikation: Grundlage für eine hohe Arbeitssicherheit
Von besonderer Bedeutung ist die Kommunikation im Bereich der Arbeitssicherheit. Jedes Unternehmen hat Sicherheitsrichtlinien, die Unfälle und Verletzungen verhindern sollen. Damit die Mitarbeitenden diese befolgen können, ist es jedoch notwendig, sie über diese Details zu informieren. Dafür ist eine effiziente Kommunikation unverzichtbar. Eine entsprechende Einweisung ist übrigens auch gesetzlich vorgeschrieben. Überlegen Sie sich aus diesem Grund genau, welche Form der Kommunikation sich hierfür in Ihrem Unternehmen anbietet. Besonders in Frontline-Branchen, wo die Belegschaft viel auf den Beinen ist, sind mobilfähige Lösungen gefragt.
Bei Veränderungsprozessen ist die Kommunikation besonders wichtig
Der technische Fortschritt und die Digitalisierung schreiten in einem atemberaubenden Tempo voran. Unternehmen, die auch in Zukunft wettbewerbsfähig sein wollen, müssen sich daran anpassen. Das macht Veränderungsprozesse notwendig, die jedoch zahlreiche Herausforderungen mit sich bringen – insbesondere für die Mitarbeitenden. Diese müssen sich an neue Aufgaben und Anforderungen gewöhnen.
Damit sie die hierfür erforderlichen Fähigkeiten erwerben, ist eine gute Mitarbeiterkommunikation unverzichtbar: Im direkten Austausch können komplexe Unternehmensprozesse und relevante Zukunftsthemen transparent vermittelt werden.
Die kommunikative Einbindung der Mitarbeitenden weckt Interesse und schafft Verständnis für den kontinuierlichen unternehmerischen Wandel.
Werden Mitarbeitende aktiv einbezogen, können sie sich mehr und mehr mit ihren tagtäglichen Aufgaben, dem Unternehmen und dessen Zielen identifizieren.
Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Veränderungsprozesse erzeugen häufig Ängste und Unbehagen beim Personal. Das führt zu einer ablehnenden Haltung. Dadurch ist die Umsetzung wesentlich schwieriger. Eine gute Kommunikation kann jedoch dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden die Vorteile der Veränderungsprozesse erkennen und ihnen bewusst wird, wie sie mittelfristig selbst davon profitieren.
Ziele der Mitarbeiterkommunikation im Wandel
Wenn es um die interne Kommunikation im Unternehmen geht, ist zu beachten, dass es hierbei in den letzten Jahren zu einem starken Wandel gekommen ist. Das zeigt beispielsweise eine Studie der Zürcher Hochschule für angewandte Wissenschaften (ZHAW). Diese bezieht sich zwar auf mittelständische Unternehmen in der Schweiz, die Ergebnisse sollten aber in Deutschland ähnlich aussehen.
Demnach erfolgte die interne Kommunikation bis vor einiger Zeit nach einem hierarchischen Muster: Sie diente lediglich dazu, Informationen von der Geschäftsführung an die Mitarbeitenden weiterzureichen. Mittlerweile hat in diesem Bereich jedoch ein Umdenken stattgefunden. Der Dialog ist wesentlich wichtiger geworden. Immer mehr Unternehmen wissen die Vorschläge und Ideen ihrer Mitarbeitenden zu schätzen. Daher muss die Kommunikation in beide Richtungen möglich sein. Darüber hinaus gewinnt der Austausch zwischen den Arbeitskräften immer mehr an Bedeutung, da sich nur so ein gut informiertes, zusammengehöriges Team formieren kann. Es ist unverzichtbar, die Strategie und technische Umsetzung an diese gewandelten Anforderungen anzupassen.
Mitarbeiter Kommunikation – was ist für den Erfolg wichtig?
Damit die Mitarbeitenden die Kommunikation erfolgreich gestalten können, ist es zunächst notwendig, eine allgemeine Kommunikationsstrategie zu entwerfen und diese mit der Geschäftsleitung abzusprechen. Diese sollte sich stets an der Corporate Identity orientieren und damit die Unternehmensphilosophie widerspiegeln. Zudem ist es empfehlenswert, sich Gedanken über mögliche Themen und die Umsetzung zu machen.
