Kollaboration via Software: Was ist das und wie funktioniert es?

Die weltweite Pandemie hat deutlich gemacht, dass in Zukunft die Zusammenarbeit von Teams oder auch ganzen Unternehmen mehrheitlich standortungebunden stattfinden wird. Dabei helfen entsprechende Softwares zur Kollaboration. Durch diese werden sowohl Personen am betrieblichen Arbeitsplatz als auch die im Home Office, im Außeneinsatz oder in der Produktionshalle in Echtzeit informiert und in Arbeitsprozesse eingebunden.

Was ist eine Kollaboration Software?

Collaboration Tools bzw. eine Kollaborationssoftware sind grundsätzlich eine Plattform, welche die Zusammenarbeit in Unternehmen ermöglicht. Der Begriff ist jedoch sehr breit gefasst und kann unterschiedlichste Tools für Filesharing, Mindmapping oder Messaging beinhalten. 

Mit einer Kollaborationsplattform können sowohl große Unternehmen als auch Familienunternehmen und kleine Teams ihre jeweilige Unternehmenskommunikation im Sinne der Produktivität und Effizienz optimieren und von einem koordinierten Arbeits- und Projektablauf mit erleichtertem Austausch profitieren.

Mitarbeitende können außerdem

• Informationen speichern, freigeben und ortsungebunden auf diese zugreifen
• die eigenen sowie die Team-internen Aufgaben im Auge behalten
• Projektziele und tägliche Aufgaben besser in Relation setzen

Zwar gibt es die Möglichkeit unterschiedliche Kollaborationsplattformen für separate Aufgabenbereiche miteinander zu koppeln, jedoch ist es gerade für größere Unternehmen einfacher und übersichtlicher, ihren Mitarbeitenden eine einheitliche Plattform zur Verfügung zu stellen, die alle notwendigen Aufgaben einer Kollaborationssoftware abdeckt. 

Damit auch gewerbliche Mitarbeitende die Software optimal nutzen können, sollte diese mobil nutzbar sein, sodass Mitarbeitende aller Abteilungen jederzeit Kontakt zu ihren Kollegen herstellen und auf wichtige Dokumente zugreifen können.

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Warum ist digitale Kollaboration wichtig?

Mit dem Aufkommen der Corona-Pandemie hat sich der Wert von kollaborativen Online-Tools für viele Unternehmen bezahlt gemacht. Diese Tools haben Teamleitern und Unternehmen die Möglichkeit gegeben, Mitarbeitende im Home Office problemlos mit jenen im Außeneinsatz und im Büro zu verbinden und Projekte erarbeiten zu lassen. 

Gesteigerte Produktivität

Mit einer Kollaboration-Software haben Mitarbeitende einen besseren Zugriff auf Informationen und können leichter Feedback erhalten sowie geben. Der Austausch über Kommentarfunktionen und (Gruppen-)chats zwischen den Mitarbeitenden kann zudem Arbeitsprozesse beschleunigen sowie Missverständnisse vorbeugen und so die Team-interne Produktivität steigern. 

Besseres Feedback

Die ermöglichte Feedback-Kultur bietet sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Geschäftsführung Vorteile. Während die Geschäftsführung durch die Belegschaft direkter auf Optimierungsmöglichkeiten bei Arbeitsabläufen hingewiesen werden kann, erleben die Mitarbeitenden eine Unternehmenskultur, in der ihr Feedback gewünscht ist und Einfluss hat. Somit fühlen sich die Mitarbeitenden stärker mit dem Unternehmen verbunden.

Klare Kommunikation

Missverständnisse sowie langwierige Abstimmungen per Mail kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern können mitunter Projekte zum Stillstand oder Abbruch bringen. Gründe für derlei Probleme sind mehrheitlich fehlende Informationen sowie eine schlechte Kommunikation. Gerade in großen Unternehmen ist es oft schwierig den passenden Ansprechpartner für die notwendigen Informationen zu finden. Eine zentrale Plattform als Kollaborationsplattform bietet neben der Übersichtlichkeit von Zuständigkeiten und Aufgaben auch die Möglichkeit der direkten Kommunikation, sowohl per Chat oder Stream als auch per Videotelefonie. Dies ist auch in Zeiten von Corona hilfreich für Online-Meetings, die anderenfalls entfallen müssten.

Kollaborations-Software für gewerbliche Branchen

In Zeiten der Corona-Pandemie profitieren viele Büroangestellte von Collaboration-Tools, da sich viele zügig und ohne Einarbeitung auf Fernarbeit einstellen mussten. Doch gewerbliche Branchen kennen das Problem der Zusammenarbeit und Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden schon länger, da viele Non-Desk-Mitarbeitende sind und somit keinen permanenten Zugriff auf E-Mails und Intranet haben. Aus diesem Grund ist eine Collaboration Plattform gerade auch für die Hotellerie, das Gesundheitswesen oder die Produktion ein Gewinn, wenn sie an die spezifischen Anforderungen von Frontline-Mitarbeitenden angepasst ist. 

