Der Nutzen einer App für die interne Kommunikation in Krankenhäusern

Eine Einschätzung der Chancen von Dr. Anja Lüthy, BWL-Professorin an der TH Brandenburg, nebenberuflich Beraterin und Coach im Gesundheits- und Sozialwesen.

Die Gesundheitsbranche zeichnet sich – nicht nur in Zeiten von Corona – unter anderem dadurch aus, dass eine reibungslose und rasche Kommunikation besonders wichtig ist. Dies betrifft sowohl die Entscheidungen zur Behandlung von Patienten als auch den internen Austausch der Berufsgruppen untereinander bzw. innerhalb der Abteilungen. Insbesondere die interne Kommunikation, für die bisher Telefon, E-Mail, Fax und WhatsApp-Gruppen (die natürlich rechtlich mehr als zweifelhaft sind) genutzt werden, kann über App-basierte Anwendungen massiv optimiert werden.

“Kliniken brauchen immer etwas länger…”, weiß Anja Lüthy, die seit über 20 Jahren Einrichtungen im Gesundheits- und Sozialwesen begleitet und berät. In den neunziger Jahren des letzten Jahrhunderts begann sie damit, Krankenhäuser davon zu überzeugen, dass sich die Internettechnologie und webbasierte Browser bestens dazu eignen, die digitale Kommunikation nach innen und nach außen zu optimieren. Im Jahr 1998 publizierte sie dazu mit Jürgen Heuser das Praxishandbuch “Internet und Intranet @Krankenhaus”. Webseiten und browserbasierte Intranets, die auch die Digitalisierung des Qualitätsmanagements vorangetrieben haben, sind heute aus Krankenhäusern nicht mehr wegzudenken. Als das Web 2.0 kam, überredete Anja Lüthy viele Kliniken dazu, Social Media für die Kommunikation mit den Zielgruppen ( wie z.B. Patienten, Bewerbern, der interessierten Öffentlichkeit) zu nutzen und gab dazu gemeinsam mit Christoph Stoffers im Jahr 2014 ein Buch mit dem Titel „Social Media und Online Kommunikation im Krankenhaus“ heraus.

Heute beschäftigt sich Anja Lüthy mit den Chancen und Herausforderungen der Implementierung einer digitalen und mobilen Kommunikation in deutschen Gesundheits- und Sozialeinrichtungen. Sie ist der festen Überzeugung, dass die Effizienz der internen Kommunikation massiv davon profitiert, wenn sie mobil – via Smartphone – stattfindet und über eine App gesteuert wird. Allerdings „… muss man die Prozesse in Krankenhäusern sehr gut kennen, wenn man eine App, wie beispielsweise die von Beekeeper, implementieren möchte”, sagt Anja Lüthy.

Ein Blick auf deutsche Krankenhäuser

In Deutschland gibt es derzeit rund 1.900 Krankenhäuser und 33 Universitätskliniken. Diese Zahlen sind seit 1991 unter anderem auch wegen der zunehmenden Privatisierung und Zusammenlegung von Kliniken rückläufig: So konnten laut statistia.com private Träger ihren Anteil auf dem Krankenhausmarkt von 21,7 Prozent im Jahr 2000 auf rund 37,5 Prozent im Jahr 2018 ausbauen.

Die Digitalisierung der klinikinternen Kommunikation sollte, so Anja Lüthy, schnellstmöglich erfolgen, da sie entscheidend dabei hilft, dem derzeitigen Tenor „möglichst effizient und kostenbewusst zu arbeiten“ entspricht. Die Optimierung der internen Kommunikation hilft dabei, die Zusammenarbeit der verschiedenen Berufsgruppen im Krankenhaus zu verbessern, das heißt reibungslos zu gestalten. Die permanente Einhaltung von höchsten Qualitätsmanagement-Standards hängt beispielsweise ganz stark von einer sehr gut funktionierenden internen Kommunikation ab.  