Selbstverständlich kann es sinnvoll sein, hierfür spezielle Fachkräfte einzusetzen, die das Thema der Kommunikation professionell übernehmen. Häufig bietet es sich jedoch an, die Mitarbeitenden einzubinden. Können Arbeitskräfte ihre Wünsche und Bedürfnisse hinsichtlich des kommunikativen Austausches im Unternehmen äußern, fühlen sie sich wahr- und ernstgenommen – das wirkt motivierend und authentisch. Zudem erhalten auf diese Weise auch weitere Kolleginnen und Kollegen einen Anreiz, sich einzubringen. Das führt zu einem aktiven Austausch.
Die technische Umsetzung spielt dabei ebenfalls eine entscheidende Rolle: Das gewählte Kommunikationsmittel muss alle Mitarbeitenden zuverlässig erreichen. Des Weiteren ist es notwendig, dass das Tool einfach zu verwenden und während der Arbeitszeit stets verfügbar ist.
Kanäle der Mitarbeiterkommunikation
Im letzten Abschnitt wurde bereits angesprochen, dass die technische Umsetzung der Mitarbeiterkommunikation eine entscheidende Rolle für deren Erfolg spielt. Doch welche Kommunikationsmöglichkeiten – mit jeweiligen Vor- und Nachteilen – kommen für Ihr Unternehmen infrage?
Persönliche Gespräche
Die traditionelle Form der Kommunikation stellen persönliche Gespräche dar. Diese kommen sowohl für die horizontale Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden als auch für die vertikale Kommunikation zwischen Arbeitskraft und Vorgesetzten zum Einsatz. Im Bereich der horizontalen Kommunikation sind persönliche Gespräche frei und ungezwungen. Allerdings kommt es in immer mehr Unternehmen zu einer räumlichen Trennung zwischen den Teammitgliedern. Das macht die Umsetzung schwierig.
Persönliche Gespräche in der vertikalen Kommunikation sind dagegen besonders zeitintensiv. Außerdem empfinden viele Mitarbeitende diese als unangenehm.
Aushänge im Unternehmen
Als vertikale Kommunikationsform – beispielsweise für Arbeitsanweisungen oder Sicherheitshinweise – bieten sich Aushänge in Papierform an. Allerdings ist dafür ein Ort notwendig, an dem sich alle Mitarbeitenden regelmäßig aufhalten. Das ist nicht in allen Unternehmen gegeben. Darüber hinaus wirken Aushänge oft unpersönlich und viele Arbeitskräfte neigen dazu, diese – unabsichtlich – zu ignorieren. Sollen Informationen schnell und zuverlässig vermittelt werden, eignen sich andere Kommunikationskanäle besser, schließlich kommt es weder zu einer Interaktion noch gibt es Analysemöglichkeiten, um nachzuvollziehen, ob die Nachricht tatsächlich bei allen angekommen ist.
E-Mails
Die E-Mail stellt ein einfaches und weit verbreitetes Kommunikationsmittel dar. In manchen Bereichen ist diese auch für die Kommunikation mit den Mitarbeitenden sinnvoll. Allerdings haben viele Arbeitskräfte an der Frontline während ihrer Berufsausübung keinen Zugang zu ihrem Postfach. Das führt zu erheblichen Verzögerungen – und der allseits gefürchteten Informationsflut. Manchmal gehen E-Mails dadurch komplett unter. Deshalb ist dieses Mittel der horizontalen Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden nur mit Vorsicht zu genießen.
Dennoch kann die E-Mail-Kommunikation nachhaltig verbessert werden, indem beispielsweise nur zielgerichtet Nachrichten verschickt werden und deren Inhalte visuell übersichtlich und ansprechend aufbereitet werden. Mitarbeiterkommunikation funktioniert heute über E-Mails meist wie ein interner, kuratierter Newsletter, der alle wichtigen Informationen sammelt und in einer Nachricht vermittelt.