Daher sollte ein entsprechendes Tool

• mobil nutzbar sein, da viele gewerbliche Mitarbeitende nicht an einem festen Arbeitsplatz arbeiten,
• Sprachbarrieren zugunsten der Zugehörigkeit überwinden, wenn Unternehmen Standorte in verschiedenen Ländern haben,
• erleichterte Kommunikation zu Vorgesetzten, Kollegen sowie anderen Teams ermöglichen, um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.

Kollaborationssoftware kann in jeder Branche sowie bei jeder Unternehmensgröße gewinnbringend zum Einsatz kommen. Bei der Wahl des passenden Tools sollten sich Unternehmen darüber bewusst werden, 

• welche Anforderungen an das Tool entscheidend sind, um gut in den herrschenden Workflow zu passen, 
• ob das Tool unternehmensweit oder nur für bestimmte Abteilungen oder Projekte genutzt werden soll,
• welche Teilbereiche des Tools, wie etwa Messengerdienste oder Mindmapping-Möglichkeiten unternehmensspezifisch unabkömmlich sind.

Arten von Online-Kollaboration

Wie bereits erwähnt, versammeln sich unter dem Stichwort Kollaboration Softwares mit vielfältigen oder spezifischen Aufgabenbereichen. Bei den besten Alleskönnern bietet eine Plattform Zugriff auf diverse Tools.

Messengerdienste

Gruppen- und Einzelchats, offene Kanäle sowie Möglichkeiten der (Video-)telefonie erleichtern den Austausch innerhalb von Teams sowie zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. 

Mindmapping-Tools

Um gemeinsam im Team sowie bei Bedarf mit Kunden und Partnern kreativ arbeiten zu können, empfehlen sich entsprechende Programme, welche eine orts- und zeitunabhängige Ideenfindung erlauben, sodass auch standortübergreifend produktive Ergebnisse zustande kommen können.

Projektmanagement

Für die Übersicht von Arbeits- und Projektabläufen sollten Möglichkeiten der Aufgabenverteilung sowie ein gemeinsamer Kalender für ganze Teams bzw. komplette Unternehmen zugänglich sein. Auf diese Weise können Arbeitsprozesse sowie Fortschritte dokumentiert und ausgewertet werden, während Mitarbeitende einen Überblick über ihre eigenen Aufgaben behalten und über Neuerungen informiert werden. Ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist auch der Bereich des Filesharings.

Personalmanagement

Auch die Urlaubs- und Schichtplanung kann mithilfe eines Collaboration Tools einfacher erfolgen. Mitarbeitende können direkt online Urlaube beantragen sowie sich für Schichten eintragen. Teamleiter erhalten eine Übersicht über Arbeitszeiten und zu besetzende Dienste. 

Ganz grundsätzlich sind eine gute Koordination und Kommunikation entscheidend für eine dezentrale Teamarbeit. Zu diesem Zweck sollten alle Projektbeteiligten bzw. Mitarbeitende eines Unternehmens alle notwendigen Mittel und Informationen für ihren individuellen Arbeitsbereich zur Verfügung gestellt bekommen. 

Vorteile von Collaboration Tools

Eine Software zur Umsetzung dezentraler Teamarbeit ist in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglicht eine verbesserte Planung, Organisation, Kontrolle sowie Dokumentation der Zusammenarbeit in Teams. Damit können Projekte schneller und effizienter umgesetzt werden, während das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden durch die leichte Zugänglichkeit zu Informationen und Ansprechpartnern trotz Fernarbeit gesteigert werden. 

Konkrete Vorteile einer Kollaborationssoftware sind

• Effizienz- und Produktivitätssteigerung
• ortsungebundene Nutzung
• schnelle Projektabwicklung
• beschleunigte Prozesse
• klarer Austausch von Informationen
• zentralisierte Plattform für Kommunikation, Dateien und Prozessupdates 
• weniger Fehlkommunikation 
• Internes Feedback
• Einsicht in Projekt- und Teamprozesse

Features und Funktion der Beekeeper-Lösung

Beekeeper bietet als All-in-One-Plattform für dezentrale Kollaboration Software mit idealen Bedingungen für branchenunabhängigen Einsatz in Unternehmen unterschiedlichster Größe. Dank der mobilen und ortsunabhängigen Nutzung eignet sich die Beekeeper-Plattform vor allem auch für gewerbliche Mitarbeitende aus der Pflege, dem Einzelhandel, der Produktion etc. 

Dank zahlreicher, sofort einsetzbarer Integrationen von Drittanbietern wie Microsoft, Zapier oder HRIS, die auf dem Marketplace zu finden sind, kann Beekeeper an die individuellen Anforderungen von Unternehmen angepasst werden. Weitere Vorteile sind die automatisierte Nutzerverwaltung sowie die Analysemöglichkeiten bei zertifizierter Datensicherheit. Unterstützt durch die fachliche Expertise der Customer Success Manager von Beekeeper erfolgt die Implementierung im Unternehmen schnell und zuverlässig.

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