Anja Lüthy fragt sich, warum Krankenhäuser nicht schon längst die interne Kommunikation ihrer Mitarbeiter via App unterstützen, da die Vorteile auf der Hand liegen. Im normalen Klinikalltag müssen Ärzte, Pflegende, Therapeuten und Mitarbeiter der Verwaltung Hand in Hand zusammenarbeiten und kontinuierlich miteinander kommunizieren. Egal, ob es die diagnostische Abklärung von Patienten ist, die OP-Planung, anstehende Therapien, die Koordination von Visiten, Konsilen oder Gesprächen mit Angehörigen. Immer ist eine reibungslose, schnelle und effiziente interne Kommunikation bzw. Abstimmung mit den betroffenen Kollegen notwendig. Diese passiert heute noch überwiegend über das Telefon, via E-Mail oder „verbotenerweise“ über WhatsApp. Das Intranet ist in Kliniken in der Regel eine Insellösung und wird laut Lüthy noch nicht für die Kommunikation zwischen den Berufsgruppen genutzt, bietet dafür keine Schnittstellen.

Lüthy sagt, dass sie nur darüber spekulieren könnte, warum bisher nur sehr wenige Krankenhäuser ihren Mitarbeitern die Kommunikation über eine App ermöglichen. Ist es der Kostendruck? Sind es mangelnde finanzielle Mittel, die sie hemmen? Ist es das bisher in vielen Kliniken praktizierte Verbot, private Handys von Mitarbeitern auch an deren Arbeitsplatz zu nutzen? Oder ist es die Angst, dass Apps nicht den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung genügen und nicht sicher genug sind? Sind es vielleicht die Geschäftsführer, die „digitalen Skeptiker“, die die Digitalisierung (noch) blockieren und sich schlichtweg nicht vorstellen können, welche herausragenden Vorteile eine App für die interne Kommunikation aller Mitarbeiter bietet? Können sich die Entscheider möglicherweise nicht vorstellen, dass sich eine mühelose Kommunikation der Krankenhausmitarbeiter auch positiv auf das Patientenwohl auswirkt?

Lüthy ist sich sicher, dass sich die App-basierte interne Kommunikation in den kommenden Jahren genauso in Krankenhäusern durchsetzen wird, wie sich internetbasierte Webseiten und die Kommunikation via Facebook, Instagram, Twitter & Co durchgesetzt haben. Es dauert laut Lüthy in der Gesundheitsbranche nur alles ein wenig länger als in Unternehmen anderer Branchen. Denn Lüthy weiß, dass fast jede Klinik darunter leidet, dass ihre interne Kommunikation zu oft nicht gut funktioniert und sich sehr viele Kliniken nach einer (kostengünstigen) Möglichkeit der absolut sicheren Kommunikation sehnen, die es allen Mitarbeitern „in Echtzeit“ erlaubt, sich auszutauschen.

Eine App als Chance, um unter schwierigen Bedingungen zu arbeiten

Kliniken leiden derzeit besonders unter dem demographischen Wandel: Dünne Personaldecken, Pflegekräftemangel (bis 2030 fehlen rund 6 Millionen Arbeitskräfte) auf der einen Seite und steigende Zahlen älterer und kranker Menschen (bis 2030 rund 4,8 Millionen pflegebedürftiger Menschen über 90 Jahre) auf der anderen Seite. Deshalb ist die mobile und digitale interne Kommunikation, die zu Zeiteinsparung (viele Meetings werden zum Beispiel überflüssig), niedrigerem Dokumentationsaufwand und mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern führt, laut Lüthy extrem wichtig.  