Chatgruppen und Nachrichtendienste
Nachrichtendienste und Chatgruppen stellen eine bequeme Kommunikationsmöglichkeit dar. Allerdings ist es hierbei nicht einfach, diese in die Kommunikationsstrategie des Unternehmens zu integrieren, da die entsprechenden Anbieter in der Regel keine individuellen Anpassungen erlauben. Außerdem gibt es bei vielen Anwendungen Probleme mit dem Datenschutz.
Spezielle Mitarbeiter-Apps
Sehr praktisch und ideal in die Kommunikationsstrategie des Unternehmens integrierbar sind dagegen spezielle Mitarbeiter-Apps wie Beekeeper. Diese erlauben eine hervorragende vertikale Bereitstellung von Informationen. Textnachrichten, Infografiken, Erklärvideos und weitere Inhalte können auf dieser Plattform von der Geschäftsführung veröffentlicht werden. Das sorgt für viel Abwechslung und gestaltet die Kommunikation interessanter.
Zudem können die Mitarbeitenden Informationen bequem über ihr Smartphone abrufen. Dabei sind sie ortsunabhängig und können auch während der Arbeitszeit ohne Probleme einen Blick darauf werfen. Darüber hinaus fördert die App einen entspannten horizontalen Austausch: Die Chatfunktionen erleichtern die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und sorgen für ein gutes Gemeinschaftsgefühl.
Herausforderungen der Mitarbeiterkommunikation
Die interne Kommunikation in einem Unternehmen ist für dessen Erfolg von großer Bedeutung. Ihre Umsetzung stellt jedoch eine erhebliche Herausforderung dar. Deshalb ist es notwendig, dass Arbeitgeber an tatsächlich ausführbaren Kommunikationsstrategien arbeiten und nicht davon ausgehen, dass sich eine gute Kommunikation von selbst einstellt.
Eine große Aufgabe besteht darin, die Inhalte ansprechend und informativ zu gestalten. Dabei ist es nicht nur notwendig, sich zu überlegen, was Sie vermitteln wollen, sondern auch wie. Wichtige Themen sollten schriftlich ausgeführt werden – so erfahren die Mitarbeitenden alle relevanten Details. Außerdem können sie diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt erneut abrufen, wenn sie sie für ihre Tätigkeit benötigen.
Um für Abwechslung zu sorgen, ist es jedoch sinnvoll, weitere Medien in die Mitarbeiterkommunikation einzubinden – beispielsweise Filme oder Grafiken. Diese sind meist selbsterklärend und können wichtige Inhalte zusammenfassen und das Gelernte so im Mitarbeitenden ganz nebenbei festigen. Zudem schauen die meisten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen lieber ein kurzes Video, anstatt sich stundenlang durch Kleingedrucktes zu lesen.
Wichtig ist des Weiteren, dass Sie passende Technik für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen auswählen, die möglichst barrierefrei ist. Das bedeutet, dass alle Arbeitskräfte darauf zugreifen können – unabhängig von ihren körperlichen Voraussetzungen. Achten Sie zudem darauf, dass sich die Kommunikationsmittel Ihrer Wahl einfach in verschiedene Arbeitsabläufe des Unternehmens integrieren lassen.
Fazit Mitarbeiterkommunikation
Eine gute Kommunikation wirkt sich fast immer positiv auf den unternehmerischen Erfolg aus. Deshalb ist es wichtig, eine passende Strategie zu entwickeln und eine geeignete Technik zur Verfügung zu stellen.
Achten Sie darauf, Mitarbeitende in den Findungsprozess mit einzubinden – das wirkt authentisch und bindet die Arbeitskräfte an Ihr Unternehmen. Mitarbeiterkommunikation sollte zudem immer einfach, transparent und vertrauensvoll gestaltet sein, deshalb müssen Datenschutzrichtlinien, Barrierefreiheit und ein möglicherweise heterogenes Nutzerverhalten berücksichtigt werden.
Besonders gut für die Kommunikation in Unternehmen eignet sich die Mitarbeiter-App von Beekeeper. Über die Plattform können alle wichtigen Informationen transparent und visuell ansprechend vermittelt werden, Mitarbeitende kommunizieren direkt und datenschutzkonform miteinander und Video-Schulungen zur Arbeitssicherheit und mehr können geteilt werden. So bleibt das gesamte Unternehmen in Kontakt.