Lüthy rät allen Geschäftsführern besonders die jungen Leute, die Vertreter der Generationen Y und Z, im Blick zu haben. Sie sind komplett digital aufgewachsen und machen in wenigen Jahren 75% der Belegschaft aus. Diese Generationen legen großen Wert darauf, in ihrem Arbeitsalltag so vieles wie möglich digital – und am besten mobil vom Smartphone aus – zu klären. Kliniken, die heute noch auf Telefon, Fax und E-Mail setzen, werden den „‘War of talents‘ sicherlich nicht gewinnen“, prognostiziert Lüthy und ergänzt: „Junge Leute haben schlichtweg keine Lust, in altmodischen Kliniken, die sich gegen Digitalisierung sträuben, tätig zu sein“. Junge Leute wollen die Qualitätsmanagement-Dokumente, ihre Dienstpläne, den Speiseplan der Kantine, die Fortbildungsangebote und alle Dokumente und Informationen, die sie kennen müssen, auf ihrem Smartphone zur Verfügung gestellt bekommen und bei Bedarf „per Touch“ abrufen oder über Push-Nachrichten bekommen.  

Die Übertragung der Inhalte eines Klinik-Intranets in eine intuitiv zu bedienende Kommunikations-App sieht Anja Lüthy als Grundvoraussetzung: Neben den mobil zugänglichen QM-Dokumenten könnten sich dann alle Berufsgruppen  – in der App  – über Gruppen-Chats, ein Newsboard und verschiedene Streams gleichermaßen untereinander und abteilungsübergreifend austauschen und informieren. Es wird Zeit, dass Mitarbeiter ihre Dienstpläne auf ihren Smartphones erhalten. Patientenbezogene Informationen, wie zum Beispiel Röntgenbilder, sollten – verbunden mit den medizinischen Fragen – rasch und sicher an Kollegen übermittelt werden können.

Auf die Frage, ob sie Bedenken wegen des Datenschutzes habe, lacht Lüthy, da sie bei einer sicheren App wie Beekeeper viel weniger Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes hat, als bei den zig tausenden von WhatsApp-Nachrichten mit Patienteninformationen und Bildern, die täglich in deutschen Kliniken hin- und hergeschickt werden.  

Die Einführung einer App mit Fingerspitzengefühl

Die Einführung einer Kommunikations-App in einem deutschen Krankenhaus gelingt dann am besten, wenn dort digital affine Geschäftsführer der Generation X das Sagen haben und tatsächlich an der Digitalisierung der internen Kommunikation Interesse haben. Denn dann wollen sie auch Zeit und Geld investieren. Natürlich müssen Vorstand, Geschäftsführung, die kaufmännischen Direktion und der Betriebsrat von Anfang an in den Einführungsprozess einbezogen werden. Vor der Einführung einer App geht es darum, die mittel- und langfristigen Möglichkeiten der Einsparungen von Kosten, Zeit und Personalressourcen (beispielsweise im QM) bei gleichzeitigem Abbau des Dokumentationsaufwandes zu realisieren. Die Nutzer der App, nämlich die Vertreter aller Berufsgruppen, müssen (insbesondere in Bezug auf klinikbezogene Sachverhalte) bei der Gestaltung der Inhalte und der Informationen, die über die App verteilt werden sollen, mitreden. Hier müssen die Wünsche an die App umgesetzt und individuelle Bedenken berücksichtigt werden.

Gerade während der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie wichtig eine schnelle interne Kommunikation „auf Abstand“ insbesondere im Gesundheitswesen ist. Deshalb sollten Krankenhäuser von der Möglichkeit einer App zur Optimierung ihrer internen Kommunikation wissen, so Anja Lüthy. „Am besten rufen Sie einfach sofort bei Beekeeper an, verabreden eine Termin und lassen sich und Ihrem Team die App vorführen! Und informieren Sie sich zunächst selbst“ rät Anja Lüthy den Geschäftsführern. „So habe ich es auch gemacht – und ich war während der Demonstration der App in einem Online-Webinar von den Möglichkeiten richtig begeistert. Die Kliniken, denen ich diese App bisher empfohlen haben, sind es übrigens auch.“

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